交期要准时，功夫在平时。
供应商不能准时交货，多半是方法没用对，找到关键原因，才能定向改善！
今天宝妹就来和大家唠一下， 数字化采购是如何帮助采购改善供应商交期的！
1、为什么供应商不能准时交货？
首先，为什么供应商不能按时交货，是供应商的原因？运输原因？政策、自然灾害等不可抗力，还是我方突然需求增加？
按照一般企业正常的流程，选择一个供应商，对其进行认证后，这个供应商就进入了企业的供应商名录，成为合格供应商，那么这个供应商就应该有能力，并按照规定的时间、质量、数量要求交货。
这种看似简单的事情，现实情况却是往往很难做到，这里面存在着各种不确定的情况。
供应商不能在承诺的交期交货时，它们总是会找一大堆理由来解释。例如，他们会说设备坏了，政府坚持、自然灾害，还有譬如订单增加，熟练工人不够，或者是没有预料到生产的难度等等。
这些到底是不是真正的原因呢? 当我们去真正了解供应商后，你可能会发现，他们所说的那些原因其实并不是真正原因，而真正的原因可能是以下几种：
1、供应商生产计划没做好，或者根本没有生产计划
现实环境中，很多中小企业是没有专门的计划人员的，生产计划由生产负责人安排，他们可能提前一天或者当天才确定生产安排，没有专业的人员提前做好物料分析、产能估算、人员安排、订单排序，甚至可能出现订单已经排上产线，才发现缺料了的情况。
对于工艺简单、种类不多的情况，供应商还能应付；如果工艺复杂，甚至涉及外包，再加上产品种类多，涉及交付的齐套性，供应商的计划管理能力就显得非常重要。
2、生产和计划协同性差，生产计划形同虚设
即使有生产计划，工人是不是严格按照计划执行，又是另外一回事。
有很多公司，做计划和做生产的各成一派，一线生产的人并不会按计划执行，他们给的理由可能是：工人们更愿意做熟练操作、容易做的活，产先如果换线调机，费事且耽误工夫，工人们会挑换线少的订单做，这样订单的优先顺序就会被打乱。
3、供应商负责人对自家产能错误高估
很多时候，与采购打交道的往往是供方销售员，甚至是老板，他们对于自家产能和计划，往往只是了解个大概，很多销售人员的心态通常是以订单为先，先把订单签下来，尽量满足企业交期要求，后面有问题再想办法。
相对规范化的企业会做一个评审，各个相关部门都需要评估一下是否能满足客户的需要，从物料、产能安排、人员的数量、物流等各个方面进行评估，确认准确的交货时间后，才会给客户承诺。
4、供应商上游供应链不稳定
如果涉及上游生产，供应商评估应深入了解供应商的上游供应商管理，了解他们与其供应商的协作模式，绩效如何？因为他们的供应商，也就是我们的二级供应商，他们的采购如何没到位，显然也会影响生产进度，我们非常有必要关注他们的原料供应市场变化，以及供应商对这些材料的库存备货状态。
5、其他客户订单优先级更高，被插单生产
当市场需求增加时，我们的同行、竞争对手、或者供应商的其他客户，也在抢夺资源，他们可能开出更高的价格、更好的条件，来换取供应商优先生产他们的订单。
这就需要我们提前和供应商约定好合同条款、惩罚措施，及时跟踪订单进度、生产进度，预防此类情况发生。
以上5种原因，既有涉及供应商的物料采购以及其本身对上游供应商的管理问题，也有涉及企业的原则、诚信问题，更多的是生产管理和生产计划问题。
采购人员既需要时刻关注订单，也需要关注供应商生产管理，为了预知和防止交货期拖延的发生，我们需要综合考虑影响交货期的各种因素。
2、发现问题别惊慌，及时沟通尽量解决
供应商不能准时交货，肯定是有原因的，找到关键原因，才能定向改善。
在确认供应商无法按时交货后，首先了解事情的真相，判断供应商是真的遇到了困难，还是找理由敷衍你。
如果是敷衍你，有两种情况。一种是他们生产进度被耽误，可以出货但是要拖一段时间。一种就是他们经营出现问题，无法生产，或者想要毁约不想供货给你。
第一种，如果耽误的时间不是很久，可以适当的保留对方的面子，给他们时间去补救。如果耽误的时间很长，已经影响到生产，就要找寻问题的关键点，看看能否运用公司或者自己的资源解决，解决不了，早日寻找替代供应商。
第二种，就要做好维权的准备，你退一尺，他进一丈。所以要尽快找寻备用厂家的同时，及时止损，停止与对方的合作，启动维权。
如果对方并非敷衍你，而是确实遇到了不可控的障碍。首先判断，问题根源能否解决，如果不能就要开启备用方案，寻找替代供应商。
如果可以解决，维持与对方的良好合作关系，看看能否帮助对方走出困局，或者在公司内部争取下为对方提供一定的额外期限，对方对于日后合作，也势必会更加尽心。
3、交期要准时，功夫在平时
对于已经发生的问题，其实没什么好办法，该赔偿与供应商协商赔偿即可，如何防患于未然，以及如何优化这种情况，才是我们需要关注的。
需要注意的是，经济处罚并不能真正解决供应商无法准时交货的问题，一味的要求赔偿，甚至会导致供应商的积极性和配合度降低。
