内审需要注意哪些问题 (内审管理方法和经验)

内审的最佳方法和技巧,怎样做内审最有效

现场审核是整个内审活动的重要环节,这一环节做不好,直接影响内审的质量和效率。现场审核的目的是实现审核的有效性与增值,需要有系统的审核思路,其有效性的体现是通过抽样的符合性来实现的,增值是通过现场审核过程中,达到适时贯标和找出符合性问题的证据来实现,使被审核方的陪同人员和相关受审人员对体系标准的再学习,以及掌握不合格项的整改思路,从而达到企业和个人的增值。

那么作为审核员怎么能够具备系统性的审核思路呢?需要掌握哪些审核方法和审核技巧呢?来保证审核效果和审核质量的,确保现场审核的顺利推进。

内审的最佳方法和技巧,怎样做内审最有效

现场审核常用的6种审核方法:

方法1:现场抽样审核方法:

抽样是现场审核的基本方法,严格按照随机抽样的原则,一般抽取样本为3-5个,这在编写检查表和现场走访和调查过程中,可以来确定抽样数量和相关样本,只有这样才能符合随机性。但在审核过程中如何抽取文件资料样本、设备型号、工具编号、查证记录、发现问题和获取客观证据,则需根据实际情况和所掌握的审核技术来选择适宜的方法(实际上,这在编制审检查表时就应考虑好)。如从《受控文件清单》、《质量记录清单》、《设备清单》、《计量工具控制清单》、《生产计划》、《控制计划》或《业务计划》等方面来随机抽取相关样本。

若遇到抽取某个样本审核过程,存在问题很多,要加大抽样数量,一般是加大一倍是样本数量,来确*过保**程控制的有效性和符合性,这些都是标准要求的结果。

虽然是随机抽样,但抽取的样本要具有代表性和覆盖过程的全面性,否则不具备抽样的科学性。方法---

方法2:按生产工序自上而下或自下而上的审核方法:

按生产工序的顺序或倒序进行,也就是我们经常所说的批追踪法,可以选择一个产品或规格型号,然后任意挑选一周,一般选择临近审核日期的,或者半年前的某一周进行。从原材料生产,到最终产品产出,这其中是质量记录或验证证据来查,你会从中看出整个工艺控制环节的质量可靠性;或者从最终产品任意挑选一个规格型号,然后按照倒序方法,来查看其中操作流程是否符合控制的有效性。

方法3:按过程审核的方法:

按过程审核是指以过程为中心,也叫过程方法,这些过程的界定都在《质量手册》或《管理手册》中体现,不过过程审核,一般一个过程涉及好几个部门,一个部门涉及有多个过程要求,交叉涉及,则需接受多次重复审核才能最终完成受审任务,从而查起来相对复杂,所以这种方法一般很少运用。

方法4:按部门审核的方法:

按部门审核是指以部门为中心,对该部门所有活动和所涉及的过程一次审核清楚,不再反复去该部门调查,然后按要素把该部门审核的结果汇总起来,得出该部门的审核结论,这种是常用的审核方法。

方法5:顺藤摸瓜审核方法:

这种方法是以问题线索为主导,深入追查或核实。审核员先到信息集中的部门进行审核,根据这一部门的有关信息发现体系中可能存在的问题,并就某些信息的落实和实施情况到有关部门进行核查。有时问题线索会超出检查表安排的范围甚至某个审核员的分工范围,这种情况下,不妨改变计划紧追不舍或通知其他审核员就发现的问题继续核查。确保现场审核的质量和有序进行。

方法6:现场扫描审核方法:

现场扫描是以全面观察现场现象为主的审核方法。这种方法是审核员到作业现场后,先对作业现场概况进行扫描,然后抽取一定的样本进行核查。标准的一些过程要求,如过程控制、检查与纠正措施等,只有通过现场扫描,才能获得客观证据,得出准确结论。现场

内审的最佳方法和技巧,怎样做内审最有效

现场审核遵照的3大原则:

原则1:“写我们所做的,做我们所写的”的原则:

即我们文件所写的,要跟现场所做的相一致;现场所做的,要跟文件所写的相一致,不可凭自己的主观臆断来猜测其符合性。更不可道听途说作为证据来判断其符合性,必须拿出证据来验证才可。

原则2:坚持以“客观证据”为依据的原则:

眼看为真,耳听不一定为实。即使我们平时做的很好,但我们抽样的某一时间节点有问题;或者平时都有问题,我们抽样的样本审核中没有问题,也不能算有问题的,这就是抽样的风险性,这个风险是双方都存在风险,即审核组存在风险,被审核方也会存在风险的。一切以“客观证据”为依据。

原则3:坚持“独立、公正”的原则:

我们在审核判断不合格的时候,要排除其它外界因素干扰,更不可因为情面和威胁而影响我们的判断,必须坚持独立性和公正性原则。

内审的最佳方法和技巧,怎样做内审最有效

现场审核6大技巧:

现场审核的过程是一个沟通的过程,而且是一个正式的双向沟通过程。掌握沟通技巧是对审核员的一个基本要求,充分、流畅的沟通是审核成功的关键之一。

技巧1:保持融洽的面谈技巧:

只有做到融洽的面谈氛围,才能获得被审核方的合作,也是消除紧张气氛和心理障碍,便于提供客观证据。面谈时,要把握少说,多听,得当的提问,选择适当的面谈对象都是很重要的。

技巧2:采用正确的提问方式:

多采用开放式、思考式提问方式,少采用封闭式提问。对于那些自己不好把握客观证据的审核问题,一般采用开放式或思考式来问,从提问中获取被审核人的回答结果,然后按照其回答结果,进行调阅其相关证据来审,这样会收获很多信息和证据。

技巧3:采用能细则细,不能细则粗,最贴近的原则技巧来判断不合格项:

审核员要及时地对所收集的客观证据和审核发现中来进行符合性判断,那么如何来判断呢?要学会对上标准和法规的则细,对不上标准、法规的则粗的原则,不可全细或全粗的来执行。

技巧4:审核过程中碰到疑难或把握不清标准的时候,要学会审核组开碰头会形式:

很多时候,自己对标准把握不清,或不准,不要及时下结论,应该采用小组碰头会形式来解决,对解决的结果要及时请受审核方确认,千万不可隐藏或不说,这样容易激发被审核方的非议。

技巧5:每天审核结束,对审核发现中不符合性证据要及时请受审方确认:

这是我们在审核过程中经常被忽视的地方,也是最容易造成审核过程中的争议。所以学会及时发现,及时确认的原则,否则其再现性往往难以把握,从而给审核组后续审核造成困扰。

技巧6:对总经理或管代的审核要谦虚和多调阅资料的形式进行:

因为内审都是内部员工进行的,这样对上级总经理和管代的审核,一定要懂得一些技巧和方法,否则给自己后续工作造成不必要的困扰。一般按照我们检查表中的要求,需要领导配合的,尽量采用调阅资料作为证据的形式,也不可因为不好意思就不去审核领导。如公司战略和方针性的把握,尽量查阅资料形式,来实现审核。确实不了解的,根据体系标准要求,可以咨询一下领导。如XX总经理,其中审核中有项涉及到公司战略方面的考虑,我们公司是如何来做的,这点我还不清楚,这样一般高层会配合你完成的,从而达到审核的目的。