我们为什么会陷入低效？
在生活中，我们每天都有很多不得不做的事情需优先处理，可辛苦忙活很久，压根儿看不到出头之日，说好的诗和远方呢？
这时候学会用工具把所有要做的事分门别类整理好，放在另一个完善的系统中来帮助自己记录这些事。
这样做可以让自己的大脑从一大堆乱七八糟的想法中解放出来，不耗费太多的能量来记住那些该做还没做的事情。让生活工作状态已濒临失控的人们，从忙碌中抽身出来，重新获得生活的掌控权。
工作效率低的三大原因
究竟是什么阻碍了目标的完成，让我们的工作变得低效呢？
第一，在我们处理每天要完成的任务时，会有很多突发事件或干扰因素来分散我们的注意力。
第二，由于要完成的事情太多，有一部分内容还是自己不喜欢的，大脑中下意识产生了*制抵**情绪。这种*制抵**情绪会拖慢行动，拖延所产生的后果，又会给自己带来新的压力。
第三，有很多人是完美主义者，自己给自己设定了高标准，但能力距离这样的标准还有差距，这个难度就吓到了自己，让自己无法向前。
以上三个降低工作效率的原因中，最根本的底层原因在于：人们对于自己的任务已经做出了承诺，但又没有能力去完成这些承诺。
我们在有意识或无意识的情况下，和外界签订了许多协议，这些协议就是自己对于外界所许的承诺。
例如：我要带领更多的人共同成长；我要换一栋更大的房子；我要打扫家里的卫生了。这些事情无论大小，都已经存进了你的大脑中，消耗能量，占据大脑内存。
当我们的大脑被这些琐碎，没有恰当处理过的事情占据之后，思维就会受阻。当你正在专注做一些重要任务的时候，就会时不时冒出一些想法，像该交水电费了，作业还没有完成，工作汇报还没有写。这些信息会对你造成干扰，严重影响工作效率。
堆砌悬而未决的事情，就是最大的拦路虎。
做好时间管理的原则
首先，必须把所有自己认为还没有完成的事情，存储在一个收集系统中，我们还必须定期对这个收集系统进行访问，把那些已经完成的、没有必要的清理出去。
在确定好自己的任务之后，我们还要对这些任务作出判断，接下来要采取什么样的具体行动，来推动这些任务的进展。
制订好行动方案之后，我们还需要保存好计划的行动进度，经常去查阅，并且要设置闹钟，来提醒自己行动起来。
经过这样三个步骤之后，可以把大脑从一大堆悬而未决的问题淹没状态解脱出来，发挥大脑最强的作用——“思考”。如果大脑只是被我们用来记忆那些没完成的杂事，那是孔夫子教三字经——大材小用，记住：大脑是用来思考，而不是记忆的。
把事情放到篮子里才会专注吗？
收集和理清是GTD时间管理法的核心阶段。通过收集，让大脑轻松起来；通过整理，让想法变成明确的行动。
1.准备阶段：确定时间、空间和工具
准备包括心理准备和物料准备。
心理准备是指你相信这套方法能给你的生活状态带来改善。如果带着怀疑的态度来做，由于怀疑而产生的负面情绪，会导致你不是全身心去做这件事，因此你也体会不到由于行动才能带来的改变，效果打了折扣，也浪费了时间和精力。
在做好心理准备之后，接下来就要进入到实际的准备过程中。
第一步：预留时间
对大多数人来说，比较理想的做法是预留几个小时。因为收集、理清两个阶段都可能会花费比较长的时间。如果被打断了，不断有新任务加进来，我们又要从头开始。所以最好在连续的一段时间内处理完。
尽量腾出两天来专门启动这一个计划吧。从现在来看，时间确实挺长的，但相比它可能带给你的效率提升和掌控感，这一段时间值得花。
第二步：准备工作区
如果你在家和公司都有自己专门的办公区域，那么这个位置就是你开启这个行动的最佳地点了。
这个位置最好是专属于你自己，而不是和其他人共用的地方。
第三步：准备工具
常用的工具有：
存放资料用的托盘、白纸、笔、便利贴、回形针、活页夹、订书机、胶带、橡皮筋、文件夹、日程表、废纸篓等。
最后还有一项要专门说明：用于收集想法、整理数据和制定任务清单的笔记本子或者电脑（其他的电子设备也可以）。如果比较喜欢用笔写的感觉，可以准备一个本子；如果希望能够随时同步每一项任务的进度，可以选择电子设备。
第四步：建立归档资料管理系统
