1、关注住房安排洽谈
1）了解会议举行日期及会议的用房状况，并及时在电脑中查询是否发出预订，避免矛盾。
2）同时了解该日期是否还有其它未定的会议信息。既可以作为与客户还价的筹码，又能及时地在可能改变某档会议计划的情况下，建议客户调整，争取收益最大化。
3）按会议洽谈纪要格式和内容记录客人住宿计划。
2、向客人了解会议活动行程
1）及时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲突。
2）如有重叠和其它原因，可向客人作有利的针对性的调整建议。
3）按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活动。
3、与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价格
1）在了解能满足客人设施及服务的需求后，向客人报出客人所需设施及服务的价格。
2）与客人确认以上价格。
4、与客人确认房间布置要求
重点确认以下事项：
是否撤出迷你吧、是否关闭长途
5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场服务
1）会场布置的形式、会议背景、会标。
2）会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹纸板等。
3）是否需布置鲜花、绿色植物、确认桌面文具的摆放。
4）是否有其它特殊需求。
6、与客人确认会场服务的形式
1）是否需茶水、矿泉水服务。
2）是否需要提供水果或其它食品。
3）是否需要Tea Break，如果有，确定标准。
7、与客人确认公共区域环境布置的要求
1）询问客人是否需要如下的布置：室外横幅、欢迎牌、指示牌、海报等。
2）如是大型会议，还要与会务人员确认是否需汽球、汽模、彩旗等室外布置。
3）向客人公布酒店收费政策并与客人确认收费标准。
4）请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件。
5）特殊布置请工程部直接参与洽谈。
8、与餐饮部一起与客人确认会议服务有关细节
1）宴会厅布置要求、席位卡、位卡。
2）指示牌、台形图、菜单。
9、与客人确认有关VIP重要客人接待
1）是否需高规格欢迎标准、是否需房内VIP布置。
2）VIP的其它特殊服务要求。
10、与客人确认信用担保及结算的方式
1）预付款（支票、汇票、信用卡）。
2）签单人姓名、结算时间。