日常工作中，各级新任政府（或分管）领导甫一履新，往往喜欢在第一时间到分管部门走访调研。对业务部门来说，要想给新领导留下良好的第一印象，汇 报材料的撰写就显得至关重要。因此，汇报什么和怎么汇报，大有讲究，切不可小觑。撰写人必须做好充分的准备工作。大致说来，要 重点突出以下五个方面：
（一）联系秘书。这是汇报能否取得成功的关键之一。撰写人首先要设法与新任领导的秘书取得联系，主要了解新任领导调研的目的，时长以及内容要求等， 必要时还要进一步了解新任领导的工作经历、知识背景以及风格喜好等，以期下笔更有“准星”。
（二）研讨构思。正式撰写前，先要安排秘书人员根据此前掌握的信息，拟 写好初步的材料提纲，最好组织一个专门的撰写小组，提交专门组织的撰写小组进行讨论确定。讨论的重点要集中在汇报的重点、涉及的政策、材料的立意以及 要提的建议等方面，力求写出的文稿全面、准确、明了。
（三）搜集材料。是否拥有丰富的相关材料也是汇报能否成功的关键之一。 一般要搜集三方面材料：一是与文稿直接相关的文字材料，包括背景资料、各块业务工作的进展情况、下步思路打算等，主要由各相关部门提出。二是为汇报材料尤其是重点内容提供佐证文字、情况图表以及相关知识点说明等。在有限的汇报时间内，不可能一股脑儿倾倒而下，而佐证材料的提供就为新领导作更深的了解提供了便利。此外，如有可能，也可查阅新任领导此前在调研其他单位的相关汇报材料，如此便于准确把握汇报材料撰写的篇章结构和风格特点。
（四）撰写成文。万事俱备后，就进入了撰写成文阶段。材料的语言组织要重视三个要素：一是要重视标题的拟写。各级标题体现了文章的构思和脉络，一旦文章有了好的标题，就意味着成功了一半。因此，在标题的构思上一定要字敲句打，力求新颖、醒目、准确、精练、工整，串起全文。二是要尽量用数据说话， 努力给新领导最直观的印象。三是要把握好语言的分寸，既不要说“过头话”， 把汇报会变成了“庆功会”，也不要做“闷葫芦”，当说的不说，白白浪费了可以向新领导展示工作成绩和部门风采的大好时机。最后，还要重视文章的修改， 这样重大的汇报材料，没有三番五次的修改是出不来好效果的，不仅要自己反复改，还要提交相关领导、专家以至领导秘书把关，唯有如此，才能最终写出让自己和听者都满意的文章来。