多院区后勤如何管？13 家三甲公立医院的数据来了～

近年来,我国大型公立医院纷纷设置新院区,以缓解医疗服务压力,并扩大医疗辐射范围,由此形成了多院区的发展模式。在实际管理工作中,多院区后勤管理面临多重挑战,比如老院区、新院区并存,各院区具有不同的管理要求,各院区位置分散、距离远、人员多,导致行政管理效率低等问题。本研究通过网络调查广州市13 家三甲公立医院的多院区后勤管理模式,为完善多院区后勤管理提供依据。

一、调查对象与方法

（一）调查对象

2023 年5 月23 日至5 月31 日, 对广州市13家三甲公立医院从事后勤管理工作的人员进行问卷调查,每个机构填写一份问卷。

（二）调查方法

通过网络向指定人员发放问卷,所有参与调查的人员均为了解其所在医院多院区管理情况的资深后勤管理人员。根据国家卫生健康委发布的《关于规范公立医院分院区管理的通知》和《医疗机构设置规划指导原则（2021―2025 年）》的管理要求设计广州市三甲医院多院区后勤管理调查问卷。

调查内容包括5 个部分：

①分院区的行政管理模式,包括是否由主院区垂直管理,分院区的维修工单是否由主院区统一调度,分院区的设备、物资、服务是否由主院区统一采购,是否同一法人,分院区是否设独立的后勤管理部门,是否提供往返班车等。

②分院区的后勤社会化程度,包括主院区和分院区的保洁、输送、安保、水/ 电/ 气/ 动力运行维护、电梯维保、空调维保、织物洗涤、餐饮服务等项目外包情况,以及各院区的后勤科室数量和后勤人员数量。

③后勤信息系统建设情况,包括各院区是否上线后勤管理信息化系统,系统是否互通,系统包含的功能模块,对信息系统助力多院区管理的效果进行评价等。

④分院区人员管理情况,包括分院区的后勤人员是否由主院区统一招聘和培训,是否须要轮岗,分院区工作人员薪酬待遇、培训和晋升机会对比主院区的情况,分院区工作人员是否有院区补贴等。

⑤制约多院区后勤管理质量的影响因素,包括人员配置、组织架构、信息化、与主院区的距离、文化融合、管理制度、管理模式、管理要求等是否影响分院区管理。

二、结果

（一）扁平化行政管理架构

本次调查的13 家三甲公立医院中,10 家医院的分院区是由主院区后勤科室垂直延伸管理,分院区设管理部门负责协调工作,3 家医院的分院区设有独立的后勤管理部门。日常维修方面：如果分院区和主院区距离较近、属于同一个行政区,分院区向主院区上报维修事项后由主院区派人进行维修,包括设备维修、零星修缮工程等；如果分院区和主院区距离较远,那么分院区会有专门的驻点维修人员负责分院区维修工作。与主院区相比,分院区的后勤科室数量极其精简,分院区运行所需的后勤事项通常统一由一个后勤部门负责总协调,而主院区的后勤科室数量普遍为4~8 个。

13 家公立医院主院区和分院区的后勤管理人员数量分布如表1、表2 所示。相比而言,主院区承担的职能更多,科室设置和人员数量也更多,而分院区采用扁平化行政管理架构,人员更加精简高效,这符合国家卫生健康委《关于规范公立医院分院区管理的通知》中“分院区按照精简、高效原则,建立扁平化行政管理架构”的要求。

表1 13家公立医院主院区后勤人数（不含外包人员）统计

表2 13家公立医院分院区后勤人数（不含外包人员）统计

（二）信息化建设助力后勤管理

此次调查的13 家医院中,有11 家医院的主院区上线了后勤管理信息系统,占比高达84.62%。后勤管理信息系统功能涵盖了医疗废物管理、报修、巡检、能耗监测、设备运维、物资采购等功能,上线频次排在前6 名的系统功能分别为医疗废物管理、维修报修、设备巡检、能耗监测、设备运维和物资采购管理（表3）。其中,6 家医院的主院区和分院区都上线了后勤管理信息系统,系统功能一致,统一整合到一个平台,主院区和分院区的管理者具有不同的管理权限,通过登录系统账号,可分别查看主院区和分院区的后勤数据。这说明各医院普遍重视后勤管理信息化建设,并能较好地做到共享数据信息,从而实现后勤一体化、同质化管理。

