第四章 改善：将浪费时间的活动通通砍掉
第四章 改善：将浪费时间的活动通通砍掉
现实工作中，哪怕你计划得再周密，大部分的事情实际花费的时间都比预计的要长；超过一定时间以后，你的工作效率便会下降。沃顿学子们被要求，在有效的、能够维持高效率的时间段中，找出那些会导致时间浪费的主要因素，并依据于此进行个人时间管理内容的改善，这种改善往往是时间管理开始走向卓有成效的一个标志。
1.非必要的事务委托，用拒绝来保障自我时间
拒绝那些不善于体谅他人却又十分苛刻的上司的要求，通常被视为是极度艰难甚至是不可能的事情。但是，沃顿人却深谙此道。
米亚达从沃顿商学院毕业以后，便在华尔街一家证券公司找到了一份令人羡慕的工作。若说这份工作有遗憾的话，那就是，她的上司总是希望自己的部属能够同时将数项工作齐头并进。
有限的个人能力与上司过分的要求，导致部门内很多同事压力巨大，因此而离职的人不在少数。但米亚达却并不因此而困扰——她有自己的一套绝招：她有一份自己的工作次序表，上面将来自于上司的、原已经过多的工作，按着“轻、重、缓、急”程序编排起了办事优先次序。一旦上司再向她提出额外的工作要求时，她会立即向对方展示这项优先次序表，并请上司决定，最新的工作要求在该优先次序表中应排在哪一个恰当的位置上。
米亚达的做法至少给她带来了三个好处：
①她让上司做主进行裁决，充分地表现了她对上司的尊重；
②她使上司意识到，自己的行事优先次序表已经排满，而任何额外的工作要求，都有可能令原有、既定的一部分工作要求没有办法按原定计划完成；因此，除非新的工作拥有极高的重要程度，否则，上司就不得不将它委派他人，或者直接撤掉它；另外，就算新工作非常重要，上司也不得不将米亚达原本工作清单中的一部分工作撤销或者延缓，以使新的工作要求可以被执行；
③采用这样的方式来拒绝上司，在很大程度上避免了使上司误以为米亚达在推卸自己的责任。
可以说，这是一项极为有效的拒绝方法。不过，这样的方法是米亚达在接受了长达四年的专业学习以后才培养出来的时间管理技巧——对一般人而言，我们想要变得与米亚达一样擅长此道，就必须要经过更系统化的学习。
仅就普通人而言，我们所面临的请托可能来自于上司、部属或者同事，甚至是组织以外的人士。在很多的请托中，有些是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或不合情理的；更有一类是个人根本没有义务去履行、应承的请托。引起个人时间管理混乱的，往往是后两类请托。
在面对不恰当的请托时，我们之所以不好意思拒绝，很可能是基于以下原因：
（1）接受请托远比拒绝更容易
接受请托固然比拒绝更容易，但如果仅图一时方便而接受请托，则可能导致后患：受托者在履行受托事项时，很可能会力不从心，更有可能支付不起昂贵的代价。
沃顿学子被教育说，在面对任何的请求、委托时，都要先去衡量下“接受”与“不接受”的后果。比如，你可以通过自问来进行衡量：
①这种请托对我重要吗？
②它对实现我的个人目标有帮助吗？
③如果我接受它，将要付出什么代价？
④如果我不接受它，需要承担什么样的后果？
在经过了这样一番“成本—效益”分析以后，再决定具体的取舍，这样会使个人更明确是否需要接受请托。
（2）担心拒绝会触怒对方，从而导致对方的报复
无可置疑，拒绝很可能会带来尴尬与愤怒，但是，来者不拒的作风更不可取。并非所有的拒绝都会导致尴尬，更何况，只要个人拒绝得当，将可在相当大的程度内避免或者消除疑虑。而一旦“报复”事件发生，则表示双方人际关系早已存在问题，而其根本挽救办法并非接受请托，而是换一种角度，去改善彼此的关系。
（3）想成为一个广受爱戴的好人
“不要为了成为好人而去做好人”——这是沃顿管理者在就学期间被教育的一项基本管理原则：若为了成为好人而有求必应，则各类请求便会源源不断地涌来。一旦你办不妥受托的事项，则不仅你的名声会受损，你也将丧失他人的尊重。
（4）不了解拒绝他人能够给自己带来的积极性
拒绝无益请托的重要性在于两点：
①拒绝是一种“量力而为”的自知表现，有些请托若由他人承受，可能比你自己承受更为恰当；
②拒绝是自我行事优先次序的最有效手段，如果因为接受了他人的请求而打乱了自己的做事步骤，这无疑是不合理的。
沃顿商学院的拉尔·比夫教授是一位出色的MBA教授，他经常告诫自己的学生：“做一个优秀的管理者，首先要学会硬起心肠，将自己的事情摆在第一位。”而拒绝此类请托时，最好的思考角度就是去想一下：对方未考虑到你的行事优先次序而发起委托，这本身就是自私的表现。
（5）不知道怎样去拒绝他人的请托
对于那些不知道如何去拒绝他人请托的人，拉尔·比夫教授认为，以下七项策略可能会起到积极的帮助。
①耐心地倾听对方提出的要求，即使你在听到一半的时候，便已经确定你必须要拒绝他，你也要凝神听完他的话。这样做是为了表示对他的尊重，同时也为了进一步确定请托的全部内容。
②如果你没有办法当场决定是接受还是拒绝，那么，你应明白地告诉对方，你需要一定的时间去考虑，并确切地告知对方你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑做挡箭牌。
③拒绝请托时，在表情上应尽量和颜悦色，并要在多谢对方想到你的同时，略表歉意——不过，万不可过分表达歉意，以避免对方以为你不够真诚。因为若你真的感觉过意不去的话，你就会接受他的请求了。
④表达歉意的同时，还要显露出坚定的态度，不可被对方说服或修正拒绝的初衷。
⑤拒绝时，最好给出拒绝的理由，这样做，将对维持双方关系有积极帮助；当然，偶尔对那些频繁对你提出要求的人和颜悦色地说：“不好意思，这一次我没办法帮你了，希望你不要介意！”相信也不至于会有不良后果产生。
