管理差旅费与主营业务成本 (管理费用成本核算流程)

差旅费管理方法

第1章 总则

第1条 目的

为控制销售人员的差旅费用，提高出差效率，规范出差人员的审批及报销程序，根据本公司的实际情况，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司全体销售人员。

第3条 相关定义

1．长期出差者，是指到公司所在城市以外地区开展业务时，在同一地区出差一个月以上者。

2．同一地区，通常是以“市、区”为行政单位，但是如果在同一地区到两个以上地方出差时，尽管住宿地点不变却不能正常出勤的情况发生时，可以视为不同地区的出差。

3．近郊出差，是指可以用通勤车或市内交通出行的出差地。

第2章 出差审批流程

第4条 出差申请程序

1．因公出差的销售人员必须事先填写《出差申请单》，注明出差地点、事由、天数、所需资金等相关事宜，经销售部经理审核签字，由公司分管销售副总批准后方可出差。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。

2．审批原则

（1）出差地点设有公司销售分支机构或办事处的，不批准出差。

（2）可通过现有通信方式解决的业务，不批准出差。

（3）合同额度预计在 万元以下，差旅费预计在 元以上的业务，不批准出差。

（4）如有特殊情况，须报公司总经理审核批准。

3．《出差申请单》由财务部留存，并作为销售费用的考核依据。

4．出差前在预定金额的范围内可以预支差旅费，预支的差旅费含标准内的车船费、出差期间的住宿费和日补贴。预支差旅费借款时须附有核准后的、有上述内容的《出差申请单》及《预借差旅费申请单》。有尚未还清的借款时不得继续申请借款。《预借差旅费申请单》如表1-1所示。

表1-1 预借差旅费申请单

申请日期： 年 月 日

总经理： 分管副总： 部门经理： 出差人：

5．差旅费借支流程

出差人员提出申请——销售部经理审核签字——分管副总审核批准——

财务部经理签字——出纳借款

第5条 差旅费报销程序

1．差旅费报销流程

出差人员填写《差旅费报销单》—销售部经理审核签字—财务部经理审核签字—

分管副总批准—出纳报销

2．销售人员出差回来后，必须在10个工作日内办理报销手续，如实填写《差旅费报销单》，并列明事由、时间、线路，交销售部经理、分管副总签字，再交由财务部按包干标准审核报销。

3．凡与原《出差申请单》规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线以及增加天数、人数、改乘交通工具的，需经公司总经理签署意见后方可报销。

第3章 差旅费计算方法

第6条 差旅费包括车船费、住宿费和日补贴。

1．差旅费按正常路程计算，但因业务上的情况或者不得已改变路程的时候，则按实际路程计算。

2．车船费、住宿费按标准报销。

3．日补贴按出差天数计算

（1）出发时间为中午12点之前（含12点）的，出差当日按全天计日补贴。

（2）出发时间为中午12点之后的，出差当日按半天计日补贴。

（3）返回出发地时间为中午12点之前（含12点）的，返回日当天按半天计日补贴。

（4）返回出发地时间为中午12点之后的，返回日当天按全天计日补贴。

第7条 公司交通设施的使用及差旅费的减额支付

1．到交通方便的地方出差时，应尽量使用公司拥有的或者借用的设施以及公交车辆，其差旅费按如表1-2所示做减额支付。

表1-2 差旅费减额表

2．从公司外收到全部或部分旅费时，公司不再支付全部或部分差旅费。

第8条 出差期间的缺勤处理

出差期间因私事而缺勤时，公司则不支付其住宿费及日补贴，如有生病或其他不得已的情况缺勤时，可参照实际情况支付日补贴及住宿费。

第9条 特殊差旅费

陪同上级人员、公司内外宾出差或因其他原因，实际发生的费用超过本人的定额（车船费、住宿费、日补贴）时，经公司总经理批准，其差旅费可以支付实际费用或所得定额以上的费用。

第10条 差旅费报销应取得合法的票据，住宿费项目包括住宿起讫日期、住宿人数等，所有信息必须填写齐全、准确，否则视为非合理票据，不予报销。

第4章 出差定额包干标准

第11条 公司销售人员差旅费实行定额包干，报销标准如表1-3所示。

表1-3 差旅费定额包干标准一览表

第12条 车船费、住宿费，按发票在标准内报销。

第13条 乘坐飞机出差时，要得到分管副总的批准，同时满足以下条件。

1．确属事情突然，乘坐火车等交通工具来不及。

2．乘坐火车时间超过12小时。

3．陪同重要客人。

第14条 特殊情况下住宿费超过标准的，要得到总经理批准后才可报销。

第15条 表1-3中的住宿费标准为住宿房间标准，一线销售人员若两人（同性别）同时出差时，则为两人标准。

第16条 出差地区分类

1．一类地区：北京、上海、广州、深圳、）及直辖市（京、津、沪）、广州。

2．二类地区：省会城市、副省级城市及青岛、大连、珠海、汕头、厦门、海南、福州。

3．三类地区：一般城市。

4．四类地区：县级地区以下。

第17条 没有住宿费发票的，每天按50元的标准予以报销。

第18条 出差当天如果宾馆没有标准间，住比标准间高一档的房间费用可以报销。

第19条 出差人员日补助额度按级别设置

1．销售副总：400元。

2．销售部经理、副经理：300元。

3．一线销售人员：150元。

第5章 其他要求

第20条 员工出差时应本着厉行节约，提高工作效率，为公司开源节流的原则，不大手大脚，铺张浪费。

第21条 若未经公司相关领导同意，私自在非出差地区逗留或超时逗留所发生的一切费用由当事人自己承担，所发生的时间按事假或矿工处理，扣发工资。

第22条 出差人员应将工作进展情况及时向主管领导汇报，提高工作效率，力争在最短的时间内完成工作。第6章 附则

第23条 本制度由财务部负责制定、修订，营销总监协助财务部进行解释。