表3 13家公立医院主院区上线后勤管理信息系统功能表

（三）分院区后勤社会化程度更高

后勤社会化是医院管理的趋势,此次调查的13家医院的主院区和分院区全部将保洁、输送、电梯维保、空调维保项目进行了外包（表4）,各大医院在开办新院区时为了节约人力成本,会更倾向于将后勤服务项目进行外包。相较主院区而言,此次调查中分院区将水/ 电/ 气/ 动力运行维护、安保服务、餐饮服务进行外包的占比更高,分院区后勤社会化程度更高,因此分院区后勤人员数量远低于主院区。

表4 13家公立医院外包服务项目一览表

（四）人、财、物由主院区统一管理

此次调研的13 家医院中,仅有1 家医院的分院区具有独立的物资、设备采购权,2 家医院的分院区具有独立的后勤服务采购权,3 家医院的分院区具有部分设备、物资、后勤服务采购权。由此可见,绝大部分医院的分院区完全由主院区进行统一招标采购,通过集中采购,可形成规模效应,节约采购成本。

在后勤人员管理方面,84.62% 的医院由主院区统一招聘、培训分院区后勤人员,38.46% 的医院主院区后勤职工须要到分院区轮岗,69.23% 的医院分院区后勤工作人员薪酬待遇与主院区一样,84.62%的医院分院区后勤人员晋升空间与主院区人员一样。此次调研的13 家医院,分院区的人事、财务、后勤采购大多是由主院区统一管理,即使个别分院区因管理需要有部分采购、人事管理权,也是依照医院章程统一决策。

（五）制约分院区管理的影响因素

为了控制成本,分院区实行扁平化行政管理架构,并普遍采取外包模式,极大地精简了后勤管理人员和后勤科室数量,但人员、科室数量的缩减和管理维度变宽也增加了分院区的后勤管理难度。此外,分院区的独立性不足,普遍由主院区垂直延伸管理,层级的增多和距离远等因素在一定程度上影响了分院区的管理效率。参与此次调查的后勤管理人员认为制约多院区后勤管理质量的前5 个影响因素分别为：分院区后勤管理人员不足（69.23%）、人员分散导致监管难度增大（61.54%）、后勤信息化建设不足（53.85%）、组织架构层级过多影响效率（46.15%）、分院区距离主院区较远（46.15%）（表5）。

表5 制约多院区后勤管理质量的影响因素统计

三、建议

此次调研的广州市13 家三甲公立医院,分院区后勤管理组织架构均采用扁平化管理模式,大部分医院的分院区由主院区垂直延伸管理,人事、财务和采购权由主院区进行统一管理,并且分院区的后勤社会化程度较高,极大地精简了后勤人员和科室数量,有助于医院控制成本、多院区后勤一体化管理和同质化管理。但是,分院区管理人员数量少、管理维度宽、管理权限小、距离远等因素,制约了分院区后勤管理质量和效率的提升。在加强分院区后勤管理方面,有以下几点建议。

（一）加强后勤信息化建设

通过信息系统完成物资、设备申领采购和行政事务审批,能极大地缩短审批时间、提高采购效率,从而克服分院区距离主院区远的问题。通过上线后勤管理系统,实现主院区和分院区的数据互联互通,实时了解分院区的管理情况,有助于后勤精细化管理。构建“一院多区”的信息一体化运行管理方式,有助于管理标准化、同质化。

（二）加强分院区后勤人才队伍建设

分院区在人员偏紧、科室少的情况下,管理难度和管理范围都有所增加,这对分院区的后勤管理者提出了更高的要求,分院区的后勤管理人员要一专多能,具有良好的统筹协调能力和应急处置能力。在垂直延伸管理模式下,分院区的采购权通常由主院区统一管理,但分院区的管理需求有时不同于主院区,这就需要分院区有一个相对固定的管理团队,能及时将有关需求反馈至主院区。在医院统一管理制度和同质化管理的大框架下,可以因地制宜适度授予分院区管理权限,从而提高分院区管理效率。

本文内容来自：

彭露,陈美武. 广州市13 家三甲公立医院多院区后勤管理模式研究[J].中国医院建筑与装备，2024,25(3):41-44.

作者单位：

中山大学附属第三医院

通信作者：彭露

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