作为这个时代最重要的沟通方式之一，电子邮件是我们都希望写好，都想学会如何写好的东西。关于电子邮件的开头、署名、正文、落款……的各种技巧和方法数不胜数。但相比下面这件事，所有的技巧和方法都算不得要紧：
有礼貌。
一封有礼貌的电子邮件能给对方留下一个很好的印象，证明你是一个有一定教养的人。这是很重要的。因为电子邮件是一种沟通方式，而沟通的第一要务无非就是这个吧：
尊重
无论学历高低、学识多少，我们都希望在和别人的交流中得到尊重。根据黄金法则，我们希望别人怎么对待我们，我们就应当怎样对待别人。所以我们应该在交流中尽量表现出对对方的尊重。那么，我们当然应该努力让自己的邮件显得有礼貌一些。如果做不到这一点，就算写得再花哨、再华丽，又能如何呢？也许人家看都不愿意看。
那么，如何让自己的电子邮件看上去显得有礼貌？卑之，无甚高论，也就是幼儿园老师教过我们的那几句话：
你好。
请。
谢谢。
对不起。
再见。
见面交流如此，写邮件何尝不是如此？“见信如见人”。如果你是和老朋友通信，写一些非正式的邮件，那么你完全不需要拘泥于本文讨论的这些原则。但如果你写邮件的目的是和别人讨论一些正式的、严肃的问题，那么如何在邮件中得体地把这几句话体现出来，就是你需要关心的问题了。
你好
英语邮件开头的 Salutation（问候语）实际上包含了对对方的称呼。在正式邮件中，我们通常要注明对方的头衔和职务（如果非常重要的话），再称对方的 Last Name（First Name 可以一并写出，也可以不写）。这一点和写中文邮件是一样的。比如 Dear Dr. Phillip Zimbardo。如果是写邮件给我们不知具体姓名的人，例如在留学申请时写给 Admission Office，那么称呼就写 Dear Sir 或 Dear Madam（如果性别都不确定，则用 Sir/Madam）。
第一段第一句可以是简单的问候。例如 “I hope this email finds you well.” 或者 “Hope you are doing well.”。没有问候语、直入主题也是可以的。但如果是第一次给对方写邮件（或者很长时间没有和对方联系），请务必先自报家门，告诉对方你是谁，然后再提出你的问题，告诉对方你为什么写了这封邮件。
请
包含“please”的句式不太容易看起来显得失礼。如果我们希望告知对方一些事，那么 “Please be informed/advised that…”可以作为标配。你只需要把想告诉对方的那件事写成一个完整的句子，丢到 that 后面变成一个名词性从句，就大功告成。
若要向对方提出请求，我们可以用到 Would you please 开头的句子。 如果你觉得这样太小儿科，那么 “Should you be so kind as to do”这样简直让人感到有点肉麻的句子如何？
对不起，以及谢谢
作为中国人，我们常常见到对“对不起”这句话的滥用。有时候我们在情侣之间会听到这样的对话：
对不起，我错了。
你说，你错在哪儿了？
……T%#%$！
之所以这样的“对不起”让人感到不舒服，是因为它本质上是对对方的讨好，而非真的要道歉。另一方面，很讽刺的是，我们常常见到某人犯了错却嘴硬不肯道歉的事情出现。正确地说句“对不起”，真的很难吗？
“对不起”一定要言之有物。
换而言之，我们做了错事，就该说对不起；说了对不起，就一定意味着我们已经犯了错。所以，我们在说“对不起”的时候，一定要指涉具体的人和事，承认自己“错在哪”。在 I am sorry 或者 My apologies 的后面，是一定要有 for that（接具体的事）的。为了表示诚意，也为了让道歉产生实质性的效果，在道歉之后，请务必提供你的补救措施。例如，“ We are very sorry for the confusion with the backorder status on your order and certainly understand how frustrating it must be. I am happy to review your order and provide you with some additional information.”。
最后，你还可以在陈述完这件事的来龙去脉之后，再补充一句 “Sorry for any inconvenience caused.”。
我们的另一个坏习惯是把“给您添麻烦”“抱歉占用你的时间”挂在嘴边。实际上，在我们说这些话的时候，我们是期待对方满足我们的请求，为我们提供帮助；或者说，对方可能已经做了这样的事，我们感到有些“过意不去”。既然如此，我们何不把这种拐弯抹角的“对不起”变成更加直接的“谢谢”？
基于同样的道理，“谢谢”也要指涉具体的人和事。你可以在谈到对方为自己做了什么之后补一句 Thank you，也可以说 Thanks for XXXX。用 I appreciate XXX 做替换也不错。实际上，只要你能说清楚对方是如何帮到你的，就已经显得很真诚了；用大词替换“Thank you”并不能达到同样的英语口语表达效果。
谢谢，以及再见
写完邮件正文，差不多就可以考虑收尾了。这时候我们需要做的事当然是礼貌性地谢谢对方，以及说句“再见”。万用的文末致谢是这样的：“Thank you for your time and consideration.”。如果你愿意，也可以提及本文涉及的某个具体的事宜，例如 Admission Office 经常喜欢在给学生的回信中写到的，“Thank you for considering XXXX University for your graduate studies. ”。
在致谢之后，我们还可以为将来的后续联系留下铺垫。你可以说 “I am looking forward to hearing from you.”。如果你希望表现出更低的姿态（即更多的礼貌），那么 “Please let me know if/should…”和““Please feel free to contact me if”会是很好用的句式。例如 “Please let me know should you have any further questions/requests.”。然后你就可以在 sincerely 的加持中结束邮件了。
写电子邮件是一种沟通手段，礼貌和尊重则是沟通的基本前提。既然如此，妥善地使用礼貌用语，体现出自己的教养和对对方的尊重，也就是我们必须做到的事。归根到底，不过就是这么一句话吧：
时刻谨记尊敬，并真诚地将其示人。
作者简介：乔淼，北京师范大学心理学院硕士。曾任北京新东方学校 GRE 填空讲师。现任朗播网 GRE 阅读和填空双料讲师。北京大学学生心理咨询中心兼职心理咨询师。桌面游戏教练。主要爱好是格斗术（尤其是 Krav Maga）。业余时间是一名作家。微信公众号 the2ndfoundation “第二基地”。
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