在盘点库存中,发现少了价值近万元的货品,查不出原因来,你是负责人,你将怎么处理?
我在丝印耗材深圳分公司后,就遇到了一次库存少货的情况。我用了非常规方法,在三个多的时间里,解决了这个问题。我是怎么解决的呢?
公司经营的是高品质的丝印耗材,都是从国外进口的,一般从下订单到货品到达,最快要3个月,大多在4-5个月到。因此,采购人员向国外下达采购订单时,要提前预估未来3-5个月的销售量。
公司早就使用了用友财务软件,各分公司的库存、销售、应收账款、呆死账都是清清楚楚的。因此,只要看财务数据,采购员基本都能做出相应的判断。
为了了解库存情况,总部各个分公司每个月都会对仓库做一次盘点。深圳分公司是除了两个总部外,规模最大的分公司,专门租了一间200平方米的仓库。
仓库在一座大楼的十几层,分为几个房间,有2个房间,做了保温处理,常年开着空调、严格避光,保证仓库的恒温,防止制版材料感光变质,减少油墨、粘合剂的老化和变质。
每个月的28号,分公司会由经理、财务、仓管员一起,到仓库进行库存盘点。盘点数据经过3个人签字后,每月1号正式上传到财务系统。每个季度,总部会派人过来监督盘点一次。
我是在接手公司半年左右,在一次盘点中,发现少了一卷瑞士进口的丝网。
财务数据显示,应当有一卷60米左右的丝网,仓库里没有实物,出现了账货不对的情况。
管理仓库的是一个老人,六十多岁了,是老板的家乡人。小小一个仓库的货值就有几百万了。老板不放心外人,用了自己的老乡管仓库,还在仓库安装了安防报警系统。老人管理仓库已经有3年了,一直都勤勤恳恳,任劳任怨。
盘点是我和财务、老人三人一起进行的,第二天财务汇总数据,准备找我签字确认后,就录入财务系统。但她发现,库存实物里少了一卷网布。财务数据显示,这卷网布为60米,入库单价为115元/米,整卷网布的价值是6900元。市场销售价格则过万元了。
我一听,头大了。
谁都知道,货不怕破损、过期,只要货还在,都好说。最怕的就是丢失。究竟是失职丢失,还是内外勾结、监守自盗?总容易让大家互相猜疑,追查起来会人人自危。
事关重大,我马上和财务一起赶到仓库,同老人碰面,询问网布事宜。老人这时也才知道少了一卷网布,他的脸刷得白了。
他知道,丢失这样一卷价值不菲的网布,意味着什么。
连忙打开仓库门,带我们一起寻找,两小时过去了,确认仓库里没有该卷网布。老人瘫坐在椅子上,惊恐地问我,经理怎么办?
我想了想,问他,这段时间有没有外人进过仓库,仓库钥匙有没有离身?他想了好久,说都没有。仓库的安防报警系统也没有报过警。
我同财务商量了一下,决定,先不上报,也不对其他任何人讲起。让老人再找找。
那几天,老人以串门为由,和我一起去每个员工的宿舍逐个看了一遍。看是不是有同事带到宿舍了。
很遗憾,一切努力后,还没有找到这卷网布。一晃,时间已经过去半个月了,可以确定,网布是丢失了。怎么处理呢?
我到财务室,单独和财务就此事做了交流。财务在公司干了有2年多了,经历过公司处理库存丢失这方面的事宜,有经验。
她告诉我,如果确定丢失了,老板一定会追究仓管员的责任,你也会负相应的责任。最终,这卷网布会以入库价,从仓管员和你的工资中慢慢抵扣的。这样你们会很冤的,尤其是你。
那有没有办法合理地解决这个问题?我问。财务说有,只要你和仓管员配合,就可以逐步解决掉。
方法就是,我以经理的权利,同意以给相应客户试用(当然是免费送出的)网布的形式,每次送给不同客户半米、1米的,逐步将这卷网布在做账的时候,慢慢就对冲掉了。
财务继续说,之所以要你们配合,如果没有你经理的同意,我是做不了这个帐的。仓管员要是自己向上面汇报了仓库丢失网布这件事,我们分公司账目里没有体现出来,你、我就都会有麻烦。
所以,要减少你俩的麻烦,必须我们一起配合,我愿意配合你。
仓管员是老板的老乡,据说还是老板的远房长辈,他是直接责任人,会向老板直接汇报自己丢失网布的事情吗?
财务说,可能性不大,他家并不富裕,所以这么大年纪了,还从浙江跑到深圳来打工赚钱。丢失网布,他负主要责任,肯定赔大头,要他几个月工资来赔,他不会主动去向老板说这件事的。
我想想,她分析地对。我需要同仓管老人交流确认一下他的想法。
第二天,我打电话专门让老人来办公室,告诉他过来一起探讨一下网布丢失的事宜。老人来后,很无助的看着我,似乎等待着命运的判决。
仓库丢失货物,他不仅仅面临失职、赔偿责任,可能还会因此而丢掉工作。
我告诉他,这件事目前还没有上报,也没有其他人知道。问他,可能会出现什么结果?
他悲观的说,是自己失职,造成货品丢失,老板一定会让我们赔的,“老板是我们村的,她的行事风格,我是知道的,之前出现过这样的情况,她都是让有关责任人赔偿的。”
“老板会因为这件事,辞退你吗?”我问他,“有可能,价值这么多钱的东西在我手上不见了,我怎么说得清?大家乡里乡亲的,这么大的损失,我怎么好意思继续干,我只能走人了。”
看来,他不对老板抱希望。我告诉老人,我作为经理,也负有不可推卸的责任。他无奈的说,让你受牵连了。
我说,有一个办法,可以让这件事无声无息的处理掉,我们都不用担负责任,但需要你我都守口如瓶,你愿意配合吗?
他眼前一亮,说道,经理,我相信你,你也要相信我。大家出来都是求财的,你我都没想到害人,有什么需要配合的,你只管吩咐。
我把财务的办法说了,他一听,喜出望外,连说我配合,我一定配合。你们等于是用自己的权利一起配合来帮我呢。我怎么会傻到自己去告诉老板呢?
这件事其实很简单,就是我对谁也不要说就可以了。
我说,对了。否则,我和财务将里外不是人。
老人如释重负的离开出办公室后,我告诉财务,就慢慢按照她提出的方式,将不见的网布逐步在做账中对冲掉。
随后,我向总部申请把仓库的安防报警系统更换成新的,防止出现被盗事件。
随后快过3个月了,财务告诉,这卷网布的最后一米,今天对冲完毕了,我打电话告诉了老人这个好消息,大家都松了一口气。
那个月月底,我们一起去唱卡啦OK,老人和我们一起去了,他唱的特别欢,玩的特别疯。