初入行的审计员常常会写出如下的审计发现,譬如,抽样30份采购单,发现有两份没有履行三家比价流程。有好奇心的审计老手则会进一步深入。为什么这两份没有履行三家比价?因为是紧急采购。为什么会紧急?因为设备坏了,产线停线一个小时就会损失几百万元,所以紧急。设备为什么会坏?因为上半年的两次例行维护都取消了,另外备件也没有库存了。为什么取消例行维护,且备件不及时补充库存?因为财务说上半年的利润目标必须达成,所以取消了几千万元例行检修的预算。最近个把月已经有好几起设备故障,不算停线损失,半成品因此报废就有一百多万元了。此时,结合上半年的业绩考核,以及子公司高管上半年度丰厚的利润目标达成的奖金和股票,可以发现,这已经不是两个采购订单没有三家比价的问题了。下面该怎么办?结合公司的情况和你的份量,发挥你的想象力和智慧吧。
正直、诚信。这无需多说。干内审这行,做不到这一点,还是趁早改行。请记住,在内审这个行业工作,就注定永远有热心的“朝阳区群众”在关注着你。
沟通能力!沟通能力!沟通能力!重要的事情说三遍。不管是口头还是书面,沟通的目的在于获得信息、建立信任和合作、达成共识。谈到沟通能力,我立即想到一个有趣的同事小Z。
小Z做项目自有一套,按其本人的说法,就是“我的审计发现都是聊出来的”。当大家在会议室里忙着写邮件、打电话、编底稿的时候,他常常是带个小本子,坐到相关人员办公桌旁边,然后开始聊天。要是人家桌上有孩子的照片,就从夸奖小孩开始;要是人家喜欢抽烟,那就约到室外吞云吐雾;要是人家喜欢运动,那就谈谈无器械健身的利弊,跑步到底是会损膝盖还是锻炼膝盖;要是人家喜欢打游戏,那就聊“Dota”“古墓丽影”“使命召唤”等。就这样聊着,很多问题和改善就水到渠成地解决了。公司运转,很多问题潜藏在“水面”之下,靠抽凭证、阅档案、分析资料难以触及。而通过沟通建立信任,深入“水面”,才能巧妙地“借力打力”。
广博的知识结构,且保持更新。要做好内审,需要什么都懂一点,而且还要不断学习、保持更新。掐指算算,要懂的东西还真不少。审计和财务知识肯定是基础,战略管理也得能说出个123来。生产、销售、流程管理、HR、供应链等各个运营职能部门的知识,都要知道。心理学、反舞弊、IT也要多学点。我觉得未来的内审,不懂IT是不可想象的。所以,学无止境。除非你是那种专做财务审计或者萨班斯法案(SOX)测试的内审,并且你认为可以一直这样做下去。否则,还是什么都要学一点,免得跟审计对象聊天,不知所云,更别谈能提出有价值的建议了。
世界变化太快。所以,如果你有逛淘宝的经验,海外代购的好渠道,知道奶粉选什么品牌好,了解哪边的学区房性价比高等,这些都可以纳入你的知识库中,有时候真的很管用,就如同上述第三条提到的一样。
有自己的专长。上面一条谈的是“博”,这一条是“专”。“专”是说要有自己的专长。理想的内审师一定对风险、内控、流程、审计方法等有着深厚的理论基础和实践经验,这是看家的功夫,也是核心力量。之前文中提到的几个知识层面,要能有一个或几个方面是自己真正深入理解基础和专长的。比如擅长采购审计,擅长生产审计等。这是需要真正下苦功的,是要能够与业务部门坐而论道的,而且不仅是从内控和风险的角度出发,甚至是直接从业务的角度出发提出更有价值的改进。
敢打硬仗。理想的内审师在大部分情况下是平易近人的,且和业务部门有着良好的合作关系。但如果遇到重大挑战,一定要能够面不改色地迎上去,该出手时要出手。
2012年,当时还在H总手下效力。
我们完成了一家子公司的审计,对于审计发现和建议,子公司Q总都认可,审计报告也按时签发。然而集团总裁看了报告后,决定给予子公司Q总处分。因为其中一条审计发现外发加工的料件账务混乱,初步估算公司损失上百万元,而且采购经理是一个完全不能胜任的只有3年仓管员经验的女生,由子公司副总力挺提拔上来,个人关系耐人寻味。子公司Q总给总裁和高管回邮件说:“审计报告捕风捉影,严重不实”。当时的H总,我的老板,给我们项目组开会,说现在没有退路,全集团都在看着。我们已经跟这家子公司上了擂台,必须有一个倒下去,只能有一个站着下来。站着下来的一定是我们!H总带着我们连夜奔赴子公司,在烟雾弥漫的会议室里跟子公司Q总及其管理层激辩两小时。后来,子公司的Q总就被撤职了,副总被调离了,采购经理被开除了。我的老板获得总裁特别嘉奖,我们部门也是公司年度优秀团队。
时至今日,偶尔依然会遇到挑战,这时,我就会想起H总的那段话。然后,我会深吸一口气:“好吧,上擂台的时候到了。
还好,我一直都在擂台上坚持到了最后。
这就是在我心中一个优秀的内部审计师应该能做到的。

东方慧仁