美国一客户来到我国南方某厂洽购一批设备，客户先去厂房查验设备的生产情况，不时地询问产品的质量、规格情况，对我方设备表示了极大的兴趣，并决定当日下午举行会谈。双方开始会谈时气氛良好，美国客户将他的要求作了详细的介绍，厂方代表对此进行回复并发出报盘。客户对我方所报价格非常惊讶，同时指出韩国同类设备的优点以及低廉的报价，希望厂方予以解释。遗憾的是，厂方代表对该设备的主要竞争者——韩国某企业生产的设备情况却一无所知，回答不了客户的提问。在接下来的询问中，客户更为吃惊，厂方代表竟然不清楚客户购买我方40台设备所需的生产时间。无奈之中，客户拂袖而去。
从上述案例中，可以总结出哪些经验教训？
一、交易磋商的内容
在任何一笔具体交易的磋商中，我们都要与国外客户就买卖的商品及各项交易条件进行协商。只有双方就各项交易条件取得一致意见后，交易才可达成，合同才能签订。因此，有关买卖商品的各项交易条件就成为交易双方洽商的重要内容。这些内容包括商品的品质、规格、数量、包装、价格、装运、保险、支付、检验、索赔、仲裁、不可抗力等。从理论上讲，交易双方只有就以上条款逐一达成一致意见，才能充分体现“契约自由”的原则。但这里应强调的是，交易磋商的内容一般应该包括上述各项交易条件，但在实际业务中并不是每笔交易都要将所有的交易条件一一列出、逐条进行商讨。这是因为，在普通的商品交易中，一般都使用固定格式的合同，而合同条款中有关检验、索赔、仲裁、不可抗力等内容通常作为一般交易条件印在合同中，只要对方没有异议就不必重新协商。这些条件也就成为双方进行交易的基础。实际上，这里涉及到一个新客户与老客户的问题。例如，我们在与老客户洽谈生意时，无论是采用函电的方式，还是采用面对面的方式，所洽谈的内容都比较简单，不一定涉及所有交易条件。一些未涉及的交易条件中，常见的有不可抗力、仲裁、索赔等，有的甚至对包装、支付方式也未涉及。这并不是说未涉及的交易条件不存在或者不重要，而是由于我们同这些老客户事前已就“一般交易条件”(General Terms and Conditions)达成协议，或者双方在长期交易过程中已形成了一些习惯做法。因此，有些交易条件就不必在每笔交易中一一重新协商，一旦交易达成，这些交易条件就成为合同不可分割的组成部分，这对于缩短洽谈时间并且节约费用开支都是有益的。
但对新客户，交易磋商的内容一般应包括上述各项交易条件，否则容易引起纠纷。例如，在交货数量的确定上，一般商品都按实际交付或装运的数量计算，但有些带包装又是按重量计价的商品，在确定支付价款的金额时就存在按净重还是按毛重计算的问题。如果卖方出售某种商品习惯上是按毛重计价，在与新客户洽谈时，就必须就此在合同中做出明确规定，否则，买方如以不了解卖方习惯做法为由，坚持按净重计价，则会产生不必要的纠纷和损失。
二、交易磋商的方式
交易磋商有口头和书面两种方式。口头方式有邀请客户来华访问，我方外贸公司派出贸易小组出国推销产品，参加各省及外贸总公司举办的专业性小型投资及商品交易洽谈会，参加中国出口商品交易会或国际博览会等形式，由我方外贸业务员同国外客户当面直接洽谈交易。另外，口头方式还包括双方通过国际长途电话进行交易磋商。口头方式由于是交易双方面对面的直接交流，有利于了解对方的诚意和态度，以便有的放矢地采取对策，并可根据磋商进展情况及时调整策略，争取达到预期目的。口头方式对于谈判内容复杂、涉及问题比较多的交易尤为适合。
书面方式是指交易双方通过信函、电报、电传、传真以及国际互联网等方式洽谈交易。所以书面方式随着现代通信技术的发展，书面洽谈越来越简便易行，而且费用与口头交易相比要低廉一些，成为外贸日常业务中的通常做法。鉴于多数情况下交易磋商需要一个较长的时间过程，因此对一份合同的磋商往往需要联合使用以上两种磋商方式。
通过口头和书面磋商，双方就交易条件达成一致后，可据此制作书面合同。因此，在收到国外函电后，我们应当认真、迅速、妥善地处理，这不仅关系到我国对外贸易的发展，也关系到我国外贸企业的商业信誉。
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