某某有限公司
行政公文处理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为促进集团行政公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高工作质量和效率，根据国家、河南省及省交通集团有关规定，结合集团实际，制定本办法。
第二条 行政公文处理是指行政公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 行政公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全、高效。
第四条 集团综合事务部是行政公文处理的管理机构，负责集团机关行政公文处理工作，并对所属单位的行政公文处理工作进行指导。
第五条 集团所属各单位、机关各部门要高度重视行政公文处理工作，严格执行行政公文处理办法。所属各单位应建立健全本单位行政公文处理制度，明确公文管理部门并配备专(兼)职人员负责公文处理工作。
第二章 行政公文种类
第六条 集团行政公文分上行文、下行文和平行文， 主要种类有:
（一）决定：适用于对重要事项或重大活动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项等。
（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（三）通知：适用于批转所属单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求所属各单位、机关各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。
（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。
（七）批复：适用于答复所属单位的请示事项。
（八）意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函: 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要: 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 行政公文格式
第七条 行政公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
（一）涉及秘密的行政公文应当标明密级和保密期限。如有具体保密期限应当明确标注，凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。属密级文件的，应明确发放范围，其中“绝密”、“机密”级行政公文还应当标明份数及序号。
（二）紧急行政公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、”平急” 。
（三）发文单位应当使用全称或者规范化简称。集团单独行文的，在落款处不署单位名称，只标识成文时间。集团与其他单位联合行文的，主办单位排列在前。
（四）发文字号包括发文单位代字、年份和序号。两个以上单位联合行文，只标明主办单位发文字号。
（五）上行文应注明签发人姓名。“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）行政公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容和种类。标题中除法律、法规和规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位指行政公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）行政公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）行政公文除“会议纪要”外均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
（十）行政公文成文日期以单位负责人签发的日期为准， 联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
（十一）行政公文如有附注(需要说明的其他事项)，应加圆括号标注在成文日期下一行。
（十二）行政公文应当标注主题词。主题词的标引应按类别词、类属词、文种的顺序排列，数量不超过5个。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓行政公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位排列顺序为: 上级、平级、下级。
下列情况应当抄送：
1.除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位， 应列为抄送单位。
2.向所属单位和本集团的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。
3.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一个上级单位。
4.下级单位因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级单位。
5.上级单位越级向下级单位行文时，可以抄送受文单位的直接上级单位。
（十四）印发单位和印发日期。印发单位统一标识为某某有限公司综合事务部，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。
（十五）行政公文中各组成部分的标识规则，参照行政公文格式细则（附后）。
第八条 行政公文用纸一般采用国际标准A4型，每页22 行，每行28字，左侧装订。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有必要，注重效用。用语要庄重严谨、简明通顺、平实得体。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，除集团授权外，所属单位一般不得越级请示和报告。
集团机关各部门不得对外正式行文。
第十一条 下级单位应当向直接上级单位请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级单位，并注明理由。
