教培机构初级干部的一个典型特征是：大部分干部都是从一线基层业务岗提拔上来的，基本上都是既做业务又做管理。但业务强不代表会管理，很多老师反映，刚开始做管理的干部比自己只做业务累的不是一点半点，不仅自己的工作效率被极大拉低，没有结果，团队的老师也成长不起来，大家对此头疼不已。

发生这种情况的原因，其实就是很多老师初做干部，信息量比只做业务多了很多，如果没有良好的信息处理习惯，慢慢地就让自己陷入了无尽的查找信息工作中，其他事情很难进行。

那解决这些问题的正确方法是什么，如何去管理好这些信息呢？关于如何做好信息管理，我们以下从五个方面分享给大家好用的方法和相关的工具：

• 文件命名标准
• 文件分类标准
• 办公软件wps的使用
• 有道云笔记的巧用
• 电话信息的正确做法

一、文件命名标准

每一个文件，无论是*载下**保存的，还是自己制作的，都需要有一个重点突出的名字才能容易被再次看到。别人定的命名，肯定是按照他自己的逻辑来设计的，但是这个可能就会和你的冲突。给大家提供一个命名的标准：【重点】xxx（负责人）-日期-时间，一个部门甚至一个公司的人都可以用这一个标准，这样沟通起来成本会更低，效率会更高。

1、【重点】

重点的意思就是说：你不用看后面具体的名字，就能知道这个文件的内容是什么。比如统计校区教师带课量的表格，那这个表格的重点不是说xx校区，也不是教师的数量，而是“带课量”这个重点，那在命名的时候，就可以命名为：【带课量】xx校区教师带课量统计（杨晓璞）20201103

2、xxx（具体内容）

这里是要对文件的内容进行具体描述，在描述的时候，有两点需要注意：内容、字数。内容上，要描述关键点，用词语的形式来描述；比如带课量、复盘记录等词语来描述，目的是为了和其他文件区分开；字数也不能过多，很多人在文件命名上最容易犯的错误就是写的又多又长，看起来是很详细了，但是：全是重点就等于没有重点。所以在文件名中最多描述4个关键词。

举个例子，给讲义命名就只需要描述：时间、班型、科目、年级这四个关键点，所以讲义的文件命名就是：【讲义】2020年春初一数学基础版讲义

3、负责人

在管理上，最容易产生的误区就是认为：这件事情我布置下去了，大家一起完成，就是：大家做=所有人做。但实际上在下属伙伴的认知里面，大家做=反正别人会做=没有人做。这就是陷入了责任陷阱。

这里一定要警惕责任稀释定律：责任除以二等于零。必须要把事情明确到人，所以在文件命名上，要加上“制作这个文件的负责人”。

4、时间

大家要记住一个原则：凡文件必有日期。像统计教师带课量这件事，可能每周、每个月都要统计一次，如果每一次都是在原表格里进行更改，但文件名上的日期不修改，就会误以为是上个月的数据，积累多了就不知道到底哪个文件是最新版的。像其他很多的文件，比如流程表、进度表，可能每个小时都需要更新。比如你现在安排下属统计项目进度，并且每天给你汇报，那在你和他的聊天记录里面，所有的文件后缀都会变成是xxx（1）（1），无数个（1），那你也很难分清到底哪个是最新版的，就导致信息在传递上失真了，所以一定要加上日期，日期格式采用：年月日的形式即可。

二、文件分类标准

如果对文件没有分类标准，在你想要找一个文件的时候，只能在电脑上按你的印象搜索文件名，费时费力。

其实我们来思考一下产生这个问题最本质的原因，主要是想在文件夹中直接找，但是根本找不到，不得已才使用了“搜索”这个功能。其实解决这个问题的方法很简单，就是做好文件及文件夹分类。在分类时遵从两个分类标准：一个是按照项目分类，【00 xxx】【01 xxx】这种形式；第二个是按照时间来进行分类。给大家展示一下案例：

三、办公软件wps的使用

在平时工作中，wps是使用最频繁的软件，很多信息都用wps来制作存储。但是想用得更加熟练和高效，你需要掌握这些技巧：

word：适合制作各式文件的模板，比如：讲义、百题斩、合同等；

ppt：适合用来制作报告、培训等模板，比如：述职汇报、项目进度汇报、培训课件等；

excel：适合用来制作条目较多、模块较多的模板。比如：项目进度管控、KPI表格、任务分工、每月每周每日工作计划、工作流程沉淀、复盘表等等。

在word的使用上，一定要会建立目录，具体操作：引用-目录级别-x级。这样可以显示在word页面左侧，使用起来会很方便，能轻松按照目录找到需要的信息。

使用excel表格的时候，要灵活运用sheet，对于同一个项目的不同模块，不需要把每一个表格单独存储，这些表格都可以都放在一个表格的不同sheet里面，这样在查看某个项目相关信息的时候，只需要点开这一个文件，就可以根据每个sheet不同的命名，找到需要的内容。

举个例子，比如每一次的培训，都会制作流程、还需要对接物料、积分规则等等，那就可以把这些东西都放在一个表格里面，这样，所有关于这个培训的内容都在一个表里，也不用把每一个表格文件打开一遍，再放到一起看。

四、有道云笔记的巧用

每次开会是不是都需要记录很多内容，如果一个会议用一个文档，那电脑上就会有很多个会议记录文档。但是其实这些不同的会议，很多都是针对同一个项目去开展的，比如双十二大战，可能每周都会组织复盘会，每一个复盘会都需要做会议记录，那最后双十二结束，光复盘文档就有很多个，最后整体复盘的时候，就需要把每一个文档打开，一个一个来看，这样就会耗费很多精力。

虽然可以存在同一个文档里面，标记好日期，但是每次复盘会，可能还会有一些表格、ppt等资料，那这些所有的文字、表格、ppt能不能都存在一个文档里面呢？有道云笔记就可以做到。

1、需要协同填写的内容：复盘记录、工作计划

2、连续性的内容记录：同类型多次会议记录

3、需要多次更新的内容：边执行边复盘、复盘记录

4、需要分享同频的内容：集团纲要、规章制度

5、需要存储多种格式的信息：产品升级记录

五、电话信息的正确做法

前面讲的都是文件类信息，其实在我们的日常工作中，不只是这些文件属于信息，像电话、音频这些也都属于信息。经常会遇到这种情况，电话跟下属交待了一件事情，到了时间节点去问完成情况，结果你的下级根本就忘记做这件事了；当你的上级打电话布置任务，或者电话跟你说一些事情，如果没有录音或文字版记录，挂电话过后一段时间很容易就忘记了。那这些信息就都悄悄流失掉了，也就会出现：突然想起来之前领导还交代过一个新的任务，我还没完成；或者根本就忘了有这回事，那领导再问起的时候就没法交待了。怎么避免这样的情况出现，就是遵从一个原则：逢电话必录音，发任务必确认。

本文为原创文章，内容节选自K12商学院杨晓璞老师的《教培行业初级干部特训营》，感兴趣的老师请关注公众号【K12商学】【K12商学课程】，获取教培行业管理运营方案！