⑥拒绝以后，如果有可能，你可为对方提供处理其事项的其他可行途径。
⑦切忌通过第三者进行拒绝，一旦你这样做了，不但会显示出你的懦弱，而且会让人感觉你不够真诚。
在拒绝的过程中，你应令对方明白，你所拒绝的是他的请求，而不是他本身——你的拒绝是对事不对人的，这种态度的明确，对双方后续的交往有着极为重要的影响。
当你能够克服“不好意思拒绝”的心理，并具备了“拒绝他人”的恰当技巧以后，则你由于免于履行自己所不情愿履行的承诺而节省出来的时间将极其可观——将这些时间运用在更有价值的地方，相信你的人生会有更出色的表现。
2.借鉴有效办法，预防意外干扰
缺乏专心往往是因为各方面的干扰：不停响起的电话铃声，络绎不绝的访客，时时闪烁的即时通信客户端……它们都想要引起你的注意力，转移你的目光，使你的大脑分心，令你的时间流逝。
沃顿商学院的信息管理学教授莫加·皮科尔由于工作需要，曾有一段时间将自己变成了一个E-mail沉迷者：因为要与欧洲方面的客户取得最新的信息管理资料与技术，同时，针对教课过程中出现的问题与对方进行沟通，再加上不可避免的时差问题，所以，他不得不时刻守在电脑旁边，只要一有新的E-mail就立刻读取。在那段时间里，他可以花费上一整天的时间，只是为了等待下一封E-mail的到来。
可是，当他发现，自己在一个月中根本没有完成多少工作，相反，还耽误了不少重要的工作时，他立即改变了自己的这种习惯，改为每两三个小时开启一次E-mail程序，并在读取所有的消息后马上关掉程序。
皮科尔提到自己为什么开始不害怕错失信息时这样说道：“我并不担心遗漏紧急的消息，若真有那么紧急，那便是世界末日了，我相信，那时会有人以其他多种多样的方式告诉我，而不是通过E-mail来告诉我。”
经过这次的经历，皮科尔教授进一步确认了自己的想法：造成时间大量浪费的原因是工作受到干扰。而之所以消耗掉那么多的时间，并不只是停顿工作本身费时费力，更重要的是，重新开始工作时，我们需要时间去调整大脑活动与注意力，才能够在原先停顿的地方继续干接下来的活。
为了减少干扰，使自我时间变得更集中、更有效率，我们需要一些避免或者尽量减少干扰的有效办法。幸好，皮科尔教授拿出了他多年积累的经验。
（1）学会在批量时间内处理工作
若你手头的工作需要高度集中精神，那么，你就要学会在长达4至6个小时的大段时间内工作，这样一来，你就不必将时间耗费在重新集中精神上。此外，当你在批量时间内工作时，你会发现，自己的工作劲头越来越大，并可以在较短的时间内完成较多的工作。
不过，要拥有那么长一段时间完全归自己使用，你必须要做出一些具体的安排，比如，给自己找一个僻静的工作地点，以便干活的时候不会受到他人的干扰。
皮科尔教授习惯在早上5点钟起来工作：他发现，清晨工作时干扰与打断更少，不过，这一时间建立在他每天晚上10点准时上床睡觉的基础上。如果你可以在调整作息的基础上安排自己在清晨工作的话，你会发现，自己在那一天的干劲更足，而且你可以用于工作的时间也被延长了。
（2）让自己的办公室可以避免干扰
若你对个人办公室的设计拥有发言权，那你就应该将它设计成“允许来访者进入时，他们才能进入”的格局。比如，将门窗安装成“从里面能看到外面的人，但外面的人看不到里面的人”的模式。
可能的话，你应该将自己的办公室安排在恰当的位置，以便自己在外出或者去茶水间、洗手间时看不到其他人，这样做的原因是，一旦你与他人相遇，就要表示友好与亲切。但是，当你手头有工作急需处理时，你不会希望与什么人寒暄而导致半小时的宝贵时间流逝。
（3）清理你的两个桌面
不管是实际的办公桌，还是计算机上的桌面，只要一凌乱起来，便会充满了能够令人精力分散的魔力。你需要花费几分钟去清理你的桌面。皮科尔教授发现自己很难下定决心去清理这两个桌面，为了保持整洁，他给自己建立了一个清理办公室的箴言：“当你犹豫时，就扔掉/删除它。”
遵从这一总原则，他形成了三个步骤计划：
①将能够归档的文件归档；
②将未完成的项目放到即将完成的那堆文件里；
③将所有剩余的玩意儿一起放在一个大信封里，并在信封表面注明：“假如三个月内没有打开它，就立即扔掉！”然后封起来。
想要做到三个月内不看里面的内容便扔掉大信封，这需要很大的意志力，但这样做的好处在于：你不需要花费太多的时间再去思考之后你或许会需要信封中的哪一个内容。
而一旦决定扔掉信封时，皮科尔教授便会再一次重复说出下面的箴言：“当你犹豫时，就扔掉它！如果将来需要，你可以到来源处要复制品。”
此外，拿掉海报、日历以及其他在个人直接视线范围内的东西非常有用——如果你坐着面对计算机时面对的是空墙壁，你便不会太过于分心。
要想拥有没有视觉混乱的工作环境，也应清理你的计算机：删除那些桌面上的小图标，关掉所有的即时通信软件、新闻收报机、E-mail程序等。当你能够这样做时，你会发现，因为电脑而出现的种种意外干扰少了很多。
（4）建立自我防干扰时段
想要抗击干扰，你能够想到的最容易的办法就是，屏蔽所有的干扰。
在沃顿商学院，很多人都拥有自己的“抗干扰时段”，这是一个非常不错的办法：假设14：00～16：00是你想要全职专心于工作的时间段，那么，在这一时间段内，你应该即时软件下线、不处理邮件、不接电话、不参与会议。
电话是一项需要格外注意的干扰：由于来电往往无法控制，许多人成了电话的奴隶，而不是将电话作为工具来使用。我们需要记住：电话是为了方便自己而设置的，而不是为了给你制造不方便而存在的。避免电话干扰的办法之一就是，在工作时将自己的手机关机。如果有可能，电话也不应直接接入你的办公室。此外，一天当中划出一段时间专门用来接电话，也是防干扰的不错办法——不过，这需要建立在你拥有一定管理权限，且你不是业务类工作人员的基础上。
