业务流程很少能达到其预期效率，大多数企业从不停止重新评估其流程–他们只是坚持最初的做法（高效）。虽然很多目前运行流程不一定很糟糕，但根据业务变化总会出现一些问题，这就是改进业务流程的地方。

流程改造

什么是业务流程改造（BPI）？

尽管业务流程改造（BPI）并没有真正被普遍接受的定义，但可以将其视为对现有业务流程的分析，审查和改进。这是通过绘制业务流程，确定效率低下，重新设计流程和对初始指标进行基准测试来完成。

通常，BPI的主要目标是以下三个：

目标1-减少流程时间：寻找更快或更有效地执行流程的方法，从消除无用的步骤到采用新技术，有许多不同的方法可以完成。

目标2-提高输出质量：使用相同的资源投入创建更好的产品或服务，这通常意味着在流程中找到对最终产品或服务产生负面影响的步骤，明确导致缺陷和错误问题并进行优化。

目标3-减少浪费：发现多余的流程并将其从工作流程中删除，这可能有助于实现前两个目标，或者只是提高整体效率。如果团队不必做无用的工作，那么他们可以将更多的时间花费在为公司创造价值的工作上。

改造

业务流程改造（BPI）步骤

有很多不同的业务流程改进方法，但是总体思路通常是相同的–采用旧流程并找到改进方法。

以下是执行BPI计划必须采取的典型步骤…

步骤1：明确当前业务并展现出来

如果不知道自己的业务流程的核心是什么，那么如何分析它们的效率并加以改造？因此，需要先将需要改造的流程梳理出来，以全局方式展现当前的业务。业务流程全景方式是了解业务运作方式并查找任何看似薄弱或效率低下的东西的好方法。

最基本的方法是通过笔和纸绘制流程图，其中包括流程中的步骤。但是这有点过时了，梳理并画流程的最佳方法是通过软件，通过图形软件以机构化方式绘制流程图，另一方面，工作流应用程序功能更强大。软件工具允许实时跟踪流程，而不是将其放在图表上。这将为业务带来若干潜在好处：

完整的流程跟踪：使用制图工具，将获得一个简单的文档以及流程流程图。另一方面，使用工作流软件，可以实时运行流程，可以看到谁在做什么，是否有人在截止日期之前推迟等等。

问责制和高效性：由于整个流程都由流程管理软件进行跟踪，因此每个岗位角色都知道何时应该执行自己的工作，进而对自己的工作负责。反过来，这导致更高的整体生产率和产品产量。

自动化：流程管理软件通常与不同的任务自动化集成在一起。可以消除任何无用的琐碎流程（例如，发送自动电子邮件），使员工可以专注于重要的工作。

流程全貌

步骤2：流程分析

计划好流程后，就可以开始进行流程分析。根据当前了解情况可以问问自己：

• 该流程中是否有任何步骤花费的时间比原本需要的时间长？
• 如果有流程迟缓或错过最后期限，那么主要的因素是什么？
• 对产品质量影响最大的步骤是什么，有什么方法可以使它们更加有效？
• 是否有些操作环节不确定性很强，经常出现相互扯皮现象？

一旦找到问题的主要原因，想出解决方案就容易得多。在这种情况下，需要将新发现的问题和期望达成的目标之间进行仔细核对比较，这些问题对最终目标达成重要程度和决定性因素之间关系是怎么样，为下一步重新设计做铺垫。

分析

步骤3：流程重新设计

一旦确定了旧业务流程低效率，就需要弄清楚如何进行更改。当然，这在很大程度上取决于业务流程的具体情况，并没有一种一应俱全的解决方案。

但是，可以遵循以下几种实践方式进行改造：

• 选择正确的指标进行比较：将新流程与旧流程进行效率比较，这样就可以凭经验知道它是否更好。
• 与业务人员一起探讨：真正业务操作人员对需要改进的地方都会提出不少的意见，毕竟最终操作还是这些岗位上员工。
• 避免一些隐藏风险：在某些情况下，最新解决方案在短期内会产生奇迹，但长期来看却效率低下或成本高昂。
• 定义改造的确切范围：应该确切知道解决方案将产生什么影响，对改造推行的力度和范围进行明确。
• 进行风险分析：永远无法以100％的准确性预测结果，可能要考虑可能会出错的所有问题。例如，制造方法最初似乎可以产生奇迹，直到由于一些小的疏忽而完全崩溃为止。

重新设计

步骤4：改造方案实施

实施对于业务流程改造计划的成功至关重要，是非常关键的一步，如果实施工作出现问题，可能最终会损失比效率低下的流程模式下所付出的代价还多的损失。

成功实施的步骤如下：

• 小范围实施改进以减轻风险，在对整个组织进行改进之前，最好先进行小规模测试调整寻找最佳方案，并将其作为后续流程改进基准方案。
• 获取正确的数据并定义实施步骤，制定出规范化流程实施方案。
• 让若有业务相关人员参与到流程改造方案中，对实施过程中出现的问题实时沟通交流。

流程实施

步骤5：流程监控与反思

事情通常不会完全按照改造计划进行，推出改造方案后，仍然需要监控所有内容，并确保当前改造流程运行效率不会低于改造之前流程。

举例来说，假设正在优化制造流程以提高每小时产量。虽然可能会成功完成，但也可能会发现虽然输出更好，但缺陷率也提高了，这就需要制定新的解决方案对解决改造过程中出现的新问题。即使不是这种情况，BPI还是一个连续的过程 –随着业务跟随市场变化总可以测试和实施一些新的改进方案，从而保障产品或服务在市场中保持领先优势。

监控

业务流程改造工作针对不同行业和不同企业管理背景来说，没有一个具体的衡量标准，同样性质和业务线的企业，可能用管理模式不一样在业务流程的实现方式上截然不同。没有什么流程是标准最佳，只有适合当前企业业务场景的流程才是最好。

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