一、项目采购概述
项目采购管理几乎贯穿整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理具有举足轻重的作用。
1、采购的定义和内容
采购的定义和相关内容
采购即设法搞到或采办。
其含义不同于一般概念上的商品购买，它包含着不同方式通过努力从系统外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。因此，采购的类型和业务范围如下所示：
按采购内容可分为三种，分别属于有形采购和无形采购
1）货物采购。属于有形采购。
2）土建采购。属于有形采购。
3）咨询服务采购。属于无形采购（non-physical）
按采购方式可分为招标采购和非招标采购
1）招标采购主要包括国际竞争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标。
2）按采购方式可分为招标采购和非招标采购。
采购的业务范围
1）确定所要采购的货物或土建工程，或咨询服务的规模、品类、规格、性能、数量和合同或标段的划分等。
2）市场供求现状的调查分析。
3）确定招标采购的方式-国际/国内竞争性招标，或其他采购方式。
4）组织进行招标、评标、合同谈判和签订合同。
5）合同的实施和监督。
6）合同执行中对存在的问题采取的必要行动或措施。
7）合同支付。
8）合同纠纷的处理等。
采购与项目执行的关系
（1）项目周期（6个阶段）：鉴别、准备、评估、谈判和签订、执行与监督、总结与评价。
（2）项目周期与采购安排：
①项目鉴别阶段，要讨论项目中需要采购哪些工程和（或）货物、设备，从而制定初步的采购计划和清单。
②项目准备阶段，确定采购分标或合同包的划分问题。
③项目评估阶段：主要讨论采购计划安排，以及采购方式、组织管理等问题。
④项目谈判阶段：就采购计划和采购方式最后达成协议。
⑤项目执行阶段：具体办理采购事宜。
⑥项目总结阶段：总结评定采购的整体执行情况，总结经验教训。
（3）项目执行：就是指项目资金的具体使用，在一个项目周期的循环中，执行与监督通常要持续比较长的时间，覆盖了项目的整个建设周期以至建设期以后的一段时期。
（4）采购在项目执行中的重要性：
①采购工作是项目执行中的关键环节并构成项目执行的主要内容。
②项目采购工作涉及巨额费用的管理和使用，招标投标过程又充满商业竞争，如果没有一套严密而规范化的程序和制度，就会给贪污、贿赂之类的腐败或欺诈行为和严重浪费现象提供滋生的土壤，给项目的执行带来危害。
③采购要兼顾经济性和有效性两个方面，要使这两者有机地、完美地结合起来，既要使采购的货物或工程费用低、质量好，又要在合理的时间内尽早完成，避免或减少延误。
2、项目采购的主要过程
1采购计划编制
采购计划是指项目中整个采购工作的总体安排。包括项目或分项采购任务的采购方式、时间安排，相互衔接以及组织管理协调安排等内容。
采购计划的编制是确定从项目组织外部采购哪些产品或服务能够最好地满足项目需求的过程，它必须在范围定义工作中完成。
1）进行市场调查和市场分析：
对于货物采购而言，要了解采购物品的来源、价格、货物和设备的性能参数及可靠性等，并提出切实可行的采购清单和计划，为下一阶段确定采购方式和分标提供比较可靠的依据。
对于工程采购和咨询服务而言，市场的调查分析同样是一项重要工作，但应该侧重于建筑市场和咨询业的国际国内供求关系的变化，经常掌握相关行业的承包商和咨询公司的业绩、技术力量与声誉方面的信息，建材市场与施工机械市场的行情起落及国内外咨询专家工资水平的变化等。
2）采购计划编制的依据：
①范围说明书。
②产品说明书。
③采购资源。
④市场状况。
⑤其他计划编制的输出。
⑥约束条件。
⑦假定。
3）采购计划编制的工具和技术：
①自制/外购分析。