或许有人会问：“若真的有急事，却找不到你，那要怎么办？”面对这种情况，皮科尔教授提出了“共同抗干扰时段”的解决办法：某个人的抗干扰时段应知会所有与之能够产生直接接触的人员，并且指派好相关应急工作的交接对象。这就意味着，可以完成相同工作的人的抗干扰时段必须要错开，而且不可太长——这样，即使在指派的人搞不定事情的情况下，你也可以较为及时地去处理这件急事。
（5）更有效沟通，避免沟通干扰
有时候，我们的干扰来自于与外界沟通不当。想要在做到有效沟通的基础上节省时间，我们可以采用以下方法。
①会客时，规定面谈的时间
如果你是一个需要时常会客的人，那么，你的时间很可能会被啰唆的访客所浪费。这些啰唆的访客说起话来不着边际，跟他交谈时，说了很长一段时间还不能进入正题，即使正事说完了，还是会说一些无关痛痒的话。
想要避免此类人浪费时间，你就需要在与所有人交谈时，不仅要事先规定面谈的时间，而且在听到对方谈到的事情后，还需要迅速地判断交谈所需要的时间，然后再决定面谈的截止时间。听起来有些无情，但它却是可以让你的时间大大被节约下来的最好办法，只要你对所有人一视同仁，那么，该方法便不会惹起人们的反感。
②明确传达方式
如果你是一个公司的主管，在宣布重要的事情时，必须把所有的人都召集来，而不是只告诉其中的一两个人，让他们帮助你传达，因为别人的转告可能会曲解你的意思。
尽可能把面谈安排到下午进行。如果上午做这件事情，会使得一天的工作不能圆满地进行。这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间用于会见客人，可以放松因做案头工作而感到疲惫的大脑。
通过上述抗干扰办法，个人时间能够得到有效的保证，更重要的是，在形成了抗干扰的工作习惯以后，他人也会因为知晓了你拥有这样的工作时间，而变得更加珍惜你的时间。
3.记录日程表：莫将时间浪费在无聊小事上
生活与工作中充满了各式各样的杂事，未处理好这些杂事以前，我们是无法采取任何行动的——当我们生活中，工作上账单、企划案、备忘录满天飞，电脑中塞满了不知从哪里飞来的E-mail，脑袋中装满了各式各样的约会、承诺与想法，我们便听不到自己内心真正的声音。我们必须要先将这些杂事处理好、整理好，这样才不会让它们在工作的时候转化为绊脚石，阻碍我们的前进。
加娜尔已经坐在办公室里两个多小时了，可是，她依然静不下心来工作：自己的信用卡账单该还了，但她发现自己的消费金额与需要还款的金额根本对不上；儿子在幼儿园里面与小朋友打了架，老师约她在下午5点时会面；今天是去医院给患有心脏病的妈妈取药的时间，可是，自己却死活记不起来其中两种的药名是什么了……
这些看似微小的事情，使加娜尔在将近三个小时的时间里一直心绪不宁，虽然她明明知道自己手头的项目还有两天就要截止了，而这三个小时的时间对她而言极为宝贵，但她就是没办法在工作上集中精力。
加娜尔的遭遇并非偶然，想解决杂事带来的困扰，我们需要先了解杂事为何会对个人做事效率形成干扰。其实，这与我们的大脑机制有关：人的大脑中有一块短期记忆区，其功能类似于电脑里的随机存取记忆体，而这一块记忆体是有具体的容量限制的，所以，当我们的脑子里面大部分都是杂事时，个人便会失去专注处理事情的能力。
若你期望在拥有出色专注力的同时，使个人压力降低的话，就要将自己头脑中随机存取记忆体里面的杂事清理出来，清理到外部的工具之中，如此一来，我们的短期记忆区才会释放出更多的空间，从而提升个人专注能力。
如何做到这一点，宾夕法尼亚大学心理学家梅约·埃尔顿先生指出，我们可以通过以下三步来达到这一目的。
（1）我们应该收集哪些杂事
对于生活、工作中可以收集的杂事，埃尔顿先生将其分为了四大项：
①承诺他人的事情，或者扮演好生命中的角色
比如，与家人、朋友、工作伙伴碰面与谈心以后，决心要提醒自己打电话关心远方的家人，将承诺朋友的事项记录下来，把工作伙伴交代的事情一一办妥当，这些都是我们对他人的承诺，也算是杂事。
另外，记下来空闲时需要做的家务事，记下账单、家中水电气缴费的具体时间，或者维修一些家庭用品等，这些要求自己做到的事情，也属于杂事一类。
②某一个任务的细节
你苦思许久未能想出，但是，行走在路上或者坐车时，突然想到了写策划案、文章的想法，或者推动新促销方案的灵感与行动，以及要写一封电子邮件通知一位同事重要的事情等，这些都是值得去记录下来的杂事。
除此以外，那些可以让我们拥有更好的人际互动的想法，比如，向某位许久未联络的朋友打过去慰问电话，也很值得写下来。
对于这些细节内容，写入自己的小本子或者手机等收集工具上，若有时间便可以拿出来进行处理。
③琐碎的杂事
有时候，我们需要随手将一些琐碎的细节记下来，例如，一位新客户公司的地图、在卖场的停车位号码、中午订午餐的电话号码等，对于这些琐事，我们并不需要真正地使用自己宝贵的记忆空间去记，拿出来自己的小本子，将它们一一写下来即可，需要时再去翻阅。
④实体的东西
需要整理的书柜、需要检查的账单、需要清理的柜子、需要收起来的玩具……对于这些事情，我们应该先记录下来，以待有时间时批次处理，以节省时间。
（2）准备好自己的收集工具
中国古代哲学家荀子曾说：“君子生非异也，善假于物也。”其意指，君子并不一定与他人不一样，只是他比较善于利用工具。我们拥有了收集的概念，也要配合收集的工具，这样，收集起杂事来才能够达到事半功倍的效果。