第十二条 向上级单位报送行政公文，内容应当为需要报告的重大事项、上级单位要求报告办理情况的事项、须经上级单位审批或决定的事项。
第十三条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位，也不得抄送个人。
“报告”不得夹带请示事项。
第十四条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以集团名义向上级单位负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十五条 发文办理指以集团名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、登记、编号、打印、校对、用印、分发、归档等程序。
第十六条 根据职责分工和办理事项的需要，由主办部门经办人员拟稿，拟稿人为发文的直接责任人。经办人员拟稿后应先由部门负责人核稿，部门负责人为发文的第一责任人。
第十七条 草拟公文应当做到：
（一）符合法律、法规、规章及其他有关规定，注意政策的纵向连续性和横向一致性。
（二）根据内容和行文对象，正确使用公文种类。
（三）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“ （一） ”
第三层为“ 1. ”第四层为“(1)”。
（六）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十八条 对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商、会签。会签部门须及时提出意见，一般文稿在2个工作日内会签完毕，急件按要求会签。
会签部门有不同意见时，应当协商一致后再报集团领导审签。如经充分协商仍不能达成一致意见时，发文主办部门应在文中列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请集团领导决策。
第十九条 行政公文发文审核工作统一由集团综合事务部负责。在综合事务部未审核之前，发文部门不得自行将文稿送呈集团领导审签。
审核的重点：是否确需行文，是否符合国家法律、法规、政策及规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范，是否符合本办法的其他有关规定等。
第二十条 综合事务部根据文稿会签情况可决定呈报领导审签或要求发文主办部门进一步协调、修改。
第二十一条 综合事务部审核后，由发文主办部门按照集团领导班子成员分工提交领导审定签发。上行文、平行文或重要的下行文须由集团主要负责人或授权分管领导签发。
第二十二条 公文签发后，由综合事务部统一登记、编号，其他各部门不得自行编号。
第二十三条 综合事务部按照行政公文格式细则的要求打印，发文主办部门应根据签发稿对文稿清样进行校对、确认，确保正确无误。
综合事务部加盖集团印章，发文主办部门按行文对象自行送发文件。需领导和有关部门阅知的文件，应同时送发。
第二十四条 签发过的文件原则上不得修改。如需要回收、更改、撤销已签发的文件，发文主办部门须以书面形式写明原因，并经签发领导批准后，办理相关手续。
第二十五条 对重要、紧急发文，发文主办部门应做到跟踪催办，督促有关领导和部门及时审阅、签批。
第二十六条 发文办理过程中的主办、协力、会签、审批、签发等各有关人员，在签署意见时，须注明明确意见。
第六章 收文办理
第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括收文、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。
第二十八条 集团来文，由综合事务部负责签收、拆封、登记，统一办理。登记包括：来文单位、文号、标题、来文日期、收文编号等，一般事务性来文可视情况确定是否登记。各部门须将收到的应统一加签办理的公文及时转交综合事务部。
第二十九条 收到所属单位上报的需要办理的公文，综合事务部应当进行审核。
审核的重点：是否符合行文规则，内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范等。
经审核，对符合本办法规定的公文，综合事务部应及时登记，按程序办理。对不符合规定的公文，经综合事务部负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十条 需要办理的收文，由综合事务部提出分办或拟办意见，并送呈集团有关负责人批示或转有关单位、部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第三十一条 呈送公文，应当按集团领导分工确定主批人，并送其他审批人阅知，以明确责任，提高工作效率。
审阅、批示公文要认真负责，对有具体请示事项的， 主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十二条 承办单位、部门收到交办的公文后应当根据文件精神和批示意见及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位、部门职权范围的，应及时返回综合事务部并说明理由。
第三十三条 公文运转由综合事务部负责，来文单位人员不得持件运转。送呈集团领导阅示、审批和送交有关单位、部门办理的公文，由综合事务部负责催办，督促有关领导和单位、部门及时审阅办理，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对于重要紧急公文，承办单位、部门应将办理进展和结果等有关情况及时反馈至综合事务部，一般公文应定期反馈办理进展情况。
第三十四条 集团收文办理实行限期办结制，要求如下:
（一）需要办理的收文，集团综合事务部应在当天提出拟办意见送呈集团有关领导批示，或直接批转有关单位、部门办理。要件和急电，应第一时间送呈集团有关领导批示或有关单位、部门阅办，其他来件一般应在1个工作日内分送。
（二）各类公文，承办单位、部门应按来文单位、集团领导要求或综合事务部提出的时限内办结。
（三）未提出办理时限的公文，承办单位、部门一般应在3个工作日内办结。
（四）凡督办件，没有办结期限要求的，承办单位、部门须在交办后5个工作日内将督办情况向集团有关领导汇报，并报综合事务部。