如果不深入了解，仔细分析，改善采购流程和供应商管理，协助供应商尽可能地控制稳定的交期，只是通过电话频繁催货、事后罚款，不仅可能影响采供合作关系，对于采购人员的职业发展也是没有任何帮助的。
如何从根本上预防这种情况？在研究了众多企业的采购流程后，我们建议可以从以下几个方面，改善供应商的交期管理。
01 、 明确采购需求，减少订单变化
采购方需求变动，供应商及供应商上游原料商面临的需求可能也会发生变动，这就会直接影响交期，即使供应商能痛快承诺交期，可能也并不可靠。
因此，在需求变动前，要做好与供应商的沟通工作，了解供应商真实的产能情况；也要让供应商了解你方的实际需求，将产能分配可以配合到你方需求变动，从而减少因数量、设计、交期更改带来的损失。
说白了，沟通最重要！你可以通过数智采购系统与供应商及时同步采购需求，建立线上高效沟通，确保信息及时传递，减少需求传递过程冗长带来的滞后性，缩短生产的前置时间。
02、 做好供应商生产管理考察和评估
在合同和订单之前，对供应商的生产流程进行现场考察，认真与对方生产负责人沟通，此外，不管供应商如何承诺，即使签订了合同，也要时刻关注交期进度，定期跟进供应商生产情况。
此外，一个好的采购经理，需要充分了解供应商内部从采购、生产到物流的整个流程进度，以及在这个过程中可能存在的问题。
这就要求我们要与供应商保持沟通，并进一步深入到供应商的生产管理中去。如果我们发现供应商不具备排生产计划的能力，或者没有计划的意识，就要提前与负责生产管理的人员沟通，如果发现对方丝毫不将计划当回事，就要慎重考虑，是放弃这家供应商，还是指导和扶持他们加强生产管理。
如果不能及时发现供应商内部存在的问题，并找到解决的方法，只是打电话催和抱怨供应商，然后对延期进行处罚，对双方的进度都是毫无益处的。
合同/订单评审表
03、 加强沟通，设定明确的期望和后果
首先，确定你对供应商的品质要求和期望，以及想要达到的交付预期，其次，将这些信息同步给供应商，你可以从以下几个问题开启自查：
①供应商是否知道你期望的交货时间，他们是否同意该日期？②各方相关负责人是否了解运输条款/交货要求/运送地点？ ③供应商是否了解如果延迟交货会有什么后果？比如经济处罚等；
一个优秀的采购经理，遇到交期问题，肯定不会是在办公室里打电话催促和抱怨。你需要了解为什么供应商没能按时交货，是制造过程？还是运输问题？找出关键促成因素。
如果企业要长期与该供应商合作，了解出了什么问题，判断对方是真的遇到困难，还是找理由敷衍，是最基本的。
如果交期出现问题，需要认真沟通问题所在，并给予相应的改进措施，如果放任不管或者直接一刀切永不录用，可能会导致更严重的后果。
04、 关注订单进度，跟踪到位
很多时候，供应商对接人更多是销售甚至是老板，他们的心态通常是以订单为先，先把订单签下来再说，尽量满足企业交期要求，后面有问题再想办法。
所以，不管供应商怎样承诺，即便是签了合同，作为采购，我们要时刻关注交期进度，跟踪到位，才能及时发现问题，解决问题。
在支出宝数智采购系统中，采购员只需点击即可查看所有订单的进度和收发货情况，同时，系统还可在关键进度控制环节，通过自定义【系统消息】提示采购员及时跟进订单。
此外，支出宝支持分批收货，企业收货更灵活。
供应商按时交货虽好，但很多时候，发货方并不能一次性将所有货物发送到企业仓库，这时候就需要通过分批收货的方式进行收货管理，未完成收货的任务会继续显示未收货，等剩余货物到后再完成订单操作。
05、 提供绩效反馈
多数企业都有季度订单执行评估的管理模式，制定管理目标，确定季度考核。定期与你的供应商沟通，你可以通过系统，告诉他们你期望的交付绩效是什么，可能前几次会产生分歧，但一定要确保供应商理解并接受企业的绩效评估标准。所以，建议企业采购提前要制定好对供应商的绩效评估标准，将评估标准和期望与供应商同步，是采供双方保证供应目标一致的关键。
虽然我们都不希望意外发生，但是这就是工作中不可避免的突发状况。
采购可选择通过系统将绩效结果同步给供应商，评估供应商是否依旧值得信赖，对于评分下降的供应商可以通过系统消息发送整改要求，并要求供应商提供整改进度。
如果供应商毫无整改意愿，就需要调整供货比例，严重者可直接淘汰。
通过支出宝数智采购平台，企业可以结合大数据和人为评分的方式，建立起适配自身的供应商考核管理机制，将供应商评估流程化、标准化，使其更快，更准确。
一方面，企业可以通过周期性考核评估，优胜劣汰，筛选更优质的供应商；另一方面，也可以通过评分评级，激发供应商潜力，帮助供应商提升能力，实现双方更良性，长远的合作关系。
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