在时间管理的过程中，收集杂事的工具可以被称为“杂事匣”，即放置杂事的地方。你可以选择自己认为方便的杂事匣，比如，可以放入口袋的小记事本，可以记事的智能手机，一张能够立即提醒你的便笺纸等。
（3）明确杂事匣利用原则
从时间管理的角度来看，我们一天中的大部分时间，都有可能用到“收集”这一流程，因为我们的脑子随时随地都在运转，就连睡觉时也一样。你可能在床上、购物的过程中、爬山的时候、乘坐飞机的时候想到需要记录的点子，也可能在如游泳池、厕所等一些预期不到的地方出现灵感。
个人捕捉这些杂事的能力越强，脑子中短期记忆区的负担便越低，个人事务管理所面对的压力也就越少。为了更好地捕捉杂事，在利用杂事匣时，我们可以遵循以下三个原则。
①养成定期收集的好习惯
如果你能够利用一些固定的时间来收集，比如，每天上班前10分钟，等公交车的时候，将一项重要任务处理完以后的空闲时间。这样定期收集，不仅可以使脑中产生源源不断的创意，而且也不至于使脑子因杂事积累而感到压力太大。
②减少工具的数目
虽然将杂事记录到头脑以外可以减轻头脑的负担，但是，如果你一边使用手机记录，一边又有小记事本，同时又配合了其他电子设备的话，你便很容易记不起来某个创意到底记录在了哪里——记录工具本身已经形成了你的杂事。
特别是具体的事项——比如记录电话时，当我们将需要记下来的联络电话记在纸上、手机上、E-mail、电脑里时，想要快速地整理出一份完整的通讯录便会成为一件不可能的任务。
因此，你需要仔细地思考自己目前的收集工具，并将那些不必要的收集工具与习惯都清除，只留下最方便、最喜欢使用的一两种，这样在需要加工处理杂事的时候，你才会知道到底要到哪里去找到这些事情。
③选择拥有自我风格的工具
有些人喜欢使用平板电脑、手机等电子产品来记录杂事，而且乐此不疲，但这并不代表着每一个人都应该如此；如果你是一个拥有怀旧心的人，那么，可能纸与笔更适合你，更何况，纸笔记录起来更加准确，有着电子产品无法取代的优点；此外，录音、拍照也是不错的想法，它们能够留下最接近真实想法的情境。
上述工具都有其出色之处，在选择记录工具时，你需要依据于自己的收集风格，长期地使用这一工具，使它成为个人生活与时间管理中的一部分。
杂事匣就如同我们的第二个大脑一样，它可以令我们专注于眼前的重要事项上，而不需要担心自己的脑袋会忘记一些其他的事情。不过，将杂事拿出大脑、留到杂事匣中，这是一个需要时间去培养起来的习惯——收集杂事最大的好处就在于，它可以使我们的大脑重新获得专注的能力，将每一时刻的事情都做出更好的判断与处理。因此，若你不习惯这样的记录方式却又期待可以更好地处理好杂事，那么，你就需要让自己再坚持一下：一段时间以后，你便会发现，自己已经习惯了这种做事方式。
4.有效委派，减少非必要的精力浪费
之前，我们已经反复地提到这样一种时间利用技巧：将那些非必要亲自进行的任务委派给他人，是提高个人时间使用效率的一种有效办法。若你将一部分工作量交给他人，你的负担便有所减轻，而且，你还可以有时间专注于其他一些事项上。
普尔曼在沃顿就读期间，早已了解了委派的重要性，不过，他还没有机会实践过这种委派。在来到目前的公司就职后，他发现有些同事在委派一事上蠢到了家——有些人甚至会当着客户的面说：“很抱歉，我现在正在忙，不过我会介绍一位同样可以解决问题的人给你。”
普尔曼在第一次委派时，便表现出了“沃顿风格”。当一位客户找到他，要求他为其提供更全面的技术指导时，普尔曼正在忙于一件重要的工作，这件工作必须要在下午下班以前上交，而现在距离下班时间只有一个半小时了。
面对突如其来的工作，普尔曼并没有表现出烦恼，而是大声地说：“啊，好的，让我请里尔来做这件事。”然后，他当着客户的面拿起电话打给了里尔：“里尔，我们的一位重要的客户在这里，他需要更全面的技术指导，我请他到你那里去。”然后，他对客户说：“请您跟随我们的办公室秘书到里尔的办公室去，他会提供给你更专业的帮助。”
现在，客户的请求得到了一个非常好的响应，而普尔曼也得以处理自己更加重要的事情。
当今竞争面临着日趋白热化的挑战，竞争强度也早已今非昔比。相对而言，时间更显弥足珍贵。与其自己做到鞠躬尽瘁、死而后已，还不如将那些非必要的工作委派给他人，令自己拥有更充裕的时间去做更有效益的事情。
不过，很显然，普尔曼所进行的委派相对更随意、更简单，但是，现实生活中，我们可能会需要更正式的委派。幸好，在委派他人方面，沃顿有更可靠的委派技巧可供我们参考。
（1）选定需要委派他人去做的工作
原则上来说，只要你的行为恰当且拥有权限，你可以将任何一件其他人可以处理的工作委派给他人去做，为了做到这一点，首先要对委派方的能力有一个了解，对工作与他人的评价是获得这种了解的途径。
你需要认真地考察自己要做的各类工作，确保自己理解这些工作都需要做些什么，有些什么特殊问题或者复杂程度如何，在你未曾完全了解这些情况与工作预期结果以前，不要轻易地委派工作。
当你对工作有了清晰的了解以后，也要使被委派者了解。你应该向要处理这件工作的人说明这件工作的性质与目标，以保证对方通过完成工作获得新的知识与经验，这样下一次再有同类任务委派给他时，你便不需要再花费时间去指导他。
同时，委派成功以后，你还要确定自己能够对工作实现有效的控制，若一旦将工作委派出去，而自己又无法控制与了解工作的进展情况，那么，你就要亲自处理这件事情而不要再将它委派出去了。
切记不要将“热土豆”式工作委派出去。所谓的“热土豆”式工作，是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作，比如，你的上司非常感兴趣与重视的某件具体工作便是“热土豆”式工作。这种工作你必须要亲自去做。此外，如果某项工作涉及了只有你才应该了解的特殊、保密信息的话，也不可委派给他人。