想要建立一个高效的归档系统，有以下五点要注意：
1）存放资料的地方一定要触手可及，非常方便取出和放回。
2）要按照自己的规则排好顺序，可以参考按照字母、或者拼音的顺序，或者项目、主题都行。
3）数量足够多的文件夹，方便自己需要的时候随时取用。
4）有足够大的空间能够存放资料，尽量控制这个空间不要塞的太满，至少要少于3/4。
5）定期清理你的归档系统，可以防止资料过于混乱。把没有用的清理出去，一些重要的资料就不会被遗漏。
收集阶段：收集所有的材料
把一切“未完成事件”收集起来。
在这个阶段我们所使用的工具是：用来装东西的工作篮，写下你想法的白纸和笔。
在正式的收集工作开始之前，有3条原则是我们一定要记住的。
A)我们要把所有的悬而未决的事情收集起来，把它存放到你的收集系统中，而不是仅仅记在脑子里。
B)收集工具越少越好，够用就行。太多的话，管理收集工具也是给自己增加负担。
C)要把自己的收集系统定期的清空。
我们在收集的时候，有些细节是需要特别注意的。
如果一个收集工作篮不够用的话，可以另找一个地方存放。
如果一个东西太大，工作篮里装不下。那么就把你想做的事情写到一张纸条上，把纸条放到工作篮里。比如：你想给电脑贴膜，又不能把电脑和膜塞到自己的工作篮里，对吧？那么就用一张“给电脑贴膜”的纸条来替代。
有一些东西是你不想要的，那么别犹豫，马上扔掉。
如果你在收集的过程中，有了想要打扫和整理的冲动，那么一定要打住。可以把想要清理的地方或物品写成纸条，放到工作篮里面去。我们在这个阶段只收集，后续有专门的处理阶段。否则，这个收集工作要花费很长时间才能完成。
如果收集了自己的任务清单、或者日程表，那么对上面记录的内容不要管，直接放到工作篮里。
如果遇到一些想要马上处理的事儿，问一下自己：真的要立刻解决吗？或者两分钟之内能解决吗？如果答案是肯定的话，那么就先做吧。如果自己会迟疑，那么就等收集工作结束之后再说。
通过对外在环境的收集，能够把那些引起你注意力的物品、事项都收集起来，心里的一大块石头便落了地。
内在想法的收集
当我们把周围环境中需要处理的事务全部收集好之后，接下来就要继续寻找藏在大脑深处的想法。
想想有哪些事是自己一直想做又没做的，会牵扯自己的注意力，没办法直接放在工作篮里的。比如：投简历、锻炼身体、做职业规划、给父母打电话等。这些想法不是由生活中的实际物体引发的。
我们要做的就是把所有想做而未做的事，写到白纸上，然后把白纸放到工作篮里就行。
在写的时候，因为后续还要对这些事项进行处理，我们尽量在一张纸上写一件事情。所有想做的大事、小事全都写下来。
收集完之后，我们的大脑会觉得轻松许多，而与之对应的是满满当当的工作篮。这些事项不能长期堆放在工具篮里，这就需要我们进入下一个阶段的理清工作：清空工具篮。
理清阶段：清空工具篮
所有被放到工作篮里未处理的事项，咱们叫它“材料”。我们对材料的处理也要记住三条原则：
a) 从工作篮里最上面的一件事，开始处理。也就是说，不是挑自己喜欢的，觉得重要的事优先处理。而是从最上面一件开始，依次往下处理。
b) 一次只处理一件事。在按照流程处理完毕之后，再开始下一件。
c) 已经处理过的事件不要再放回工作篮里。
明确原则之后，我们一起来看看理清阶段都需要做些什么。
第一步：当我们从工作篮中拿起一个物品或一张纸条的时候，先问自己一个问题：它是什么？
例如：桌子上的一瓶洗发水，我的回答是：它是我在打折期买来囤货的。
一封邮件，我的回答：它是公司发的通知检查的消息。
第二步：问自己“我需要采取行动吗？”
答案是“否”的话，这样的任务会有三类：
a)无用的垃圾。根本不需要花费时间，这类东西应该直接放弃或扔掉。例如，吐槽，找不到用途的包装盒等。
b)在将来某个时间，也许会做的事情。目前不想做，但未来某个时间条件成熟了可能会去做。例如：等有假期了，带爸妈一起去旅行。把这些任务加入到一张“将来／也许”清单上。
c)参考资料，对未来的任务可能会有用的信息。例如：保存的一些公司资料、项目书参考模板。将来也许对自己有用处，那么就把它们当作参考资料归档存储起来。
