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01 采购合同订立工具
02 合同执行评估工具
03 合同执行变更工具
04 合同纠纷处理工具
一、采购合同订立工具
采购合同经过编制、审议程序后，进入到订立环节，采购合同订立是企业与供应商共同协商，使双方意见表示趋于一致的过程。对采购合同订立的管理应从程序控制和文件建设两方面同时进行，如下。
拟定、审核合同
1．《合同授权审批制度》——明确合同审批权限，人员职责以及授权审批流程
2．《合同会审制度》——规定合同会审的内容、要点，加强对合同制定的监督
授权人员签章
《合同协议订立权限分级授予制度》
明确企业内部相关单位、部门和岗位的授权范围、授权期间、授权条件等
提供合同专用章
《合同协议专用章专人保管制度》
指定合同协议专用章的保管人员及其职责，确保印章保管与使用职责相分离
订立合同、签章
《合同协议订立操作规范》
规范合同订立行为，对签订程序、防伪印记使用、保密工作等进行严格规定
收回合同专用章
《合同协议专用章收回制度》
对合同协议专用章回收时间、程序和存做等进行要求，严防印章流失事故
保管合同协议
1．《合同协议归口管理制度》——指定合同协议归口管理部门及其职责范围
2．《合同协议分级管理制度》——划分合同协议重要级别，指定相应责任单位
二、合同执行评估工具
1．合同执行评估实施办法设计注意事项
合同执行评估实施办法设计注意事项如下。
实施办法目的
1．指导合同执行评估工作的开展
2．划分合同执行评估工作相关人员职责
3．对评估的内容以及要点做出要求
4．明确评估结果的运用
主要事项
1．明确合同执行评估原则
2．规定合同执行评估内容
3．梳理合同执行评估流程
4．建设和完善合同执行评估的文件及表单
相关文件及表单
1．《合同协议分级管理制度》
2．《合同执行评估实施方案》
3．《合同执行评估要点表》
4．《供应商不良行为记录》
5．《合同执行评估报告》
2．合同执行评估实施办法设计实例
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制度名称 |
合同执行评估实施办法 |
编 号 |
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受控状态 |
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执行部门 |
监督部门 |
生效日期 |
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第1章 总则 第1条 目的。 为加强采购合同执行监管，建立和完善合同履行评估机制，营造合同执行诚信环境，维护合同当事人的合法权益，制定本办法。 第2条 适用范围。 本实施办法适用于公司采购合同执行评估工作。 第3条 相关定义。 1．本办法所称合同，是指公司与自然人、法人以及其他组织为实现一定的经济目的，明确相互的权利义务，所签订的书面契约。 2．本办法所称部门指代表公司洽谈、签订合同的各业务部门、职能部门。 3．本办法所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并负有责任保证合同最终文本与各级审批后的合同文本在内容条款上的一致性。 4．本办法所称合同执行评估，是指相关部门、业务经办人对已全部履行或部分履行的采购项目合同履行是否符合法律、法规和规章规定，实施监督检查和成效评估的行为。 第4条 评估实施原则。 1．按照国家有关法律、法规、政策和公司文件的有关规定，开展合同履行评估工作。 2．采用主管部门与专家、动态与静态、定量与定性相结合的方法，对被评估对象合同执行情况作出结论。 3．实施正确的评估方法和程序，保证合同评估工作的公正性、准确性、完整性。 4．参与评估人员如与被评估对象有利益关系，应当回避。 第5条 职责分工。 1．采购部经理负责建立和完善各部门之间的联动机制，促进合同的全面执行。 2．各部门主管负责组织人员实施合同执行情况评估，并监督、指导评估工作。 3．业务经办人员负责执行采购合同履行情况跟踪，并定期向上级汇报履行情况。 4．合同档案管理员负责建立合同执行诚信档案，如实记录合同执行中的不良行为。 5．法律顾问负责检查合同履行情况，并协助各部门处理合同执行过程中的纠纷。 6．其他部门应配合合同执行评估工作的开展。 第2章 评估目标与内容 第6条 评估目标。 1．促进合同的正常执行。 保持与供应商的沟通，确保供应商按照合同规定条款执行。 2．满足公司的物资需求。 物资供应满足公司需求。不仅严格执行物资正常到货时间，而且要求有柔性，对于要求紧急到货的物资要能按时完成，对于需求要延迟到货时间的物资要妥善处理。 3．保持合理的库存水平。 将库存水平控制在合理的范围之内，避免发生一次大量到货的情况，导致资金过度占用，或是库存水平过低，影响运营。 第7条 评估内容。 各阶段采购合同执行情况评估的要点如下表所示。 合同执行评估内容要点说明表