（2）选定能够胜任工作的具体人选
你应该先对被委派者进行具体的评价：那些诚实、坦率、可靠的人是你的委派首选。在这种评价过程中，你还需要掌握两点：人员了解工作情况与人员完成工作的具体速度。
①被委派者了解工作的情况
如果你发现有些人对他分内的工作了解很深，而且远远超出了你原本的预料的话，那么，这些人便是可以放心委派重要任务的最佳人选。
②被委派者完成工作的速度
你可能知道，一位秘书的打字速度是另一位秘书的两倍，或者一位办公室文员完成文件校对所用的时间只是另一位文员所用时间的一半，那么毫无疑问，两个例子中，前者都是你的首选委派者。
一旦你掌握了每一个工作人员对其工作完成的速度以后，你便能够更好地估计出每一个人可以处理什么样的工作，也就可以回到委派工作的分析上来。
（3）确定委派工作的时间、条件与方法
委派工作也要有时间。很多人会错误地在刚刚上班时便将工作委派给他人，但他人未必愿意接受，他们很可能早已计划好自己一整天要做什么，而你的委派无疑会打乱他们的既定目标。即使你是他们的上司，在被迫改变自我原定日程安排的基础上，他们的工作积极性、效率都会大大降低。因此，非紧急的工作委派最好在下午进行，你要将委派工作视为一天中最后一件事情来做，这样，有利于下属为明天的工作作准备，为如何完成委派工作作出具体的安排。
此外，面对面的委派是最好的委派方法，这样的委派便于回答对方提出的疑问、获得及时的信息反馈，同时也方便你个人动作、面部表情等强调工作的重要性。只有那些不重要的工作，才可以使用留言条、即时通讯的方式进行委派。
（4）制订一个确切的委派计划
有了确定的目标后才可以开始委派工作。在委派以前，必须要对下述问题拥有明确的答案：
●由谁负责这项工作？
●为什么选择他做这项工作？
●完成这项工作要花费多长时间？
●预期结果是什么？
●完成工作所需要的材料在什么地方？
●我要通过何种途径来了解工作进展？
同时，你还要将该工作计划达到的目标写出来，给被委派者留下一份，自己留下一份备查。这样做可以令上下双方都了解工作的要求与特点，不留下错误理解工作要求的余地。
（5）委派工作的具体过程
在委派工作的时候，你需要将以下内容一一做到。
①告之原因
将为什么选择他来完成某项工作的原因讲清楚，除了要强调这份工作在你的权限之内是可以委派给他的，同时还要强调积极的一面，使对方意识到，接受你的委派会有怎样的好处。
②告之你所知道的一切
你要将该任务所有的目标一一摆出来，还要将自己在这一工作领域的经验也要告诉对方，使对方了解过去的一些事情是如何处理的，得到了一些怎样的结果等。
③规定期限与要求
你需要告诉对方规定的完成期限，并让他意识到，除非是在最坏的环境条件下，才可以推迟完成工作的期限。同时，你也要向他表明，你期望他能够帮助你在这项任务上达成怎样的结果，以使其明确要求。
（6）了解委派的具体进展
对委派出去的任务了解太勤，不仅会浪费时间，而且会使被委派人产生不被信任之感；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾难。因此，我们需要更有技巧地了解委派的具体进展。
●若某项工作难度较大，便要时常检查进展情况，以保证工作顺利进行；
●若被委派者做事经验较少，也需要多检查几次，对这种情况，你可以将了解进展的次数定为一般委派情况下的两倍。
●一般情况下，若你将任务委派给了他人，你便要相信对方可以胜任这项工作，因此，一周了解一次也就足够了。
值得一提的是，在委派他人时，你需要更多地委派有意义的工作，而不仅仅是委派一些你认为是毫无益处的垃圾工作——将所有具有吸引力、提升能力意义的工作都据为己有，否则，不仅你通过委派节约个人时间的目的达不到，还会被他人视为是损人利己之辈。当然，如果你能将那些对自己无益但对某人拥有成长意义的工作委派给他的话，那么，你的委派将会更加成功。
5.依据场合将事情系统化执行
在管理领域中，实现操作、资料的系统化往往可以真正地提高工作效率，促进工作效果。其实，系统化的概念在时间管理领域中同样存在，只不过，由于经验不足，很多人并不知道如何将事情系统化。
2014年5月，沃顿商学院出身的经济学家里农·佩特博士正在为一家企业的管理人员讲解依据场合分类、进行事件批次处理的重要性。在这次的授课过程中，佩特博士问了一个问题：“若有一个活动通知，需要打30通电话，通知30位同事参加，需要耗时多久？”
“两小时！”“一个小时！”“三小时！”不同的答案此起彼伏。
“只需要30分钟！”一位女士回答道。
佩特博士向她发问道：“为何你认为30分钟就可以打完？”
“先找出记有30位同事的完整通讯录，然后开始打电话；一开始时速度会比较慢，打了几通以后，便能够抓住要传递的核心讯息，将核心讯息写在纸上，每一通电话都使用标准的话语，这样子一来，便会越打越快。”
佩特博士不得不承认，这是一个好答案：常需要打电话给他人的人都知道，将数个电话集中在一起打，可以节省下来大量的时间。将同样类型的事情进行一次性的处理，其实这便是依照场合分类、批次处理的概念，在时间管理中，这种“依照场合分类”也是一个十分重要的概念。
在《发掘属于你的个性化时间管理方式》一文中，佩特博士提到，“场合检视能力是个性化时间管理进一步进化成行动清单最重要的核心力量，将个性化的时间管理方式，依据‘场合’进行分类，可以提升更多的效率”。
