智能的文档管理如何缓解宜家的成长烦恼
堆积成山的纸质文件、无休止地备份发票和邮寄文件听起来是不是很熟悉？
如果您也这样，那么您并不孤单。每天都有企业遭受无效文档管理的痛苦，包括大企业。以奥地利宜家为例，宜家是一个非常成功且快速发展的组织，它努力有效地处理其繁重的文书工作，包括员工工资单、发票和信用票据。
宜家每年总共管理超过85，000份文件。不出所料，对慢速邮递和手动索引的依赖导致文档丢失和时间浪费。
由于厌倦了处理纸质文件的业务流程，宜家接受了围绕基于软件的战略性文档和工作流管理方法构建的企业内容解决方案。
宜家的目标包括：
- 创建连接中央和远程办公室的电子文件传输;
- 将新的电子流程与现有财务系统整合;
- 完全消除纸质归档; 提高盈利能力、效率和生产力。
实现有效协作
宜家的战略重点是通过创建电子化、自动化的数据和工作流程来消除影响文档管理的障碍。
例如，收到的发票每天在存储位置被授权、扫描并上传到中央办公室几次，在那里它们直接载入到会计系统中并按关键参数进行组织。条形码便于CODA财务会计系统进行快速识别和自动归档。
总部办公室的会计师使用简化、直观的界面工作，并在需要时快速识别文档版本和员工交互。
发票通信也得到了类似的改进。使用假脱机文件可实现信息传播的空间利用率，仅当收件人查看文档时，才将文档的关键信息与打印文件合并。
自动索引和识别软件的功能使纸质通信变得多余，而且大大降低了文档丢失的风险。此外，遗留数据已被迁移到新的文档管理系统，从而保留了关键信息并防止了意外事件的发生。
效率带来回报
宜家努力所做的改进方案不仅仅消除了令员工头痛的困扰。智能内容管理通过以下方式推动了公司的发展：
1、提高盈利能力 ：减少发票丢失和消除手动邮递减少了不必要的费用，并对利润产生了积极影响。在重组文件管理后，宜家将所有归档费用减少了90%。
2、提高透明度 ：由于会计能够找到任何文档的修订和接触点历史记录，宜家实现了完全透明，并更好地了解了发票处理和协作过程。更深入的洞察力有助于宜家微调其策略并改善运营，并快速、轻松地为客户、合作伙伴和供应商提供准确、最新的信息。
3、提高效率 ：由于自动归档将每日归档时间缩短了几个小时，因此运营效率得到提高。无纸化办公室还释放了以前为大型繁琐文件保留的空间，使企业更加节省空间。
“以电子方式归档我们的文件，可以将存档成本降低 90% 以上，”宜家奥地利公司会计总监 鲁道夫·布比奇女士说。“操作简单，可随时访问所有发票，为我们节省了大量的时间和金钱。销售、人力资源和会计等各个部门员工的快速接受也证明了我们的决定是正确的。
要点
如果文档管理效率低下会减慢您的速度并花费您的资金，想想像宜家这么大规模、复杂性高的企业都找到了一种扭转无效流程的方法来重新获得生产力和盈利能力。