②专家判断。
③合同类型选择。
4）采购计划编制的结果：
①采购管理计划：应说明如何管理其采购过程（从询价计划编制到合同收尾）。
②工作说明书：足够详细地说明了采购项目，以使预期的卖主确定其是否具备提供该项目的能力。
2询价计划编制
询价计划编制包括支持询价工作所需的文档准备工作。
1）询价计划编制的依据：
①采购管理计划。
②工作说明书。
③其他计划编制的结果。—询价计划编制应与项目进度计划保持密切一致。
2）询价计划编制的工具和技术：
①标准表格。可能包括标准合同、采购项目的标准说明书，或所需标书文档全部或部分的标准化版本。
②专家判断。
3）询价计划编制的结果：
①采购文档：
采购文档用于向可能的卖主索要相关供应文件。
采购文档应以便于可能的卖主做出准备、全面的答复为原则进行构架设计。
采购文档既要充分严格，以保证答复的一致性和可比性；又要足够灵活，以允许对买主提出的能够更好地满足要求的建议进行考虑。
②评价标准：理解需求；总成本或生命周期成本；技术能力；管理办法；财务能力。
③更新的工作说明书。在询价计划编制过程中，可能确定对一项或多项工作说明书的修改。
3询价
询价是从预期的卖主那里获取有关项目需求如何被满足的意见反馈（建议书或投标书）。本过程绝大部分使实际工作由可能的卖主承担，一般说来，这时候项目一般没有成本。
1）询价的依据
①采购文档。
②合格的卖主清单。一些组织保存有可能的卖主清单或资料文件。如果这些清单不容易得到，项目队伍就不得不开发自己的信息来源。
2）询价的工具和技术
①投标者会议。是指准备建议书之前与可能的卖主召开的会议。
②广告。通过报纸等大众发行出版物或专业杂志等专业印刷品上刊登广告，来扩充已有的卖主清单。绝大多数政府组织要求在对政府合同进行分包时，必须刊登公开广告。
3）询价的结果
结果就是建议书（或投标书）。它是卖方准备的说明，是提供所要求物品的能力和意愿的文档。
4供方选择
供方选择包括接受建议书（或投标书），即用于选择供货商的评价标准。除了考虑成本，还需要评价许多其他因素。
1）供方选择的依据。
①建议书（或投标书）。
②评价标准。评价供方能力和其产品质量的一种方法。
③组织政策。设计项目采购的组织通常具有影响建议书评价的正式政策。
2）供方选择的工具和技术。
①合同谈判。在合同签署以前，就合同本身和要求作出澄清并达成一致意见。
②加权系统。是一种量化定性数据的方法，目的是尽量减少认为偏见因素对供方选择的影响。
③筛选系统。筛选系统是为一个或多个评价标准设立最低工作要求。
④独立估算。对许多采购项目，采购组织可以编制自己的估算，用以检查报价价格。
3）供方选择的结果。
合同是一个约束双方的协议，是卖方有义务提供规定的产品，并使买方有义务付款。
5合同管理
合同管理是确保卖方履行合同要求的过程。合同管理也有财务管理的成分。付款条款应在合同中定义，并建立卖方执行进度和费用支付的联系。
1）合同管理所依据的材料。
①合同
②工作结果
③变更申请
④卖方发票
2）合同管理的工具和技术
①合同变更控制系统。
②绩效报告。
③支付系统。
3）合同管理的结果
①来往函件。
②合同变更。
③支付申请。
*合6**同收尾
合同收尾类似于管理收尾，它涉及产品核实（所有工作是否正确、满意地完成）和管理收尾（更新记录以反映最终结果，并为将来使用而对这些信息归档）。
1）合同收尾的依据。主要是合同文档，以及任何与合同有关的检查结果。
2）合同收尾的工具和技术。主要是采购审计。采购审计是对从采购计划编制到合同管理的采购过程的结构性审查。
3）合同收尾的结果
①合同归档。对最终项目记录应作出一套完整的索引记录。
②正式验收和收尾。负责合同管理的人员和组织给卖方发出合同已完成的正式书面通知。正式验收和收尾的要求，通常在合同中定义。