但是何谓“场合”？在英语中，它是“造成一个事件发生所需要的具体环境”。比如，想要打电话给某人，所需要的场合便是电话；想要写一封电子邮件给某人，所需要的场合便是电脑。
在这里，场合的概念更类似于“标签”：将某些事情贴上一些标签，借此进行分类。但是，若场合的设定数量过多，便会使我们无法分清楚为该行为贴上哪一场合的标签。依据佩特博士的工作习惯，他仅使用了以下五个场合来分类，它们分别是自己动手做、当面进行沟通、电话沟通、电脑、思考。
（1）自己动手做
在时间管理中，授权是很重要的一项，时间管理的高手们在遇到非必要事情时往往不会自己动手做，而是会授权给他人。有些人会认为这种授权是一种自私的行为，是利用他人的时间来达成自己的高效，但事实上，这种“自私观”其实是因为未理解时间管理过程中也有“团队分工”一说而造成的。
时间管理的问题，大多与其他人的互动有所关联，若可以建立起团队，并拥有极佳的互信基础，整个团队便可以依照个人的专业以及所有的自由时间进行分工。每一个参与的个人都有相应的参与感，这样子不需要凡事都由自己承担。如此一来，往往会因为团队中每一个个人压力的减少，而造就一个更好的结果。
比如，在一场研习会中，A为主办人，B、C则协助进行事前报到、会中餐点等行政事宜，而D、E两人则负责讲课的部分，如此形成团队，并拥有完善的分工，便可以举办一个复杂而成功的研习会。若所有的事务都落在一人身上，那个人便很容易因为负担过重而无法妥善协调时间与事项，造成研习会无法召开，或召开的效果不如预期。
自己动手做往往可以获得最好的品质，比如，在一些需要展示自我能力的事件上，唯有自己动手做，他人才能够看出你的本领，而这时候也往往是没有团队支援时的最佳选择。但是，在有团队时，便要了解自己在团队中的具体角色，在善尽职守的情况下，协助团队完成复杂的任务，贡献出更大的价值。
（2）当面沟通
日本著名茶道师千利休提出过“一期一会”的著名提法，其中，“一期”表示人的一生；“一会”意味着人生中仅有一次相会。其意是指，泡茶人与喝茶人，要相互珍惜可以在一起喝茶的机缘，既然是人生中仅有一次的相会，我们便需要付出人生中仅有一次的精神，来对待眼前的茶会。而这一概念其实也是时间管理中的重要概念之一：“当面沟通”是一件非常重要的事情，应珍惜碰面的机缘。
佩特博士非常重视“当面沟通”这件事情，不管是在工作还是在生活中，她一定会事前做足功课，不管是交通、天气、行程、还是接下来需要做的事情，无不进行事前的推敲拿捏，而这一点也使她极少出错。这也提示我们，养成与人讨论事项前，先让自己做好准备，才不会碰面开会时却因为未提前进入状况而无法进入主题、做出结论。
（3）电话
如果你想要更好地利用电话，那么，你就必须要明确建立“黄金通讯录”的三个基本原则：
●建立只记录电话或名片的单一资料库；
●通过各类科技产品，使收集到的名片资料数据化；
●将电脑与手机上的通讯录进行同步。
这样做的好处在于，它可以使我们建立起通讯录系统，从而更快速地找到自己要联络的对象的电话。
以前面佩特博士三十分钟打三十个电话为例：若她手边没有一本完整的通讯录，她便无法行云流水地一路打电话下去，而必须要在寻找电话号码上花费许多的时间，造成无谓的时间浪费。因此，若平日里自己已养成建立起完整通讯录的习惯，便可以在用得到的时候节省下许多时间。
除此以外，拨打每一通电话以前，事先想好沟通的重点也非常重要：这样做不仅可以节省通话时间，更可以使双方迅速地进入事情的沟通，而沟通的品质也会更好。
（4）电脑
佩特博士将电脑上的场合分为了两类：
●如规划任务、写文章等单机做事的状况；
●使用即时通讯软件、E-mail等软件进行电脑沟通的状况。
不管是哪一个状况，都需要熟练的打字能力，若个人打字速度太慢的话，则需要想办法将自己的打字速度提升上去。
①运用电脑软件更有效率地做事
使用各类搜索引擎查找自己需要的资料，运用Word、Excel等软件来制作资料，可以帮助个人提升做事效率。在电脑早已普及的今日，现代人有必要学习一些电脑软件来提升自我工作效率，从而使自己的工作能力大大增强。佩特博士认为，表格的制作、简单的图片加工等，都是现代人应该学习的。
②运用电脑来高效沟通
网络即通往他人面前电脑屏幕的快速通道，如果你平日里使用电脑，却未能善加利用电脑的沟通功能，那就太可惜了，除了最普遍的E-mail，QQ、微信也是极棒的沟通工具。除此以外，论坛、微博等也是能够提升个人能见度、做好个人名声推广的可行渠道。
另外，网络也为我们提供了一个虚拟的“智囊团”：不管是自己感兴趣的时间管理、阅读、理财等议题，还是常规的工作内容，只要发起提问，往往能够迅速地得到回应，这让我们的学习效率也得以大大提升。
（5）思考
大部分时间管理的思考都是直线型的，只要想好下一步行动即可，这类直线型思考占据了总时间管理内容的80%；少部分的思考比较复杂，需要配合心智图或者规划工具才能想得更加完整，这一部分占据了约19%；而有一些重要的问题，则需要更深入的深度思考，需要阅历与长期的练习，才能够得到更好的答案，这部分占据了1%。
在加工阶段，有些问题并非一下子就能得到合适的下一步行动，这时候此类事情便可以归类到“思考”这一场合中。此时，利用时间再进行深入的分析与思索，比如，在规划出国自助游的行程时，由于牵扯到了预算、假期、行程、天数等因素，就需要使用特定的时间进行思考规划。
决定要做哪一件事情时，我们应有策略地将这些事情执行好，而依据场合分类实际上是一种将事情进一步系统化执行的具体思考。通过这些思考过的行动方式，我们往往能够得到更好的时间管理结果。
6.意识到局限性，提高时间的质量
