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．1工作内容

采购，是指从资源市场获取资源的过程，具体而言，采购是指个人或组织在特定需求下从供应市场获取产品或服务以满足自身生活需要或生产经营需要的一系列活动。在本书中，采购主要是指组织层面的采购，也就是企业采购。

采购管理顾名思义是指对采购相关业务实施过程的各环节进行全流程跟踪、监督，以实现对采购活动科学管理的过程。

采购是供应链中的重要一环，采购工作直接关系到后续的生产、组装、销售流程，对供应链下游有深刻影响。对于采购管理的工作内容，有专业人员将其划分为采购计划-订单管理-发票检验三大步，将采购从计划到验收完全涵盖，本书在此观点的基础上，重点阐述采购战略、采购计划、供应商选择与评估、采购方式、采购过程管理几项内容。

1．采购战略

所谓战略，在经管领域是指被设计用来开发或提升核心竞争力以获取竞争优势的一系列综合的、协调的约定和行动。采购战略即是指一系列用以提高采购优势的指导性、全局性、长期性的纲领和规划。采购战略通常包括采购的组织和人才发展战略、采购资源开发和供应商发展战略、采购的风险和合规战略、采购的信息化战略、采购的社会责任战略以及其他相关战略等。

不同的企业有不同类型的采购战略，同一家企业在不同阶段也有不同的采购战略，这里的阶段可以是一个财年、一个季度、一个项目等。而这不同的采购战略，是由采购需求决定的。

企业如何制定采购战略呢？首先要遵循一定的流程，尽力做到不遗漏、不偏颇、有理想、有现实。具体可参考以下流程。

（1）详尽了解企业自身需求情况、往期采购执行情况、已有供应商资源等关键信息。

（2）根据企业业务发展需要，进行供应市场研究。主要包括如行业发展趋势、主要供应商分布、竞争情况等内容。

（3）确定企业的采供目标，设计一个期望达到的采购-供应格局形态，并思考为止需要付出哪些努力。

（4）列举可能需要用到的方法和资源，并思考如何使用和调配这些资源。

2．采购计划

采购计划是采购的准备工作，只有制定完整、合理的采购计划后，采购的具体工作才能得以展开。企业制定完善的采购计划，可以有效地规避风险，减少损失，有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。

采购计划一般包括两大类型。一类是定期采购计划，如周计划、月度计划、季度计划、年度计划等；一类是非定期采购任务计划，一般是随需求不定时产生的。

制定采购计划，一般可以从以下三个角度考虑。

（1）对往期销售、消耗情况进行分析，列出拟采购清单，包括采购对象的名称、型号、规格、数量、价格等内容。

（2）应注意清查库存，根据库存余量合理确定采购数量。

（3）根据市场行情、采购经费等因素适当调整采购对象和数量，合理配列，优化组合。

采购计划管理即企业进行采购计划的制定和维护，为企业提供采购指导，应变各类采购情况。

相比采购战略而言，采购计划应是更加详细、具体、可执行的，要将每一个环节计划清楚，将相关人员及其职责安排妥善。

3．供应商选择与评估

企业一般都有自己的供应商选择流程和评估模式，对于供应商的选择，一般遵守调查、评估、接洽、谈判、合作这样一套常规流程，而这套流程的重点，就在对意向供应商的评估上。

一般来说，对供应商的评估会考虑以下3个重要因素。

（1）质量。质量是指所采购的对象在特定方面符合采购方要求的程度，这会直接影响采购后的入库、生产甚至销售等后续工作。采购对象的使用寿命、维修的便利性、维护要求、操作难度等都应是买方的重点关注对象。

（2）价格。价格会直接影响采购方整个供应链的成本，进而影响利润，因此，价格永远是采购方所关心的问题，也是影响供应商选择的重要因素。价格可能不仅包括购买价格，还包括运输、搬运和储存、损坏和损耗等方面的成本。

（3）供应能力。供应商能保证产品质量合格，也能开出合理价格，但不一定能保证准确、准时、完整、合格交货，而这些恰好是供应能力的体现，这也是评估供应商的重要指标。同时，影响这一指标的还有供应商提供能否提供清晰、易操作的保修和索赔程序。另外，所有的供应链人员都希望减少风险，供应风险预防和解决能力也是供应能力的重要内容。

除以上几个重要因素外，供应商的地理位置、供应商的企业形象、供应商的接洽态度等因素都会一定程度影响企业对供应商的选择。

4．采购方式

购买方式其实就是采购方式，常见的采购方式有：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等方式，而实际运行中，公开招标采购是企业最常用的采购方式。下面简单介绍个公开招标。

公开招标又称竞争性招标，即由招标人在报刊、网络或其他媒体上发布招标公告，以吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中选择确定中标单位的招标方法。

（1）公开招标的适用条件

招标采购需符合如下条件时才能实行公开招标。

①不特定的招标对象。公开招标需向不特定的法人或者其他组织发出投标邀请，使符合招标条件的招标人来进行投标。招标人应当通过为全社会所熟悉的公共媒体公布其招标项目、拟采购的具体物资或工程内容等信息，向不特定的人提出邀请。任何认为自己符合招标人要求的法人或其他组织、个人都有权向招标人索取招标文件并届时投标。

②不得设定违规条件。采用公开招标时，招标人不得以任何借口拒绝向符合条件的投标人出售招标文件。依法必须进行招标的项目，招标人不得以地区或者部门不同等借口违法限制任何潜在投标人参加投标。

③必须采取公告的方式。公开招标须采取公告的方式，向社会公众明示其招标要求，使尽量多的潜在投标商获取招标信息，前来投标，从而保证公开招标的公开性。

（2）公开招标的步骤

企业要实行公开招标，需进行招标准备，再按照投标、开标、定标等程序来进行，具体的工作程序如表2-2所示。

表2-2 公开招标的步骤

关于公开招标，企业应该建立相应的制度，在本节第5小节将给出一些制度供参考。

5．采购过程管理

虽然不同的企业对采购项目的要求各不相同，但以下4个步骤是采购中比较常见的过程，即确定购买类型、确定采购人员和资源信息、进行采购操作以及评估采购工作的有效性。

尽管采购的过程复杂，跨度也长，但只要相关管理人员制定出一套系统的采购实施方法，就可以对采购过程进行有效管理。

在采购管理里面，采购过程管理又叫订单管理，这是采购人员更加倾向的专业叫法。采购单是订单管理的源头，企业要建立一套完善的评审、考察机制，对采购订单流转的各个环节进行跟踪和监督，进行过程管理，这些环节包括：供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等。这些环节并非一路到底的，它可以分叉，有多样化的选择。如订单可以直接入库，也可以经过质量检验后再入库，这是由企业采购制度或采购对象类型决定的。

订单管理其实就是采购全过程管理，涉及的是采购的内容从供应商到企业的全流程，这是采购管理中的重点，也是采购管理中环节最复杂、时间最长久、涉及部分最多的过程，非常考验相关人员的执行力、协调能力以及跨部门、跨企业配合能力。

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