第3章 评估方式与方法 第8条 采购合同相关部门主管负责建立和完善监督检查制度，制定落实合同执行评估方案，明确专人负责，定期或不定期进行跟踪检查。 第9条 采购合同相关部门主管应深入供应现场、采取查阅资料、召开分类座谈会、开展问卷调查、下发跟踪卡、组织合同缔约双方背靠背互评等形式，全面真实地了解合同执行情况。 第10条 业务经办人员应充分利用合同执行评估要点表，认真实施评估方案，善于发现供应过程存在的问题，及时上报上级人员，并做好评估报告的编写工作。 第11条 公司实行质量管理、仓储管理、生产管理等多组织之间的信息资源共享，互相配合，加强对供应商合同执行管理。 第12条 合同执行评估程序 1．组建合同执行评估小组人员组成以及工作议程。 2．依据议程对合同执行情况进行监督检查并汇总。 3．按合同执行评估要点进行评估，并做出评估结论。 4．对合同执行中供应商的不良行为提出改进意见，同时汇报采购部确认。 5．采购部、法律顾问以及业务经办人员与供应商协商解决相关合同纠纷。 第4章 评估结果的运用 第13条 结合合同执行评估要点表，以及供应商合同执行评估结论，公司采购合同执行情况分为良好、合格、基本合格、不合格四个等级。具体如下表所示。 合同执行评估等级表
第14条 相关人员应将合同履行评估结果，记入供应商诚信档案，作为供应商信用等级评定、选用或淘汰的重要依据。 第15条 对合同履行评估中确认的不良行为应在公司内部网站及时记录和公示。 第16条 对于同一个供应商三次合同执行评估被评为不合格的，除按规定计入不良行为记录，列入诚信“黑名单”在公司系统内部曝光外，对于违法行为，并向执法部门进行检举或诉讼，以获得经济补偿。 第17条 各部门应严格贯彻公司合同履行管理责任追究制度，对不认真履行跟踪管理职责，或玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，应当进行责任追究。 第5章 附则 第18条 本办法未尽事宜，法律法规及公司制度有规定的从其规定。 第19条 本办法自发布之日起实施。 |
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编制日期 |
审核日期 |
批准日期 |
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修改标记 |
修改处数 |
修改日期 |
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三、合同执行变更工具
1．合同执行变更的常见原因
国内采购合同
交货期
供方因不可抗力因素，无法在约定期内交货，又不愿承受罚款损失，申请延期交货
价格
由于工资或物价上涨，按原合同约定价格供方无法履行交货义务，而解约对双方不利，协调变更合同价格
国外采购合同
采购合同可分为国内采购合同及国外采购合同，其合同变更常见原因如下。
装运期
由于原料短期，延误生产等其他原因，供方无法在约定期内将货物装运，要求变更装运日期
装运方式
供方延迟交货的特殊急需货品、季节性销售货品等，设计时效性较强，须对装运方式进行调整（如船运改空运）
一次装运改分批装运
由于制程日期或船只舱位问题，供方无法一次将货物装运完成，要求变更为允许分批装运
2．合同变更流程设计的注意事项
合同变更流程设计的注意事项如下。
流程设计目的
1．明确合同变更的工作步骤和内容
2．划分合同变更申请审批的人员职责
3．通过流程梳理来提高合同变更工作的效率
流程设计要点
1．重视合同履行监控工作，及时提出合同变更申请
2．加强合同变更申请审批控制程序
3．完善合同变更所用文件、表单的建设
流程所用文件
1．《合同变更授权审批制度》
2．《合同变更申请审批表》
3．《合同变更通知函》
4．《合同变更协议书》
流程常见问题
1．合同变更的提议、协商和签订程序缺乏审批控制
2．未能严格把握合同变更的目的，维护企业利益
3．合同变更流程设计实例
四、合同纠纷处理工具
1．合同纠纷处理方法
在采购合同的执行过程中，交易双方往往因彼此的权利和义务等问题产生纠纷，引起争议，对合同纠纷处理的方法有如下所示5种。
诉讼
属法律行为，在最高人民法院/省/当地高中级人员法院提出诉讼文件
仲裁
非法律行为，由公平的第三方解决合同纠纷
调解
非法律行为，由第三方来促进合同双方纠纷解决、和解或妥协
小法庭
非法律行为，由双方的执行者谈判，以完成双方经理的信息交换
规避纠纷
非法律行为，指合同中允许的谈判、调解、仲裁和法律诉讼的渐进程序
2．合同纠纷处理流程设计的注意事项
合同纠纷处理流程设计的注意事项如下。
流程设计目的
1．规范合同纠纷处理工作程序
2．对合同纠纷处理过程进行监督，确*过保**程透明、公正
3．确保合同纠纷处理方法选用得当，降低处理成本，提高时间效率
流程设计要点
1．报告合同纠纷时应对产生纠纷的条款进行说明
2．双方应先展开协商，争取达成和解，保证合同的履行
3．慎重权衡纠纷双方的关系，恰当采用相应的方法
流程所用文件
1．《合同纠纷处理办法》
2．《合同纠纷处理方案》
3．《对外合同纠纷申报表》
4．《纠纷处理谈判记录表》
5．《合同纠纷协议书》
流程常见问题
1．未对纠纷产生的原因进行仔细分析，及时沟通
2．武断采用法律手段，导致大量费用、时间的消耗
3．过度强调自身利益，损害双方合作根基
3．合同纠纷处理流程设计实例
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