答案是“是”的话，可以直接进入到第三步，问自己：“下一步的行动是什么？”
为了完成这些任务，自己都需要哪些行动，达成什么样的目标。
如果这个任务我们看了以后，就知道怎么行动，例如：打电话给小刘讨论关于明天会议安排的问题。
对这些可以直接执行的行动，进入到第四步，问自己：“这个任务可以在两分钟之内完成吗？”
如果两分钟内可以完成的话，那就直接去完成。
如果两分钟之内完不成，那么问自己“可以委托其他人做吗？”有人可以替代自己的话，把这个任务分配给他就可以，并且给出明确的任务截止时间。
例如：让小王去协商酒店预定。如果不能委托，有明确的指定完成时间和日期的话，就把这项任务分类给日程表。
如果没有明确的完成日期，越快越好，那么就把这一类的任务放到下一步行动清单上去。
跟以上各项不同的是，如果一个任务不能直接执行，需要分解，并且要经过多个步骤才能完成的，那么这类任务就被称为项目。
例如：周日之前写出新品发布会方案，需要经过很多的准备工作才能执行，就可以算是一个项目。要确定针对这个项目，我们要采取的下一步行动是什么。
所以经过理清阶段后，我们的工作篮就被清空了，工作篮中的任务分成了八个类别：
直接丢掉的垃圾，将来也许会做的事情，将来可能有价值的资料，需要很多次行动才能完成的项目，可以委派给其他人做的事情，两分钟内可以执行的任务，有指定时间和日期的日程任务，以及越快完成越好的下一步行动任务。
清单计划
1、组织整理阶段：建立好清单
1）将来／也许清单：这个清单上保存的就是那些目前不想做，但未来某个时间条件成熟了可能会去做的事情。把自己想到的所有这类的任务整理到一张清单上去。
2）项目清单：我们把所有需要多次才能够完成的任务，汇总到一张清单上去，这张清单就是所有的项目目录。我们可以按照不同的主题，例如：工作、生活、出行给它分类。
3）等待清单：我们把一些任务委派给其他人去做以后，这些等待别人完成的任务也需要整理成清单提醒自己。针对这部分任务，我们不关心过程，只关心结果。
4）下一步行动清单：这张清单是在理清阶段就已经梳理出来了。在这张清单上是没有明确的指定任务完成时间，但是我们要越快完成越好。包括一些单独的任务和推动项目进展的下一步行动。例如：为了完成看房的这个项目，可以把“查找房源”这个行动，列到下一步行动清单上去。
5）日程表：对于执行的时间有明确要求的任务，把它们加到日程中。有些任务需要具体到几点几分完成，例如参加一些定好时间的会议。有些任务需要在某一天完成就可以。这两种任务所需要完成的时间和日期都需要我们在日程表中标注出来。
这5张清单就构成了所有我们需要行动的清单。
这些资料也可以分为两类。一类是，现在用不上，但具有潜在价值的。另一类是，项目推进需要的资料。
具有潜在价值的资料可以按照类别来保存，项目参考的信息则可以按照项目的不同来进行分类。
这些资料可能有纸质、邮件以及电子的形式，需要我们分好类之后专门存储。
2、回顾阶段：保证系统的有效运行
我们需要及时对整个时间管理系统进行回顾、更新，把新任务添加进来，把已完成的事情删除掉。
最理想的状态是，自己可以在任何需要的时候，看到清单上的行动提醒。
第一步是对日程表、下一步行动清单和等待清单进行回顾。
我们查看最频繁的应该是自己的日程表，我们能看到都有哪些任务是在当天必须完成的。这是当天我们要重点关注的区域。
查看一下等待清单，看有哪些任务，是我们可以找别人追踪结果的。
对下一步行动清单查看，是要看看有哪些行动是我们可以见缝插针，及时执行的。
所以这就要求我们把清单放在眼睛随时能看得见的地方。如果是纸质的话，可以把它放在手边；如果是电子版的，可以打开清单的页面，让自己随时能看得见。
每周一次对时间管理系统进行回顾，是为了再次清空大脑，及时跟进项目推进情况，让我们一切未处理的事情都处于我们的掌控之中。
