前言：
如果说“公司章程”是宏观上约束一个公司组织形态及发展的“宪法”的话，那么“员工手册”就是微观上一个公司内部所有个体工作行为规范的“法典”。员工手册与劳动合同几乎是所有劳动争议纠纷案件的核心关注焦点。因此，一本“员工手册”从制定—民主表决—公示—发放—修改的全过程，应是每一位企业人的必备功课。
一、制定
（一）制定主体
首先，制定主体必须合法，必须是企业主体，而不能是企业的某个部门（但经企业授权的除外）。
法律依据：《中华人民共和国劳动合同法》第四条“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务”。
（二）制定内容
1、内容合法
“员工手册”的制定内容应合理合法，既要满足企业为员工提供行为规范的要求，又要保护劳动者依法享有劳动权利、履行劳动义务，不可利用“员工手册”任意侵犯员工法定权益。
2、结构体系
“员工手册”的内容应以公司状况开篇，以员工行为准则为正文，以程序性规范为结尾。
二、民主表决
法律依据：《中华人民共和国劳动合同法》第四条“用人单位在制定﹑修改或者决定有关劳动报酬﹑工作时间﹑休息休假﹑劳动安全卫生﹑保险福利﹑职工培训﹑劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”
特别注意：体职工讨论制定“员工手册”的方法一般适用于用工量不大的小规模企业。用工量稍大的企业在制定“员工手册”时多倾向于采用职工代表大会形式制定。这里需要注意职工代表的选举过程也有必要留有痕迹。
三、公示
法律依据：《中华人民共和国劳动合同法》第四条“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
特别注意：公司应及时取得并保留，“员工手册”已经公示的依据。员工手册是企业对员工进行试用入职、升降职、调岗、加减薪、甚至开除员工的基石，而发生劳动争议纠纷中，企业往往是有口难辩，难以举证所制定的“员工手册”已经公示。
解决办法：企业可依据可采用下列形式之一来保留员工手册及修改部分已告知或已公示的依据：
（1）将新制定好的“员工手册”张贴多份于个工作部门，由各部门主管督促其属下员工在“员工手册”公示期内，签字已阅，签字时同时注明日期。
（2）以群发方式向员工发送“员工手册”内容并注明“公示期”，要求员工及时回复收到已阅的回复并保留。
四、发放
员工手册发放过程的法律依据与注意事项与公示相差不多，主要在于留有痕迹。
解决方法：
（1）对员工手册公布时已在职的老员工以单位发放员工手册，并保留员工签收已阅的记录；
（2）对新入职的每批次（个）新员工，试用期或者入职后及时组织“员工手册”签到培训讲座，讲座结束后以开卷形式对新员工进行简单“员工手册”考试，保留试卷及签到表；
（3）公司在印制员工手册时，最后一页内容可印制为员工手册签收回执，每发放一本员工手册就回收一份回执；
（4）企业内部网络系统支持的，可在上述任一步骤结束后向员工再次群发“员工手册”邮件以强化痕迹保留。
五、修改
法律依据：《中华人民共和国劳动合同法》第四条 规章制度 “在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善”
特别注意：员工手册的制定并非绝对一劳永逸的死板条文，员工手册应随企业的发展方向，发展规模，用工素质，用工数量，用工分类变化而变化，同时也应适应国家劳动相关法规的立法潮流，比较理想的员工手册修订频率为一年一次，至迟不得超过五年一次。注意每次修改结束后需要重复上述从表决到发放的整个流程，修改后的员工手册才生效。
六、专门制定
一个商机旺盛的企业，其注册资金、股东、办公地址、公司章程可以称作展现其商业价值的外衣，其内部的“员工手册”则更像其贴身衣袜。衣袜不适则如芒在背，纵使外衣再华丽，最终也要脱下来去摘掉那根刺。何不在企业成立之初就制定合适自己行业的员工手册，防患未然呢？
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