在这个人人感觉时间可贵的年代里，我们对时间的流逝之快更怀感叹：面对这种最稀有的资源，我们要如何充分地利用它？事实上，最可靠的办法莫过于提升时间的质量。提升时间的质量，可以使时间的效率倍增，从而达到时间资源利用最大化的目的。有关这一点，我们之前提到的苏联昆虫学家柳比歇夫的时间管理方式最能体现这一点。
柳比歇夫所使用的是“时间统计法”。从1916年元旦开始，当时年仅26岁的柳比歇夫便开始在自己的生活中全面贯彻这种时间统计法，即及时而详细地计算自己使用的时间，每天一小结、每月一大结、年终一总结，以便实行真正意义上的自我监督，更高效率、更高质量地利用时间。
这种时间使用方式一直持续到1972年他去世那天。五十六年间，柳比歇夫先生从不间断。长时间地坚持“时间统计法”也为他带来了极高的工作效率，在这五十六年间，柳比歇夫的工作效率“一日抵三日”，利用这种办法，在有限的一生中，一共出版了70多部学术著作，写出了12500页的论文，获得了丰硕的科研成果。难怪其传记作者慨叹道：“在对待时间的本领上，柳比歇夫是伟大人物中最伟大的一位。”
你或许并不想成为像柳比歇夫一样的伟大人物，但是，你同样要面对时间流逝这一问题。如果你向自己保证，要在每天早上工作以前花费半小时时间锻炼身体，但你却并不是一个能够在早上爬起来的人，那么，“说到做到”对你来说便是一种不可能的状态。
我们每个人都有一个自然的生物节奏，你应该想一下，在一天当中，什么时候你的脑力最旺盛，什么时候你的体力最充沛，什么时候你最适合社交，还有，什么时候你的精神最差，只适合全面放下工作去休息。如果经过一天的工作以后，你所剩下的力气只适合小憩片刻或者读一本别人写的小说，那么，强迫自己每晚去坚持写小说便是一件毫无意义的事情。
运筹时间是一个极其复杂的问题，迄今为止，没有也不可能找到一个适合每一个人、万能的运筹时间的固定模式。然而，若你想要改变时间的质量，你可以依据于以下人体运作的基本规律与基本原则。
（1）把握人体精力最佳时效
由于生物钟的作用，人的精力在一天24小时中是无法呈现均衡状态的。一般来说，一天中人的精力会出现4个高效阶段。
①清晨6～7点
此时身体刚刚休息了一整夜，身体得到了充分的休养，而大脑也已经完成了对前一天所接收信息的整理、归纳、记忆、清理工作，还未开始接受新的信息，所以往往精力更加充沛、记忆力也更好。
②上午8～10点
在这段时间里，人的精力已经上升到了旺盛期，对于各类信息的处理能力很高，记忆力也不断地增强。不过，此时大脑的能力以反应、判断为主要特点，表现为个人分析能力增强。
③下午6～8点
这一时段是身体的又是一个活跃高峰期，同时也是人脑的记忆高峰期，而且两者效率皆为一整天最高时段，这是因为，身体在长期进化过程中已形成了节律性，使人在睡眠以前有一个超常的兴奋阶段。
④临睡前1～2小时内
此时，个人往往已经完成一天的工作，而大脑也已经不再接受新的信息，此时，不仅身心开始放松下来，而且精力也开始从耗费状态转为储蓄状态。
让自己有效地把握这4大时间段，将记忆、重要的工作放在这些时间段中，往往可以取得“事半功倍”的效果。
（2）认清个人生物钟
医学专家发现：人与人之间的生物钟存在着个体差异，这种生物钟差异可以分为3种类型。
①“百灵鸟型”人
“百灵鸟型”人的机体生物钟特点是：每到清晨时分便精神焕发、思维活跃，不仅做起事情来灵感频发，而且记忆力超高，其用脑效率极高。
②“猫头鹰型”人
“猫头鹰型”人与猫头鹰一样，一到夜晚时分便进入了中度兴奋状态，而中度兴奋是大脑皮层建立起条件反射的最佳兴奋状态，因此，人的反应才会特别快，而此类人在夜晚时分也会表现出才思敏捷的特点，其思维能力与判断能力往往也非常良好。
③“混合型”人
“混合型”人与上述两种人不同，此类人没有高效时段，其全天的用脑效率都差不多，只是在清晨与傍晚时会稍微高一些。不过，混合型人往往很难出现“猫头鹰型”或“百灵鸟型”的那种“超常发挥”状态。因此，在某一领域中有卓越成就的大多是“猫头鹰型”或“百灵鸟型”们，其中又以“猫头鹰型”尤为出色。
在所有人中，“猫头鹰型”人约占33%，“百灵鸟型”人约占17%，“混合型人”约占50%。找出自己的生物钟类型，并将其运用于时间管理中来，便可使时间管理更有效率。
（3）减轻自我负担
像上面那样找出自己的最佳效率时间段还远远不够，更重要的是，你需要从减少自我负担开始，提升自己的时间质量。当你全身心投入工作一段时间以后，往往会产生疲惫感，此时，再选择去工作已经是下下策了，你需要的是放下工作，逐渐减少自己心灵上的负担。
①吃，睡，运动
当你感觉很饿、很累、很焦躁的时候，你的时间质量会很低。解决这一问题的办法很简单，就是去吃、去睡、去运动。“虽然我很累了，但我依然不能休息，因为我必须要工作”这样的想法虽然会展示你很努力，但这种努力是低效的，而休息以后你的效率会更高。既然你迟早都要睡觉，那么，还不如先休息好，来提升剩余时间内的效率。
②与快乐的人相处
与那些心态积极、快乐的人相处也会使你变得快乐起来。也许很多人认为躲在屋子里减少与他人的接触，埋头苦干，是减少外界干扰、提升效率的好办法，但事实上，与世隔绝、降低交往频率的做法只会使个人变得情绪低落，工作效率也会大大下降。
③与朋友分担你的压力
即使你的朋友并不是那种可以感染他人、带来快乐的人，但有个人与你一起解决甚至只是听你诉说你所遇到的复杂问题，也会使问题变得简单起来：一方面，对方可以分担你精神上的压力，另一方面，与他人在一起可以让你更专注于工作，而不是时常分心。
