你是否体验过这些情况：
事情做到一半才发现有所纰漏，以致影响工作进度；
有很多方法可以将工作做好，却不懂得活用应用；
非得等到工作期限将至，才开始动手准备；
突发情况导致原定计划大乱，只得手忙脚乱重新安排全部事项……
明明一开始斗志昂扬地要将事情做好，但最终落得力不从心、匆忙了事？
不是工作太难，而是事前没有规划
英国历史学家帕金森在《帕金森定律》中曾说过：“你可以用来完成工作的时间有多少，你的工作就会拖延、膨胀、复杂到让你足以填满那段时间为止。”
同样是一天8小时的工作，指派给你一项任务，你会在下班前完成一项任务；派给你两件任务，你就会做完两件事；派给你10项任务，你或许没办法一天完成，但你应该会开始做计划、排时间，挑一些紧急或重要的事情来做，最后可能完成4件。
一样的时间、一样的你，为什么会这样？
海明威曾说过：“不要把动作误当作行动。”
职场上，我们除了要和时间赛跑、跟工作打架，更要跟自己的惰性做斗争。如果你是“只要还有时间”就会拖延、就会把事情变得很复杂、想做的很完美的人，那你可能需要正视一件事：实际完成工作的时间，经常比你预计的完成时间还要长很多。所以，工作要规划，别让充裕的时间变得来不及，别让可预见的风险酿成灾难，别让原本可以做好的工作草草收尾。
《大工作书》一书指出，人们在工作上之所以会手忙脚乱或漏洞百出，根本原因通常不是工作本身太过困难，而是实践步骤太过粗糙——事前没有通盘进行思考及规划，凡事只凭临机应变。因此，唯有坦承“规划不够周全，才让事情进展不如预期“才能正视问题的根源，找出解决之道。
规划——预先安排工作流程
规划，是把工作做好的第一步。
所谓“规划”，是指预先思考整体计划，安排好工作执行的程序，创造一个让所有人都不会白费力气，而且高效率的工作情况。
日本知名教育学者与效率专家齐藤孝说过：“工作规划就如同在现状与目标这两点之间，建立起一道阶梯，透过拆解工作流程，带领人们一步一步走向终点。”
事前规划做的好，就先预先安排好了旅游路线和交通工具，由于已经全盘掌握工作的每个环节，接下来只要逐一完成即可；反之，如果出发时才开始定机票、定酒店，很容易出现订不到票、时间地点衔接不上的情况。
下面，为大家介绍完成工作规划的7个步骤，从此，晋升做事思路清晰、从容自信的工作达人。
一项工作规划大致可拆解为7个步骤：1.制定明确目标——2.拆解作业流程——3.理出优先顺序——4.委派分配任务——5.精准掌握时间——6.找出风险因子——7.总结检讨改善。
确定明确目标——“6W3H”思考结构
美剧《越狱》中，身为建筑工程师的迈克尔为了救出死囚哥哥，精心设计了完整的越狱计划，入狱的唯一目的就是要把林肯救出并还其清白。
有了明确的目标，才能确保每一分力气都不是白做工。接到工作安排时，千万不要一股脑地埋头苦干，而是要通过“6W3H”原则，明确为什么要做这件事，想要达到什么结果。
《工作，分析了再做》一书中，介绍了“6W3H”思考结构。
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- Why：思考工作的主旨、目的、理由以及期待的成果
- What：思考具体的工作内容，确认每个事项都与why所提出的目标相符合
- When：开始日、截止日、执行期间等
- Where：在哪里进行？
- Who：执行者是谁？
- Whom：为谁而做？
- How：怎么做？如何提高效率？
- How much：与金钱有关的预算、经费、价格等
- How many：与金钱无关的人数、次数、数量等
拆解作业流程——WBS拆解工作法
