站在“风”眼看项目——“1.2W小项目”引发的思考

说到风险,大家可能最耳熟能详的一句话来自股市:“投资有风险,入市需谨慎”。在瑞友PMP培训现场,一位资深项目总监分享了一个让他多年来“记忆犹新”的案例:

多年前,商务人员找到一个搭建“公司宣传推广网站”的合作契机,客户预算1.2W。 这对于经常并行承接项目,累计合同额达数百万的总监来说,不过是小菜一碟。用他自己的话说:这就是搂草打兔子,捎带手的事儿。经过初步评估,他认为项目内容简单,时间充裕,于是欣然接手。他本人在给该项目分派了相应资源后,便投身于合同额更高、项目更复杂、客户更“难缠”的项目中,直到项目上线阶段……

这个1.2W的小项目,在上线后接到客户反馈:网站不是他们想要的!经过开发人员几次沟通,不仅问题没有解决,反而上升到客户投诉的程度。于是该项目总监紧急联系客户,重新沟通需求,重新制定项目计划,同时为了能够准时上线,配备开发人员到现场办公,加班加点,最终赶在合同约定日期,按照客户要求重新开发了产品。

该总监事后反思,出现这样问题的根本原因就是:“轻敌”。认为1.2W项目太小,没把它当回事儿。未能像对待大项目一样充分调研和评估客户需求,未能充分识别和把控项目风险,未能在项目执行过程中进行有效的监控和管理……通过这个项目,他总结了一个十字箴言:项目不分大小,风险时刻警惕!——时时刻刻提醒自己,提醒项目经理:大项目要重视,小项目也不能忽视,风险意识要刻在脑中,不心存侥幸!

“墨菲定律”告诉我们:如果事情有变坏的可能,不管这种可能性有多小,它总会发生。所以我们必须做好项目的风险管理才能让项目朝着既定目标前进。

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什么是风险管理?

风险管理是指风险管理者采取各种措施和方法,减少风险事件发生的各种可能性,或者减少风险事件发生时造成的损失。我们一般可用七大工具来应对,即风险承担、风险规避、风险转移、风险转换、风险对冲、风险补偿和风险控制。

瑞友科技多年来一直致力于向全球客户提供高品质、先进的个性化IT服务™,为客户创造价值。服务过金融、保险、电信、流通、电子商务与互联网应用、能源、IT及高科技等多种行业客户,这其实离不开瑞友科技对项目产品质量的把关,对项目服务承诺的把关。瑞友科技自成立之日起就创立项目管理部,要求各项目团队引入QA人员,多年来坚持组织项目管理培训、QA能力培训等,从多方面进行风险管理意识的加强和管控。

通过多年的实践,瑞友科技现已形成自有的风险管理办法:通过对项目各阶段风险的持续识别、估计和评价,把风险发生的概率、损失严重程度以及其他因素综合起来考虑,得出项目发生各种风险的可能性及其危害程度,再与组织级安全指标相比较,确定项目的危险等级,从而决定相应的风险应对措施,即:应采取何种措施以及控制措施应采取到什么程度。其中,风险应对就是根据对项目风险的评估结果提出处置意见和办法。在实际的风险应对中,我们通常会使用20/80规律进行风险管控,即:项目所有风险中对项目产生80%威胁的只是其中的20%的风险,因此我们要集中力量去规避这20%的最危险的风险。

但是,项目风险的应对不仅仅是识别和措施制定,还要包括对风险有利机会的跟踪和对风险不利影响的控制。说到这里,就要提到积极风险或机会的应对策略。通常,使用三种策略应对可能对项目目标存在积极影响的风险。这些策略分别是开拓、分享和提高。

(l)开拓。如果组织希望确保机会得以实现,可就具有积极影响的风险采取该策略。该项策略的目的在于通过确保机会肯定实现而消除与特定积极风险相关的不确定性。直接开拓措施包括为项目分配更多的有能力的资源,以便缩短完成时间或实现超过最初预期的高质量。

(2)分享。分享积极风险是指将风险的责任分配给能为项目的利益获取机会的第三方,包括建立风险分享合作关系,或专门为机会管理目的的形成团队、特殊目的项目公司或合作合资企业。

(3)提高。该策略旨在通过提高积极风险的概率或其积极影响,识别并最大程度发挥这些积极风险的驱动因素,致力于改变机会的“大小”。通过促进或增强机会的成因,积极强化其触发条件,提高机会发生的概率,也可着重针对影响驱动因素以提高项目机会。

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