提高个人时间质量，并找出个人最佳工作时间，这意味着你需要承认，在你的人生中，的确有些时间不是最佳的。这就等于承认，你无法在所有的时间都以最佳的状态工作，也无法在任何你认为你应该有最佳表现的时间里做出自己所期望的表现——这意味着，人类的局限同样存在于你的身上。事实上，这也恰恰是砍掉浪费时间活动过程中极重要的一项：承认你并不是无所不能的。
7.E时代的新烦恼：应对网络带来的浪费
庞大的网络正在为我们的工作、生活提供源源不断的创意材料，但是，过于庞大的数据也造成了注意力上的分散与干扰：很多人本意是利用网络更好工作，但在现实工作过程中，网络却成为了他们浪费时间的最大项目。电脑带给我们的生活本应是“更有建设性”“更卓有成效的”，然而，为什么现实中这种上网行为却变成了一种浪费？这的确值得所有人去思考。
RSS是近年来新兴的信息聚合器，它可以帮助你订阅所有你感兴趣的事情，若你有需要，它还能够直接将信息传递到你的电子邮箱之中。
最初订阅RSS的时候，纳斯亚感觉棒极了：它可以帮助自己密切关注那些重要的科技网站，这样，作为金融工作者的纳斯亚便不再会遗漏任何的重要内容了。除此以外，它还会帮助纳斯亚关注朋友与家人的博客，从而让纳斯亚对他们的生活了如指掌。纳斯亚甚至产生了这样的想法：如果没有RSS的话，他将什么也“跟不上”。
事实真的是这样的吗？
在订阅RSS之后，纳斯亚便被迫离开了他的RSS内容，原因很简单：
●RSS中的内容过多，致使纳斯亚不得不每过五分钟便去看一次，但是，因为内容大多过于重复，他往往会在接下来的几分钟时间内，不断地点击“已阅读”——而这种方式使他降低了对资讯敏感度，并让他失去了对网络的耐心。
●纳斯亚每小时都有意或无意地去查阅RSS几次，这意味着，他需要经常放下手头的事情去做另一件事，即使这件事情很简单，但这种注意力不集中的行为也会使他的专注与持续性被影响，从而令他的做事效率大大低下。
●在一整天的不断翻阅之后，纳斯亚发现，只要自己没有从中获得有效的资讯，但这又影响了当天的工作效率，他的心情便会极差，而这种坏心情会让他在接下来的加班时间里不断地陷入情绪低谷中。
在纳斯亚认识到RSS的这些缺点之后，他决定放弃这一订阅工具。随后，他的生活迅速地恢复到了正常状态中，而且，他也没有漏掉任何重要资讯——大量的纸质资料与同事间的交流总是会提到当下最重要的金融信息。
毫无疑问，互联网与不断开发的各种帮助提升工作效率的工具在最初被设计之时，都有这样的美好期望：加速信息传播与信息的可互动性，提升人们的做事效率。可是，我们毕竟处于一个依靠物质流通来驱动的世界里，仅靠信息的加速与信息的互动，根本无法解决全部的问题。如同RSS一样，在某些程度上，互联网不仅不会提升你的做事效率，反而会浪费你的有限时间。
与互联网类似的还有手机：这个小小的通信机器现在已经成了我们每日出行必带的物品之一，许多人甚至离开了手机就不能工作了。这种过度依赖现代科学技术的行为类似于吸烟或酗酒：我们越过多使用，就越感觉自己需要它们。
宾夕法尼亚大学的一项科学研究发现，互联网与手机引发的不仅仅是上瘾，它正一步步地侵蚀着我们的注意力，这意味着，这些原意让我们更便捷生活的机器，却让我们拥有了比以往更多的分心机会。
而另一项针对大众展开的调查则显示：多达77%的人每天开手机12小时以上，34%的人24小时开机，94%的人使用手机在5年以上。“若你需要去一个遥远的地方度假或公干，你最期望带上什么？”超过60%的被调查者首选手机，65%的人表示若手机不在身边，会有不同程度的焦虑出现。
过度地依赖于现代科技，很容易会让我们的正常生活受到负面影响，而过度依赖高智能科技，则会让我们失去思考能力与动手能力。同时，它们会让我们不再懂得运用憩息时间去任意消遣，而这些毫无疑问会对我们的健康造成负面影响。
从你的现实工作体验中，你也许会有更多有关互联网与手机浪费时间的经历与体验。我们无可否定，互联网与伴随其发展产生的一系列工具能够在一定程度上提升我们的工作效率，但是，这种效率的提升也往往会局限于个人在时间管理上拥有多强的意识：意志薄弱的人往往会在数字时代的海洋中让时间慢慢流逝。
来试一下以下方法吧，它们或许会让你从过度依赖电脑或手机的生活中逃离出来：
（1）适当地远离电脑
若你的工作必须要用到电脑的话，你可以使用以下方法来尽可能地减少自己在网络上浪费的时间：
①早上上班不要立即打开电脑、*载下**邮件，先简单想一下，今天有哪些事情？必要时，用手写下来；
②每天最多三次去查看与回复电子邮件；
③不要用电子邮件或即时聊天软件与你的同事交流，最好直接与之当面交流，这样既能增进感情，又能让你节约时间；
④从其他方面接收资讯，报纸、杂志、广播都是不错的选择。
（2）学会放下自己的手机
如果你感觉自己已经过度依赖手机了，你便应着手试一下以下方法来改善这种情况：
①不要早上醒来就将手机拿到身边，到了办公室之后再开机也不迟；
②中午午休时可以出去散散步，但是请把手机放在办公室里；
③再购置一部私人手机，这个手机号码只告诉自己的家人与朋友。休息、休假时，将工作手机关掉，只打开私人手机。
（3）学会选择性地拒绝高科技产品
可以帮助你自助运动的健身器材、有网络接口的咖啡机、能够实现即时通讯的最新型电脑……在购置之前请想一下，你是否真的需要这些东西？你应记住这样的购买原则：科技产品是让我们的生活更轻松的，而不是让我们时时被囚困的。
网络与其相关的一切只是工具，它绝不会主动地跑到你的时间利用过程中去浪费你的时间，关键在于你怎么“上网”与利用各类IT工具。很显然，若你大部分的时间都花费在了无意义的网络游玩上，那么，关掉电脑、关掉WIFI，让自己远离网络一段时间，你会意识到，其实没有了网络你照样可以工作，而且，相比于有网络的那些时刻，你反而变得更加高效了。