目标是一种距离越远，看起来越难实现的东西。工作规划将“大目标”拆解成“小目标”，把所有需要完成的工作，拆解得越清楚，执行就越顺利，每天完成一点点，循序渐进地达成目标。
在拆解工作中，最常用的方法是“WBS拆解工作法”技巧，以树状图的形势，将复杂的工作任务分解为买楼清晰的分支作业，定出工作范围、需要完成的时间等。
排定优先顺序——蔬菜原则
事情很多、时间太少、加班赶工，是很多职场人士面临的困境。面对接踵而来的任务，你是想做什么就做什么？还是哪件事比较紧急就先做那件事？
《每天多赚2小时》的作者肯恩·赛格勒指出：“人们之所以无法快速准确地简历工作优先顺序，主要是人会受到自身好恶所驱策，往往会优先做想做的事，延缓应该做的事情。“
如何克服惰性及好恶心理？赛格勒提出了“蔬菜原则”，即蔬菜未必可口，甚至有点难以下咽，但却对身体有营养；同理，有些工作或许难度很大，或许单调无趣，却对公司和个人职业生涯发展有帮助。因此，运用蔬菜原则，就是优先处理直接影响最高目标的行动项目。
委派分配任务——活用他人专才
很多完美主义者喜欢事必躬亲，或者不放心别人可以做，或者担心别人抢走自己的功劳；或者觉得与其花时间教别人，干脆自己做完。但随着工作量越来越大、或赶不上截止日期、碰上突发情况，单凭一己之力不足以完成所有工作，因此必须学会依赖他人的力量。
《超级工作秘籍》的作者小山龙介指出，为了顺利推行规模较大的工作，势必得借助多方面的知识和技能。只要你愿意信任他人，教导他人，不但可以让其他人获得成长的机会，也可以借助他人的时间，帮助你提升工作的品质，有更多的时间从事更重要、更关键的事务。
精准掌握时间——甘特图
有些人很容易低估工作所需的时间，以为一上午就能做完6小时的工作，导致后续工作延迟，工作规划大乱，必须一概再改，浪费时间。为了避免排定的时间表被临时性任务大乱步调，在估算时间时，一定要任务流出缓冲时间。
由美国工程师甘特发明的甘特图，能够反映出原订进度与实际状况之间的落差。
1. 画出表格，横轴表示时间，纵轴记载工作细项
2. 以每项工作的开始日期为起点，依照预估的时间，向右延伸出符合时间长度的长方形
3. 如果工作开始的时间，取决于前一项工作的完成进度，则在前项工作完成的终点处，作为新工作开始的起点
4. 依执行进度，在长方形中由左向右画粗线；也可以在目前时间点画垂直线，检查在此时间点之前尚未完成的工作。
管控风险因子——1:29:300法则
工作开始进行了，却发现时间安排的太紧凑；原本的目标任务，因为客户的临时要求必须重新来过；原本定好的人员安排，因为突发状况无法到位......
意外，可以说是职场人士最痛恨的事情，影响工作进度，引发连锁反应，导致无法在期限内完成工作。
美国工程师赫伯·海因利奇提出，一件重大事故的发生，背后通常还隐藏着29件小事故和300件隐藏未知的潜在问题。因此，在工作进行的同事，最好经常回顾审视“最初的工作计划”与“当前进度”之间的落差，以便于有效避免重大失误的发生。针对潜在风险提前思考应对方案，“有备无患”，才能确保计划顺利执行。
总结、检讨、改善
各种事前没有预估到或者难以掌握的因素，多少都会造成计划执行不如预期。因此，工作规划的最后一步，就是在事情结束后，针对整个过程进行评估，发掘问题、找出对策，为下一次工作规划提供改善对策，才能让工作流程更臻完美。
总结
本文介绍了工作规划大致可拆解为7个步骤：制定明确目标、拆解作业流程、理出优先顺序、委派分配任务、精准掌握时间、找出风险因子以及总结检讨改善。这7道步骤构成一个工作管理与改善的循环，唯有完整走完整个流程，并将每一次总结作为下一次改善的起点，才能让工作规划越来越精准，做起工作才能得心应手、从容自信。