印章，自古以来就是权力的象征，传承至今，仍发挥着十分重要的作用，尤其是对企业经营活动而言。
企业印章主要有：公章、合同章、财务章、发票专用章、人名章，通常根据印章的功能和用途进行分开管理，一般来说，公章、合同章由行政或法务部门保管，财务章、发票专用章由财务部保管，人名章由总经办或法人保管。
管理分散，使用流程不统一，用印记录不完善等问题，几乎是所有企业实体印章管理的通病，印章风险更是时刻悬在企业头上的一把剑，据不完全统计，我国每年因用章不当造成的企业经济损失高达上千亿元，关乎着很多企业的生死存亡。
那么，怎样才能做好印章管理呢？
关键是要建立完整的印章管理制度，规范所有用章环节，全面覆盖印章保管、申请使用、审批授权、留档查询等各个阶段，尤其是要重视新技术在整个印章管理过程中的应用。接下来，惠朗科技就从印章生命周期的各个阶段出发，分别说明具体做法、注意事项和防范措施。
一、印章保管
无论任何部门保管的印章，一律要求放到保险柜里进行保管，而开启保险柜能启用印章的，最安全的方式是，需要2人以上才能开启。当然对于很多企业来讲，难以达到这样的要求，因此能够开启保险柜使用印章的这个人，就要经过严格的审核。
而很多情况下，会有外出用印的情况，譬如到一些政府机关去办理手续，需要现场用章的，在这种情况下，必须要求双人以上同时出行，严格避免任何情况下单一人员使用印章的情况。
新技术应用：惠朗智能印章管理系统，把印章锁进印控仪，印控仪采用“机械锁+电子锁”双重控制，可封闭式管理印章，非授权不能取出，比保险柜还保险，外出用印时，使用便携式印控仪，实现人印分离，授权使用和智能监管，不仅加强了印章安全，还完美规避私盖、偷盖、滥盖的风险。
二、申请使用
大多数企业已有自己的OA系统，通常情况下，用章时按照OA系统中的审批权限逐一完成审批就好了。在盖章环节，我们建议，一定要使用OA系统中流转的需要盖章的文本，由负责盖章的同事打印出来盖章，而不要使用脱离了OA系统之外申请人带来的文本，以杜绝两种文本中可能出现的任何不同，因为在这个环节一旦出现疏漏，就很难进行挽回了。
对于没有OA系统的公司，大多还是通过盖章申请单走线下审批流程的，这就要求负责盖章的同事严格执行盖章的规章制度，对缺少任何手续的盖章要求一律拒绝，即使是有审批人的电话通知都不行，一定要求其通过短信或微信等以文字形式进行批准，并在事后补签流程的纸质文档才可放行。
新技术应用：惠朗智能印章管理平台，可根据企业实际业务需求定制用印流程，实现逐级审批，所有审批通过后，设备自动盖章，授权哪枚盖哪枚，申请几次盖几次，保障用印流程规范、透明，杜绝越权用印、偷用、盗用等违规行为。
三、留档查询
盖完章的任何文本请不要脱离盖章人的视线，在完成用章后，立即对文本进行复印或扫描留档，最好将扫描留档的文本再回传到OA系统中，这样无论是对于后期统计或查询，都将非常及时和方便。
如果是线下的用章审批单，建议对审批单进行登记，录入电脑，这样方便后期的查询，再将原始单据和复印件编号后一起存入档案柜保管。
新技术应用：惠朗智能印章管理系统，强制采集用印过程影像，用印人、用印环境、用印文件、用印时间、用印事由、申请记录等打包生成操作日志，自动保存并上传至云服务器，形成证据式记录，任何人不可修改，保障用印信息的真实与不可逆，管理者可随时查询用印详情，纠纷产生时，还能快速追溯记录，提供有效证据。
由以上可知，完备的印章管理制度+尽职尽责的管理人员，是保障用章安全的前提，但是面对诱惑或人情，人难免会犯错误，所以人防配合技防，才能真正为企业搭建有效的防护屏障。