根据19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发现的 “二八定律”，在任何一组东西中，最重要大约只占其中的20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。具体到任务管理领域是指大约20%的重要任务能带来整个工作成果的80%。所以管理者的任务优先级的排序是非常重要的，能够决定管理者是否在工作中产生效率。
另外，合格的管理者除了要管理好自己的时间，还要管理好团队的时间，帮助团队克服拖延，打造高效率团队。
帮助团队克服拖延，大致来说，有以下四个原则。
1.一件事指派一个负责人
当一个人单独负责某件事时，他必须担当起所有的责任。但是，当多个人负责同一件事，集体决策问题的解决方案时，责任就被分散了。每个人都有这样的想法，出了问题不是我一个人的责任，责任是大家的，就无人负责了。
另外，如果一个团队有多个责任人，在给员工分配任务时，也会使员工处在两难境地。就像一个球队两个教练，一个教练让队员练习投篮，一个教练让队员练习运球，队员该听谁的？
心理学家发现，责任分散效应（Diffusion of responsibility）也称为旁观者效应，对某一件事来说，如果是单个个体被要求单独完成任务，责任感就会很强，会作出积极的反应。但如果是要求一个群体共同完成任务，群体中的每个个体的责任感就会很弱，面对困难或遇到责任往往会退缩。
所以，管理者在分配工作任务时，一件事务必要指派一个负责人。 不管是做的不好要惩罚，还是做的好要奖励，都有明确的负责人。
2.制订团队工作流程
在团队多人协作完成共同工作的过程中，工作量的增加所花费的时间是不能通过线性计算得到的。
团队中的工作经常涉及到人员分工，一个人的工作开展可能会依赖另外一个人的工作成果，或者需要两个人共同配合完成，只有员工之间通过有效的协作，才能使工作顺利完成。
这时需要在团队内部建立规范的工作流程，才能保证工作的产量和质量，放大团队的优势，降低团队的缺点。
在软件开发领域，有CMM认证、RUP和极限编程等规范。在其他领域也会有相关的流程管理工具，对于工具的使用或流程的制定不是制订后就永久不变的，需要在工作过程中，不断调整和优化，适合团队。
3.为任务设置截止时间
为员工分配工作任务时，一定要设定最终完成时间。二十世纪西方文化三大发现之一的“帕金森定律”指出，不同的人做一件事所耗费的时间差别很大。而且，工作像有弹力一样，会自动填满一个人的所有可用时间。如果给一个人安排了充裕的时间去完成一项工作，他就会放慢节奏或者增加其他项目以便用掉所有的时间。所以，在给员工分配任务时，不但要明确任务的重要优先级，更要明确交付任务的时间，即Deadline。
4.高效开会
经常开无效的会也是造成员工工作积极性降低和执行力懈怠的原因之一。有的会议为了解决共同的问题，有的会议是同步信息给大家。无论什么类型的会议，以下会议流程都可以让会议更加高效。
1.只开有必要的会。管理者在组织召开会议时，首先要反复确认会议的目的是什么？参加人员都有谁？并且，不管是为了要解决一个问题，还是做出一项决议，都要有一个明确的目的。毕竟对于要求多人参与的会议，每个人浪费几小时，总时间浪费就是巨大的。开会之前做好充分准备，必备的资料，幻灯片以及数据等等，会使会议更加高效。
2. 管理者经常是会议的主持人，对会议的时间要做出正确的评估。严格控制会议时间，超过30分钟的会议，如果议题和目的不清晰，就会拖延。主持人要严格控制会议流程，在每个环节给出时间提示，避免无效讨论或者某一个人发言时间过长，影响会议最终决策的时间。
3.会议必须有结论， 在会议结束时，利用5分钟会议总结。列出下一步行动计划、负责人，以及截止时间。
4.会后要做复盘并跟进执行。在会议的当天，管理者要对会议复盘，哪些是需要改进的，哪些是继续坚持的。最后，向与会者发出会议记录，做最后的同步，留作以后参考。
以上这4个步骤解决了日常开会*共中**同问题，为什么开会，控制会议流程，会议结果的跟进执行。