最有效的寻源和采购团队遵循涵盖所有采购方面的可重复流程，从供应商识别到付款。这一流程称为采购到付款流程，有助于减少人为错误的可能性，提高对内部采购政策的遵守程度，并保护公司免受与第三方开展业务相关的风险。虽然每个组织可能遵循略有不同的工作流程，但由于其特定的需求和审批政策，大多数企业大体上遵循七步采购到付款流程。了解采购到付款流程中应包括的七个最重要的步骤，以降低风险并提高效率。
1. 定义战略采购目标
采购到付款流程的第一步是明确定义与采购相关的组织需求。例如，您的企业需要购买一个新的项目管理平台。考虑以下问题以更详细地了解采购要求：
- 谁会使用这个软件工具？
- 哪些功能是必备的？
- 哪些功能值得拥有？
- 这个软件平台需要如何与现有工具集成？
- 我们希望通过使用此工具实现什么目标？我们会看到什么好处？
- 我们现在如何处理项目管理？此次购买将如何改进该流程？
这个过程应该是协作的，采购团队直接与关键利益相关者进行协商。
2. 确定潜在供应商
启动市场调查流程，确定并商定您的采购需求。您的目标是广泛了解市场状况。存在哪些供应商、他们提供的功能和优势、高水平定价等，并创建一份合适供应商的简短名单。
3. 审查合适的供应商
供应商审查是改进供应商风险管理并帮助您缩小潜在服务提供商名单的关键过程。一个有用的模型来审查潜在的供应商，称为供应商评估的 10个问题：
- 能力——他们是否具备满足您需求所需的技能水平？
- 容量 - 供应量能否满足您的需求？
- 承诺——供应商如何达到质量标准？
- 控制——供应商对其政策和流程有什么控制？
- 现金 - 供应商公司的财务稳定性如何？
- 成本——采购的预期成本是多少？
- 一致性——供应商是否有满足供应要求的可靠历史记录？
- 文化——供应商是否符合贵公司的价值观？
- 清洁 - 供应商承诺对可持续实践的承诺程度如何？
- 沟通——供应商将如何与您保持联系？
4.选择你理想的供应商
根据您对上述各项的评估和优先级排序，确定哪个供应商似乎最适合您的组织需求。
5.谈判并批准合同
在这一点上，您应该已经对定价有一个基本的了解，但这是您协商购买的确切价格的机会。此阶段还可以包括协商协议中的细节，例如交付时间范围和服务水平期望。
6.遵循内部采购流程
现在您有了正式协议，您的团队可以根据需要从该供应商处订购商品或服务。
7. 支付发票和接收货物
采购到付款流程的最后阶段是接收您采购的商品或服务并支付任何相关发票。在购买实物商品的情况下，您可能会让团队中的某个人在签收货物并批准带有应付账款的发票之前执行质量控制流程。
从采购到付款的最佳实践
使用价格基准建立竞争优势： 价格基准是最佳采购解决方案提供的一项功能。它利用以前购买的数据集来帮助您了解您应该为产品或服务支付多少费用。当您将价格基准数据用作采购到付款流程的一部分时，您可以更充分地准备好协商更好的定价协议，从而降低总体采购成本并提高投资回报率。
实施供应商管理策略： 最好的采购团队认识到，从长远来看，与每个供应商建立健康且管理良好的关系会带来更多利润。这些关系可帮助您保持供应链平稳运行，并允许您实施程序以在识别风险时预防风险。为提高效率，制定专门的供应商绩效管理框架，其中包括定期的供应商关系审查会议和用于绩效监控的集中采购系统。
使用流程自动化来加快采购到付款流程： 许多采购到付款流程的一个问题是它们缓慢且繁琐。当然，您必须遵循批准工作流、识别风险并制定计划来减轻风险。但是您还需要平衡此要求与速度需求。
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