在进行每周回顾时，首先需要我们确认，是否把在这一周内所产生的任务和材料都收集到工作篮里了；其次需要经过理清后，确定好所有的项目，行动，日程表和等待的事项都是清晰的；再其次是对自己的等待清单、项目清单、下一步行动清单、日程表、将来／也许清单分别进行回顾。
回顾“项目”清单，确定项目的进度，及时在下一步行动清单上，更新需要执行的行动。
回顾“等待”清单，看看是否有必要采取跟进的行动，发个邮件或信息询问一下最新的进度，是否需要自己给予帮助。
回顾“下一步行动”清单，看有没有上一周已经做完了但还没来得及删除的任务，最新的项目行动有没有列上来。
回顾“将来／也许“清单，看看这个清单里有没有要启动的项目。想要下个月的年假出去旅游，那么这个月就要开始计划啦。把要开始启动的项目，从将来／也许清单挪到项目清单里去，并且在下一步行动清单上，制定出详细的下一步行动。
回顾“日程表”，看哪些有明确截止时间的任务是需要加入到这张清单里的。
通过每日的回顾，每周的确认以及更新工作后，可以让我们一直保持在最佳的行动状态
3、执行阶段：选择最合适的行动
我们要如何选择最适合当下的行动呢？
有3个评估方法，可以帮我们做选择。
1）确定某一时刻具体行动的“四标准法“
我们确定某一刻需要行动的任务是依据情境、时间、精力和重要性这四个标准进行选择的。
情境，是在自己所处的环境里面都有做些什么，旁边有哪些工具。例如：想要处理文件，那么面前肯定要有电脑。
时间，是自己所能支配的时间里能让自己干些什么事。如果自己有两三个小时的空闲，和只有十分钟，那么肯定会做出不同的选择。
精力，是处理任务时所需要投入的精神和体力。像一些机械的工作，整理文件，定机票等等需要花费的精力比较少；而出新方案，写稿子需要花费的精力就比较多。所以，在分配任务时，也要考虑到自己的精力是否充沛。
重要性，则是在考虑完前面三个因素之后，筛选出适合行动的任务出来，然后问自己，在这些行动中，哪项对自己来说是最重要的。
2）第二种方法，评估每日工作的“三分类法”
我们每天所执行的工作，主要有三种：执行清单上事先安排好的工作、处理突发事件、以及对自己的工作进行安排。
评估每日工作的“三分类法”给我们的启发就是，按照清单执行任务时，如果遇到突发事件，不要直接去处理它，而是通过对突发事件的重要性和清单任务的重要性对比分析，选择最适合的任务，时刻保持自己工作处于平衡的状态。
3）总体检视工作的“六层级法”
事情的重要性是我们选择行动的根本依据。我们的工作是可以从6个层次去对它进行检视和规划的，这种方法叫做“六层级法”。
6楼视野：目的和原则。这个层级是自己的目标和价值观，自己生活的意义是什么？
5楼视野：愿景。3～5年的发展前景，包括家庭和工作的。从长期来看，随着行业和环境发展趋势，自己的生活和工作会有着怎样的转变。
4楼视野：目标。1～2年内的目标，目标达成后，会有阶段性的结果。例如：考MBA来提升学历，扩充人脉；每天坚持阅读半个小时，对所在领域深入钻研。
3楼视野：关注点及责任范围。我们在工作和生活中所担任的一些角色所需要承担的责任。例如：身为公司的员工、在家庭中作为父母子女、配偶。为了把每一个角色扮演好，我们都要承担一些任务。
2楼视野：当前项目。
1楼视野：当前行动。这是在我们日程表上，直接行动的任务：打电话，回邮件，和上级沟通，日程安排等。
对于每一个层次的任务，我们都要尽全力去收集，这些是牵扯我们精力的重要事项。
以上提到的方法是对不同的项目和任务进行“横向”管理。但有时候，为了严格控制项目的执行进度，需要我们在较长的时间内，专注于一个项目，这个时候就需要进行“纵向”管理
你拿到一本沟通类的书开始阅读时，先别着急从第一页开始读。先问自己几个问题：我在生活或者工作中遇到了什么沟通类的问题呢？比如说：不知道如何安抚上级的情绪？怎么样跟下属沟通，才能够让对方抓住任务的要点？想好你要解决问题的场景。什么样的场景出现后，你的问题就算解决了呢？
带着对结果的预期，你再去读这本书，你的需求会变得非常明确。只要在这本书里找到问题的解决方法，这本书就值回书价了，你也不会再纠结于这本书没看完。
#423头条知识节#