会议管理是企业管理的最常见、也是最常用的手段之一，作为职场人，我们平时可能会在公司里主持或者参加各种各样的会议。
在多年的职业经理人和职业咨询顾问的工作经历中，我发现，其实很多企业不太会“开会”。
你知道如何“开会”吗（图源网络，侵删）
首先，我们需要搞清楚企业为什么需要开会。
一个会议，很多人参加，会议时间不短，算起来这么多人参加的会议，其实时间成本很高。如果不开会的话是不是更节省时间呢？
开会的目的，第一是信息的沟通和共享，第二是要会议成员在信息共享的基础上，发现、提出和讨论、解决企业经营管理过程中的各种问题。
因此，首先要做好的工作就是 “信息的沟通和共享” 。
搞清楚企业需要开会的根本原因
举个例子，一个小企业召开月度例会，议程的第一项是各部门负责人汇报上个月的工作总结和下个月的工作计划。我们假定有6个部门，每个部门汇报时间为10分钟，一个小时的时间就没了。
其实，公司完全可以规定，在开会之前，各部门负责人按照公司规定的统一模板，把各自的月度工作总结和计划发送到指定部门，由指定部门提前把文件打包发给各部门负责人和老板，并要求大家开会之前认真阅读，这一个小时的时间就可以节省下来了。
开会前要做好“预习”
第二步，需要做好的工作是“发现、提出和讨论、解决问题” 。
1.会议上需要提出和讨论什么样的问题呢？
我们还以上面那个小企业为例。
因为是公司的月度例会，大家的时间成本都很高，因此必须要提高会议效率，必须明确要求各部门负责人在会前认真思考和准备，在会议上提出真正重要的问题。
发现、提出和讨论、解决问题
2.什么是重要的问题呢？
属于部门内部自己应该解决的问题，原则上不需要在这样的会议上讲，因为这就是你作为一个部门负责人自己需要解决的问题。
属于跨部门但不同部门之间通过部门负责人可以沟通协调和解决的问题，同样不需要在会议上讲。
只有那些既是跨部门的、也是部门负责人之间无法正常沟通协调解决的，同时不尽快解决又会对公司正常经营管理产生严重影响的问题，才是需要真正提出来讨论的问题。
发现、提出和讨论、解决问题
3.会议上提出的问题如何解决呢？
所谓会议，就是“议而必决”，也就是说，会议讨论的各种重要问题最后必须有决议，决议中必须要说清楚问题如何解决、由谁负责解决、谁主导谁配合、解决问题的时间期限和衡量标准（如何才算真正解决了）、谁负责跟踪监督等。
即便是相对复杂的问题，暂时无法在会议上通过讨论形成明确的解决方案，也要做出明确的结论，由谁牵头负责研究这个问题的解决方案，下一次何时开会讨论等。
发现、提出和讨论、解决问题
所谓开会，那就是必须要充分做好会前的各种准备，在会议上提出正确的问题，必须通过讨论形成明确的决议，会后必须有人负责决议的监督落实。
现在，你明白如何开会了吗？