如果你把科学研究作为自己的终生职业，那么你就得学会接待和主持这一类事。接待与会者或者招待资深的演讲者以及主持大型会议，是大多数科学家在他们的科学生涯中必须面对的事情，这是因为你和你所在科学共同体需要进行交流，尤其是演讲和会议这样的交流。我记得我在当博士生时就参加过接待参加化学会议的代表。作为已经进入科学大门的年轻科研人员，你会被要求去接待一些资深的演讲者，甚至在当地的学术会议上担任某些专题报告会的主持工作。
一两年后甚至更短的时间，你会想到要组织一场专题讨论会或者是一次科学家的来访活动。这需要事先考虑好许多问题。当然，要把活动的学术信息（比如会议的主题，演讲的题目）告诉来宾。重要的是，要提前把来宾所需要的全部资料寄给他们，比如时间安排、听众的人数和组成以及住宿情况等。这些用电子邮件花不了多少时间。告诉他们旅途中可以获得一些帮助，问问他们是否有饮食方面的偏好，他们希望见到谁。要耐心等待他们的回答。他们可能直到最后动身之前才会给予答复——成功的科学家往往很忙，时间安排上比较混乱。最好是了解了解，看看他们有没有秘书，并且通过秘书安排好各项事宜，这样会使工作效率大大提高。一旦确认了出发和到达的详细资料以及离会时间，就可以开始制定计划，安排与职员和学生的讨论，确定演讲地点，安排膳食，等等。当来宾到达后，要在第一时间把打印好的日程表交给来宾。如果来宾（特别是资深来宾）不止一位，那么每一位来宾都应该准备一份定制的日程表。关注细节是重要的，但最重要的是要保证有好的听众参加专题讨论会，并有充分的讨论。邀请到了著名的科学家，却发现只有五六个听众，这是最难堪的事。组织工作最好在事先做好，这会增加你的工作量并花费许多精力，但这是值得的。不要临时以组织低年级学生（比如大学生）来填充会场的空白，这样做同样会使演讲者感到难堪，特别是当学生们因为不投入注意力做各种小动作时，会严重影响你作为主持人的声誉。如果你真要这样做，最好事先征求来宾的意见，比如说你正在组织学生们的某个活动。在作报告之前，要请演讲者提供一些供你介绍之用的个人详细资料，要带他们看看会议室、视听设备的布置。当然，如有可能，还要检查一下备用的投影仪和激光指物器所需的电池。问问来宾，他们是否乐意回答问题——他们肯定是乐意的，但一定要礼貌地询问。你可能会被安排在演讲前以及（或）演讲后招待演讲者，邀请另外一两个人一同前往是个不错的主意。但要记住这时候你是主人，要招待好你的客人（来宾）。在极大多数情况下，要保证为来访者报销各项合理费用。在来访结束以后，请记住发去一封感谢信。
现在谈一谈主持。在学术会议上主持一次预先组织好的专题报告会就不需要这么多的准备了，但是仍然涉及多方面的责任。会议前你最好找一找你主持时要发言的人是谁，让报告人为你写个小纸条，以便你保证能够正确地说出报告人的姓名、简历以及报告的题目，对于有多个作者的报告，你要知道由谁来发言。多数时候你主持的报告有多个报告人，你要知道谁先谁后。当主持人的另一个责任是事先要认真阅读内容摘要，当然还要仔细听他们的报告。在主持过程中随手记下一些可供公开讨论的问题是有益的，因为，如果听众中没有一个人提问，在这种情况下，首先提问的任务通常落在主持人肩上。有经验的主持人往往会提出一个恰当的话题，该话题使得报告人没时间说的话，有了进一步阐述的机会。
报告会的时间总是有限的。控制好时间可能是一个棘手的任务，这是主持人的职责，而你又不能对报告人无礼。明智的做法是，在会议一开始就明确说明每一次发言和讨论所占的时间，并且请求报告人遵守这一安排。
对报告人当然要有礼貌。你在会前向大家说了发言和讨论的时间，仍然会出现超时的情况，超出一两分钟通常是允许的，但如果你离讲台比较远，你可以走到报告人身边，示意希望他接受你的提示。给个小纸条也是可以的，要在上面提醒报告人发言已经超时了。如果有必要，问问他们是否可以概括性地讲，因为时间不够。这是超时不多的情况，比如才超时一两分钟。如果他们严重超时，这就使得主持人很为难，但是，有必要礼貌地这样说：“对不起，由于时间限制，我们只能很快继续下一个发言。”这样，报告人会意识到应该停住报告，当报告人稍有反应，表示你可以有礼貌地名正言顺地缩短讨论的时间。不管是否超时，一个报告结束之后，要感谢报告人，并且鼓励听众提问，此时主持人要尽量盯着整个听众席，看看谁举了手，或提出了什么问题。有时候，提问人说了许多话，或者问题听不清，主持人要简要地概括一下，使问题十分明确且引起听众兴趣。提问时出现无休止的争论是可能的，这会占去大量时间，你可以建议会后再继续讨论。报告会总是以一个上午或一个下午为单元的，在一个单元的所有报告人发言结束后，要再次对他们表示感谢。报告会看起来并不复杂，但为了你的成功，作为主持人时，专业化和充分的准备是最重要的策略。这表明你是这个科学共同体的负责任的人。（待续）
作者简介：冯长根，北京理工大学教授，《科技导报》原主编。