今天兑观科技小编为大家分享档案知识干货了，本篇分享主要内容为——重份文件如何处理？
文件材料在收集整理的初期要判断其是否属于归档范围，属于则归，不属于则不归。归，则意味着这份文件材料将升级，成为更高阶段的“档案”。不归，一般性资料可临时在资料柜中保管段时间，如可能还有作用可放入资料室再保管段时间，更多的可能性是被清理，即销毁。
这里需要注意一下，不管是文件还是档案，重份的还是没有保存价值的，“清理”指的不是变卖，也不能是变卖，不能是变卖，不能是变卖！（重要事情说三遍！）根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令）的规定，重份文件属于不归档范围之一，只需要保存一份正式文件即可，其余重份者需要剔除。
公文的印制份数有什么要求？
《*党**政机关公文处理工作条例》和《*党**政机关公文格式国家标准》明确了公文拟制的相关规定，正式公文如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角的第一行。份号即公文印制份数的顺序号。
公文的印制份数没有明确要求，可根据公文的重要程度和阅读范围确定印制份数。印制时，要保证印制的数量足够，又不能铺张浪费耗材。
如何判断重份文件？
重份文件，即同一文件有两份或两份以上。文件材料正式归档前，应预归档，预归档阶段要做好文件材料的收集和初步整理，基本判断文件材料是否收集齐全、真实有效。预归档的文件，有收文和发文之分，一般收文和发文都有可能有多份，预归档时要注意以下几个问题：
1.预归档文件的内容是否齐全，剔除重份文件时，应确认归档的是否为最终的正式文件。
2.预归档文件的纸张页数是否有残缺，剔除重份文件时，应保留纸张品质最好的文件归档。
3.预归档文件是否加盖公章，剔除重份文件时，保留加盖公章的文件,而且公章位置最正、公章颜色最适宜的。
4.预归档文件是否有领导批示、指示、意见、工作安排等，如有则这份带领导字迹的文件需要归档保存，同时存档一份不带领导字迹的，不带字迹的排列在前，带字迹的排列在后。（注：批示、指示、意见、工作安排等字迹内容如仅为“阅”“已看”等无实质意义的内容，可不归档保存）
重份文件如何处理？
1.销毁，《*党**政机关公文处理工作条例》规定，不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。《中华人民共和国档案法》规定，禁止擅自销毁档案。
挑拣出来的重份文件，虽然没有加盖归档章，没有移交入库，但是作为正式归档的文件有的可能涉及重大事件、重要秘密。“重份”只是说明文件的数量有两份或两份以上，不代表重份文件没有价值或没有作用。即使重份文件需要销毁，也要经过相关流程，审批后方可销毁。
如果文件归档了，成为了档案，就需要按照档案的销毁程序开展工作。《机关档案管理规定》规定，经鉴定可以销毁的档案，首先要编制档案销毁清册并报请审核批准，其次相关人员在档案销毁清册上签署意见，然后机关档案部门组织销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销，销毁前需清点核对，销毁后在清册上签名或盖章。档案销毁还应当在指定场所进行。
2.在资料柜作为资料临时再保管一段时间，再销毁，《机关档案管理规定》规定，机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档。作为档案保管的文件，第二年上半年就要向档案室移交了，如果档案都移交了，部分职能工作的开展可能会有所影响，保留一部分重要的重份文件，有利于近期工作的开展。这部分重份文件可以在各自办公室的资料柜中再摆放一段时间，不需要的时候再销毁。
3.做成文件汇编，长期保管，档案整理归档时，需要区分保管期限，需要寻找档案之间的有机联系，势必要打乱文件的发文机关代字和发文顺序号。非专业档案管理人员很不适应这样的整理规则，会觉得不好用，不适用，最关键的还是不会用。需归档的文件，应作为档案移交出去，重份的文件可制作一份重份文件汇编，做为资料查考利用，将很利于工作的开展。或按文件的成文时间排列，或按机关代字和顺序号排列，都可行。这项工作如果到年底去做，可能会很有难度，年底各项工作都很繁重，又要整理档案又要制作汇编，等于要干两份活。如果平时预归档的时候准备两个档案盒，一个正式文件预归档为档案，一个重份文件预归为文件汇编，把工作做在平时，则不至于到年终时手忙脚乱。
单位规模较小的机关单位，一年一本文件汇编就可以了，一年一年累计起来也是一种文化财富。发文可以全部做，收文则没有必要都收到文件汇编，挑选一些重要的、和本职工作有关的即可。
在档案业务指导的工作中，发现有的单位文件汇编做的很好，很厚重——两三百页，很美观——精美封面加胶装。问题是，他的文件汇编真的是“文件汇编”，既有正式文件，还有发文稿纸、底稿，他们单位除了这个“文件汇编”外，没有档案！仅有的一份文件做了文件汇编！
档案的本质属性是原始凭证性，档案就是档案，先有档案然后才有文件汇编，文件汇编的底和根是档案，查不到档案，则文件汇编可能就会有问题……
存在即有价值，即使是重份文件，同样如此，过去、现在、将来，就看如何对待和处理了。