怀揣着梦想、渴望在日本的美术大学学习的同学们，在考学的过程中，或许会面临一个共同的问题：如何与教授建立联系。写邮件是可以展示同学们的热诚、表达对学术的热爱以及向教授表现自己的重要途径。然而，要 在邮件中准确、恰当地传达出自己的意图和目的 并不容易。需要一份仔细思考的邮件来展现出同学们的诚意和能力。在这篇文章中，我们将告诉同学们如何以礼貌和专业的方式写邮件，来给教授留下更好的印象。
1.申请大学院前会进行邮件发送的情况
首先，在申请大学院之前，会进行邮件发送的情况：
2.发送邮件的时期和时间
建议同学们在申请大学院入学考试前两到三个月，或学校规定可申请事前面谈的时间内，向教授确认想做的研究主题是否可以得到指导。另外，在发送邮件后，请务必经常检查是否收到入试课或教授的邮件回信，并尽快进行回复。回复时请注意不要在深夜或清晨，最好在平日的白天进行回复。
3.给教授或入试课发送邮件时的基本格式
写给教授或入试课的邮件，从主题到邮件正文，有一个基本的书写结构。如果知道撰写邮件时使用什么结构，写邮件就会变得更容易，因此请同学们务必牢记这些要点。
（1）主题
在书写主题时，重要的是要写得简单易懂且具体，这样邮件的目的就能一目了然。但请注意，如果为了更易于理解而将邮件主题写得太长，则当邮件出现在收件人邮箱列表中时，主题的后半部分会因为太长而看不见。所以主题尽可能简单，写清楚发送邮件的目的：事前面谈、资料请求、考学相关的问题询问等等，例如「研究計画書に関するご相談（氏名）」这样进行主题的书写。
（2）开头
在邮件正文的开头，写下大学和收件人的姓名。例如「〇〇大学〇〇研究科 xx先生」、「〇〇大学入試課 ご担当者様」等。
（3）问候
在收件人后面留一个空行，然后添加问候语。如果同学从未直接见过教授，可以说「初めてメールさせて頂きました」，如果同学在校园开放日或事前面谈时与教授有过接触，则可以说「お世話になっております」等。问候过后，请写下自己的姓名、出身学校和专业等相关基础信息，例如「〇〇大学〇〇学部〇〇学科 xxと申します」等，请一定要写得一目了然。
（4）文本
在问候语过后添加换行符，然后开始邮件正文的书写。在正文的开头简要说明邮件的目的，例如「事前面談を申請したいため、メールいたしました」、「研究計画について、ご相談がありメールいたしました」等，然后简单明了地概括希望讨论的问题。
（5）结束语
然后用一句话来结束邮件。如果希望教授或入试课回复邮件，最好在邮件结尾加上请求回复的句子，例如「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」、「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」等句子都是可以的。
（6）署名
最后，请务必在邮件的末尾写上自己的名字，还可以写上联系方式。
4.邮件书写示例（❗️示例仅供参考，请结合自己的实际情况书写邮件❗️）
❗️以上邮件的示例仅供参考，请结合自己的实际情况来书写邮件❗️
5.发送邮件时的注意事项
（1）使用能够发送并接受回信的邮箱地址
给入试课或教授发送电子邮件时，请使用能够发送并接受回信的邮箱地址，不然很容易被误认为是垃圾邮件或发送失败。请使用gmail、yahoo等免费邮箱发送，并且可以在第一封邮件时的开头添加「フリーメールから失礼します」，会给人更礼貌的印象。
（2）确保使用礼貌的用语
在发送邮件时一定要有礼貌，会让收件人留下更好的印象。另外，在发送邮件时，需要注意如何使用敬语，如果不确定某个表达方式是否正确，请务必在使用之前进行查询。选择对对方表示尊敬和尊重的表达方式，例如「～していただけますでしょうか」等。另外，避免使用与朋友之间才会用到的过于亲密的表达方式来书写邮件，符号和表情等也不适合出现在发送给入试课或教授的邮件中，请同学们一定要注意。想要在文章中表达礼貌时，可以适当地使用“缓冲语（クッション言葉）”。缓冲语是在请求、询问、提出问题等的时候使用的语句。例如，在提出请求时，可以通过在想说的话前添加例如「お忙しいところ誠に恐れ入りますが」、「お手数をおかけしますが」等语句来表达自己的诚意。另外，如果希望对方回复，可以添加「ご都合の良いときに」之类的语句，以表示尊重对方的时间。
（3）使用适当的换行符以便让邮件更易于阅读
建议同学们的邮件文本应尽可能简洁且易于理解。如果文本内容很长且无法减短，请务必使用适当的换行符以便让邮件易于阅读。写完邮件后，再试着从收件人的角度重新阅读整篇邮件的文本，以确保写好的邮件简单易懂。要注意换行不要过多，太多的换行反而会让人感到难以阅读，适当地进行换行即可。
（4）收到教授的回信后立即在合适的时间回复
如果收到教授回复的邮件，请务必尽快进行回信。如果可能的话，最好在 24 小时内回复。避免在深夜或清晨发送邮件，最好在平日的白天发送。在回复邮件中，首先表达对教授给自己回复邮件的感谢，可以使用例如「お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます」之类的句子。
（5）发送邮件时，重要的是表达真诚，并清晰地传达自己的意图
发送邮件有一些比较繁琐的礼仪和规则，但是了解了邮件书写的基本结构和措辞，就可以为撰写邮件做好充分的准备。请同学们尝试使用本文中介绍的邮件示例作为参考，结合自己的实际情况来书写邮件内容吧。
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