在实际业务处理过程中，卖方少发货的情况时有发生，如果企业的会计信息化系统启用了供应链，有很多会计人员不知道如何处理了，因为发票数量与入库单数量不一致，无法进行采购结算，当然，整个业务也无法处理了。其实，对于卖方少发货的这种情况，只要稍微变通一下，处理起来也是很简单的，下面就一实例讲解一下此种业务的处理过程。

【业务描述】

2019年月3日，采购部张宏亮与天津慧阳签订采购合同（合同号：CG07009），2019年7月4日收到货物及增值税发票（发票号：32307938），同时以电汇方式支付了货款（票据号：36257064）。货物在验收入库时发现恒久女表短缺2只，原因系对方少发，经协商以对方承诺下月补发（1103入库单号：RK07011，1204入库单号：RK07012）。

【业务解析】

对于卖方少发货的数量，先生成到货拒收单，按照实际数量入库，把发票拆成实收数与拒收数两行，就可以进行正常业务处理了。当再收到少发的货物后，仍可按正常流程来操作即可。

根据以上分析，这笔业务的处理流程如下：

1.填制采购订单

（1）2019年7月3日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购订货】—【采购订单】命令，打开【采购订单】窗口。

（2）单击【增加】按钮，按资料增加采购订单，单击【保存】按钮。

（3）单击【审核】按钮，审核填制的采购订单。

2.参照采购订单生成采购到货单

（1）2019年7月4日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购到货】—【到货单】命令，打开【到货单】窗口。

（2）单击【增加】按钮，选择【生单】—【采购订单】命令，打开【查询条件选择—采购订单列表过滤】窗口，单击【确定】按钮。

（3）系统弹出【拷贝并执行】窗口，选中所要拷贝的采购订单“CG07009”，单击【确定】按钮，系统自动生成到货单，在到货单表体第2行的拒收数量中输入2，单击【保存】按钮。

（4）单击【审核】按钮，审核根据采购订单生成的采购到货单。

（5）单击【退出】按钮。

3.参照到货单生成到货拒收单

（1）2019年7月4日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购到货】—【到货拒收单】命令，打开【到货拒收单】窗口。

（2）单击【增加】按钮，选择【生单】—【到货单】命令，打开【查询条件选择—采购退货单列表过滤】窗口，单击【确定】按钮。

（3）系统弹出【拷贝并执行】窗口，在窗口上方选中“天津慧阳”的到货单，下方只选择“恒久女表”那一行，单击【确定】按钮，生成到货拒收单，单击【保存】、【审核】、【退出】按钮。

4.参照到货单生成采购入库单

（1）2019年7月4日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【库存管理】—【入库业务】—【采购入库单】命令，打开【采购入库单】窗口。

（2）选择【生单】—【采购到货单（批量）】命令，打开【查询条件选择—采购到货单列表】窗口，单击【确定】按钮，打开【到货单生单列表】窗口。

（3）双击要选择的到货单所对应的“选择”栏，即上一步骤完成的到货单，在窗口下方百盛牛仔裤选择“服装仓”，恒久女表一行的仓库选择“手表仓”，单击【确定】按钮，返回“采购入库单”窗口，再单击【修改】按钮，将手表仓采购入库单表头中的【入库单号】为RK01012，保存并审核该入库单。再将服装仓采购入库单表头中的【入库单号】为RK01011，保存并审核该入库单。

5.参照采购订单生成采购专用发票（现付）

2019年7月4日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购专用发票】命令，打开【采购专用发票】窗口。单击【增加】按钮，选择【生单】—【采购订单】命令，打开【查询条件选择—采购入库单列表过滤】窗口，单击【确定】按钮。系统弹出【拷贝并执行】窗口，选中所要拷贝的CG07009采购订单，单击【确定】按钮，系统自动生成采购专用发票，修改发票号为“32307938”，其他项默认，将表体恒久女表的“数量”拆分为“98”和“2”两行，单击【保存】按钮。

单击工具栏的【现付】按钮，打开“采购现付”窗口，结算方式输入电汇，原币金额输入329960，票据号输入36257064，单击【确定】按钮。

6.手工采购结算

（1）2019年7月4日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【采购管理】—【采购结算】—【手工结算】命令，打开【手工结算】窗口。

（2）单击【选单】按钮，打开【结算选单】窗口。单击【查询】按钮，打开【查询条件选择—采购手工结算】窗口。单击【确定】按钮，系统过滤出需要结算的“采购发票”和“入库单”，选择相应的“采购发票”和“入库单”，单击“确定”按钮。

（3）单击【结算】按钮，系统显示“完成结算!”。

7.审核发票并制单处理

（1）2019年7月4日，在企业应用平台中执行【业务工作】—【财务会计】—【应付款管理】—【应付单据处理】—【应付单据审核】命令，打开【应付单据查询条件】窗口。

（2）勾选“已包含现结发票”，单击【确定】按钮，系统弹出【应付单据列表】窗口。双击【选择】栏，或单击【全选】按钮，单击【审核】按钮，系统完成审核并给出审核报告。单击【确定】按钮后退出。

（3）执行【制单处理】命令，打开【制单查询】窗口，选择【现结制单】。单击【确定】按钮，打开【采购发票制单】窗口。

（4）选择【记账凭证】，再单击【全选】按钮，选中需要制单的【采购专用发票】。单击【制单】按钮，生成一张记账凭证，单击【保存】按钮。

6.正常单据记账并生成凭证

（1）2019年7月4日，财务部赵凯在企业应用平台中执行【业务工作】—【供应链】—【存货核算】—【业务核算】—【正常单据记账】命令，打开【查询条件选择】窗口。

（2）单击【确定】按钮，打开【正常单据记账列表】窗口。

（3）双击入库单RK01011、RK01012的“选择”栏或单击【全选】按钮，单击【记账】按钮，将采购入库单记账，系统提示【记账成功】，单击【确定】按钮。

（4）执行【财务核算】—【生成凭证】命令，打开【查询条件】窗口。

（5）单击【确定】按钮，打开【未生成凭证单据一览表】窗口。

（6）单击【选择】栏，或单击【全选】按钮，选中待生成凭证的单据，单击【确定】按钮。

（7）选择【记账凭证】，单击【合成】按钮，生成一张记账凭证，单击【保存】按钮。