（五）对因内容涉及面广、问题较复杂的特殊情况，不能在规定时限内办结、需延期办理的公文，承办单位、部门应当在限期前主动向集团有关领导汇报，向来文单位和综合事务部说明原因，并在公文办结后及时交综合事务部。不属于本单位、部门职权范围或不宜由本单位、部门办理的公文，承办单位、部门应在1个工作日内退回综合事务部并说明理由。
（六）因办理不力造成公文超期限办结的，承办单位、部门承担相应责任。
第七章 公文归档和管理
第三十五条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其他有关规定，及时整理、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。
第三十七条 传递、管理秘密公文，必须采取保密措施， 确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。
第三十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文移交、清退。
第四十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和有关公文处理部门主管领导批准后，可以定期销毁。
销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不遗漏。
第八章 附 则
第四十一条 本办法未尽事宜，参照国务院《国家行政机关行政公文处理办法》、河南省委办公厅《关于加强行政公文处理规范化工作的意见》、河南省人民政府《河南省国家行政机关公文处理实施办法》和《河南交通投资集团有限公司行政公文处理办法（试行）》执行。
第四十二条 公文处理中涉及使用集团办公自动化系统的，按照有关规定办理。
第四十三条 本办法由集团综合事务部负责解释，自印发之日起施行。
附件1：
某某有限公司
行政公文格式细则
一、发文字号
发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。下行文和平行文发文字号用3号文星仿宋体字居中排布，上行文发文字号用3号文星仿宋体字、居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号文星仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字加粗标识签发人姓名。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
二、标题
红色反线下空2行，用2号小标宋简体字，可分一行或多行居中排布。
三、主送机关
标题下空1行，左侧顶格，用3号文星仿宋体字，后标全角冒号。
四、正文
正文在主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文用3号文星仿宋体字，一级标题用3号文星黑体字。
五、附件
如有附件，在正文下空1行、左空2字用3号文星仿宋体字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，序号使用阿拉伯数字“ 1. ... 2. ... ”标识，各附件序号对齐，附件名称后不加标点符号，如名称较长，回行时应与附件序号后内容对齐。
附件第一页左上角第一行顶格标识“附件”用3号文星黑体字，有序号时标序号，附件的序号和名称前后标识应一致。
六、成文时间及附注
用汉字将年、月、日标全，距离正文空3行，右空4字。
“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话，用3号文星仿
宋体字，居左空2字，在成文时间下一行，用括号（）括入，中间不空行。
七、主题词
“主题词”用3号文星黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋简体字，词目之间空1字，不用标点符号。
八、抄送
如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号文星仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。
九、印发单位和印发时间
在抄送单位（无抄送单位在主题词）之下占1行位置，用3号文星仿宋体字，印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发单位统一标识为某某有限公司综合事务部，印发时间用阿拉伯数字标识。
十、页码
用4号半角阿拉伯数字标识，数码左右各放一条4号—字线，单页码右空1字，双页码左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。
十一、数字
行政公文中所用阿拉伯数字均采用新罗马体。
具体样式详见附件2、附件3。
附件2：
某某有限公司文件
某某〔2011〕ⅩⅩ号 签发人：高 波
某某有限公司
关于选择使用会计政策和会计估计的请示
河南交通投资集团有限公司：
根据集团“关于印发《河南交通投资集团有限公司财务管理制度》（试行）和《河南交通投资集团有限公司会计核算办法》（试行）的通知”文件精神，公路港集团组织所属各单位进行讨论和研究，现结合公路港集团实际情况，对集团的会计政策和会计估计做如下选择：
一、应收款项计提减值准备的方法及比例
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。
附件：1. ⅩⅩⅩⅩ
2. ⅩⅩⅩⅩ
二○一一年四月二十六日
（联系人：ⅩⅩⅩ 电 话：0371—ⅩⅩⅩ）
主题词：会计 政策 请示
某某有限公司综合事务部 2011年4月26日印发
附件3：
某某有限公司文件
某某〔2011〕ⅩⅩ号
某某有限公司
关于进一步加强汛期安全生产工作的通知
集团所属各单位、机关各部门：
为进一步加强2011年度汛期安全生产工作，做好应对汛期极端天气和各类灾害的准备工作，有效防范和应对自然灾害引发的生产安全事故，各单位要结合实际，高度重视汛期安全生产工作，认真做好各项应急预案和措施的落实，确保集团生产安全，现就有关工作通知如下：
ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ
二○一一年六月十六日
主题词：汛期 安全生产 通知
某某有限公司综合事务部 2011年6月17日印发
附件4：
某某有限公司
所属各单位规范化简称
所属单位规范化简称