初入职场的毕业生，几乎谁都离不开给你的上司起草各式各样的文稿，从写个通知，到起草制度，搞个策划案。随着工作经验的增加，还会承担越来越重要的起草文稿任务。这件事情做得如何，会直接影响领导对你能力的判断和工作使用。但是，写一篇让领导满意的文稿并不容易，笔者根据一些毕业生入职后起草文稿经常出现的问题谈几点体会。
第一，写作前要弄清领导的意思。这是关键的一点。有些文稿上交后领导做大篇幅修改，甚至被退回重写。对此你可能感到不理解甚至委屈，认为自己的作文水平还可以，这些领导难伺候。但是你必须明白，各单位的工作文稿可不同于学校作文，领导的文稿是用于指导工作、完成任务的，有一句不当的话，含混的话，一个错别字，都可能带来难以估计的损失。而你起草文稿出现的问题，往往源于没有吃透领导意图，特别是他的指导思想、基本思路、文件框架。怎样才能弄清楚领导的意思呢？
1）领导布置任务时，应该拿个本子用心记下来，不清楚的当即问明白；
2）准确理解这篇文稿所要解决的问题，中心思想是什么；
3）如果有可能，请或帮他列一个文稿提纲；
4）学会与领导沟通，各领导的性格和工作风格不一，你必须适应他；
5）当你熟悉了单位的许多业务，就可以根据领导意图提一些建议性思路，对此，一般是会受到欢迎的。这样就容易写出领导满意的文稿，就会少“返工”。记住“做事不由东，累死也无功”，切不可在没有弄清领导意图的情况下，按照自己的揣摩，像写作文一样去杜撰文稿。
第二，不说或少说废话。什么是废话？往往在开头大段地讲形势，又*载下**了一些理论，这些与本单位实际无关的文字即废话。务实者是不会允许你讲一大堆与实际工作不沾边的“道理”的，结果必然是整段甚至整页被删掉。我曾经改过一份文稿，其中80%的文字都是讲道理，改后没剩下几句话。一般单位的应用文，往往用一两句讲清“为什么”就可以了，而要用大量文字阐述如何做，提出明确而具体的要求。
第三，少一些华丽辞藻。这是多数领导的“大忌”。诸如“英明”、“精通”、“必须”等等，什么是“英明”的人？何谓精通？“提倡”与“必须”是不同的概念。有人习惯于“一二三”式地描述事物，有人习惯于拼凑排句，直率地讲，入职不久、在对环境、业务还不熟悉时，搞这些现代“八股”多为华而不实，领导往往也不能将此作为指导工作的文件下发。写文稿时一定要丢掉学生气，注意朴实，用准确，尤其要慎用程度副词。“文见其人”，滥用华丽辞藻，自然会留下华而不实的印象。
第四，尽快熟悉你的业务内容。领导交代的文稿任务，绝大多数都是岗位职责内的事情，如果你不熟悉工作环境、业务内容，就无法写出领导满意的文稿。我毕业后前几年一直没写出像样的东西，真正敢于发表自己的一些观点，写一些带有指导性、研究性文章是在熟悉了毕业生就业工作之后。开始不熟悉怎么办，那就要多请教熟悉情况的人，做些基层和一线调查研究，查阅相关资料。你真的这样做了，就会带动自己的实用知识、认识能力和做事能力迅速提高。“没有调查就没有发言权”，对于初入职场的人，如果不了解单位和岗位情况，要写出解决现实问题的文稿是不可能的，因此要学会不同形式的调查。
第五，参考网上的范文、样板。很多应用文，特别是有些政策、法规类文稿，都有规范性要求，如合同范本、商业计划书样板等，很容易在网上找到。*载下**后，先根据本单位的情况进行取舍，再补充相应文字，这样既规范，又相对省事。像WPS中也有许多样板文稿可以学习和参考，这是一种捷径。但是要注意，范文、样板只给出一些格式、结构和参考性文字，切不可不顾实际照搬。
第六，避免犯低级错误。低级错误通常是不能容忍的。我毕业之初，曾经因为写了一份粗糙的文稿，结构不清、语句有病，加之有错别字，当时的一位领导竟然给我批复“请以后不要将这样的东西送给我”，弄得我很是尴尬，也对我教育很大，相当程度上帮助我改正了写东西不认真的毛病。笔者建议，你交给领导文稿之前，最少读两遍（读出声音），以发现语句不通顺的地方，最少再检查两遍结构、逻辑、语句、错别字等毛病。如果有可能，可以再请熟悉情况的同事帮助你看一下。总之，要认真做事，切不可应付领导。
第七，熟练使用办公应用软件。我曾经在单位对部分入职不久的职工做过一次使用Word的测试，结果发现有些人实际上只是会用拼音法录入汉字，而且速度一般，这怎么能适应工作需要呢？我们的一些毕业生常常在简历中表述自己熟练甚至精通这些软件工具，其实连简单的插图、调整行距、设置字体都做不好。因此，入职后要尽可能多地了解和使用这些软件中丰富的功能。现在，许多领导已经习惯用PPT文稿演讲、介绍项目或单位情况，他们很可能会将文字稿交给你，由你完成演示稿。因此，一定要学会熟练使用这些工具软件。