作者简介：木子空空，五年国企，五年互联网，知识管理专家，目前供职于58同城。十余年职场老鸟，分享实战型干货，推送你的职场锻造，提升你职场实用性技能。点击关注私信我，免费领取53套职场实用PPT模板。
相信各位在日常工作中是常常会用到电子邮件，用于和各部门或者各区域的同事进行日常业务往来。电子邮件已经成为了我们工作中不可分割的一部分了。
1971年麻省理工学院博士Ray Tomlinson是第一个发明电子邮件的人，为了解决当时全球各地共同参与同一个项目的成员之间信息沟通的难题。Tomlinson选择"@"符号作为用户名与地址的间隔，因为这个符号比较生僻，不会出现在任何一个人的名字当中，而且这个符号的读音也有着"在"的含义。
虽然电子邮件是在70年代发明的，它却是在80年才得以兴起。到80年代中期，个人电脑兴起，电子邮件开始在电脑迷以及大学生中广泛传播开来；到90年代中期，互联网浏览器诞生，全球网民人数激增，电子邮件被广为使用。
电子邮件的发展简史告诉我们，电子邮件在人与人之间传递信息起到了极其重要的作用。除了对电子邮件的基础操作外，在撰写电子邮件的时候同样有极其重要的地方需要大家关注。
电子邮件是我们工作中最常用到的一种表达形式。在日常工作中，我们经常会碰到下面的情况，特别是职场新人：
· 附件忘记添加， 图片因各种原因图裂了，只能道歉并重发。
· 在发邮件的时候，往往忘记加上主题，可能收件人也没有仔细看主题，大家再无主题沟通着。
· 邮件石沉大海是很常见的事情，因为我们可能并没有给对方回复邮件的最后期限。
曾经听到一个话题，就是某大型互联网公司的新晋员工，因互联网组织架构复杂及人员众多，在发送邮件的时候总会漏掉一些人，以至于一封邮件重复发送了5次左右。由于这封邮件抄送给了公司高层，高层对这个员工的工作能力极其不满，因为这件事把该部门的负责人训斥一番。
我们且不论这个事情的真与假，邮件抄送领导是比较常见的。邮件的编辑和准确率都是可以让领导看的见的东西，对于无法跨级接触的领导，我们在领导中的印象就来源于这些邮件，可见正确使用邮件的重要性。如同我一直倡导的一件事情，我们发给除我们自身以外的人任何文件，包括Word，Excel，PPT以及邮件等，这些文件内容准确率以及排版美观程度都代表了我们的工作能力和“脸面”，这些都关系到别人对我们的认可，千万不要大意。
结合多年职场工作经验，正确的发送邮件时候需要注意以下七点：
1、一封邮件只说一件事情
一封邮件不要表达多件事情。如果想讨论多件事情，可以分别写多封邮件进行沟通。每封邮件都是有主题的，邮件正文都是围绕这个主题进行描述的。如果在一个主题下描述多个主题的事情，看邮件的人可能并没有get到这封邮件想表达的核心内容，可能会与你进行多次电话沟通，从而增加了沟通成本。
2、标题要准确提现主题及时间维度
周期性的邮件，建议可以加上时间。例如XX部门数据分析报告—2019.3.21，这样领导 一看就知道这份数据报告是在3月21日完成的。
3、适当使用标签
有明确项目主题的，建议在邮件主题上加上【】来明确项目主题。例如【销售SOP项目】关于2019年第13周项目成果汇报，这样大家看到的第一信息就是这封邮件是关于销售SOP项目的，第二信息就是第13周成果汇报，大致心中有数，读邮件的效率和回复邮件的效率都会大大提升。
也可以用“【】”来提现邮件的紧急程度，例如加上【重要】、【紧急】等标签，收件人第一视觉就会停留在标签上，第一时间回复邮件。
4、合理使用邮件称谓
我们平时使用最多的称谓是“HI”、“Dears”以及“见字问好”等，其实这些称谓的体验远不如“李秘书，您好”。我们要明白我们使用邮件的环境是在职场，而非朋友之间，商务场合需要体现自己的专业性。
对于领导，就千万不能使用“HI”、“Dears”以及“见字问好”，一定要尊称“明总，您好”。如果是同时发给多位领导，就直接写明“领导们好”就可以了，在邮件正文需要某个领导特别注意的地方可以用“@”来提醒。
5、邮件正文内容表达要言简意赅
有时候邮件里必要的客套话是免不了的，例如感谢XX部门的协助，烦请XX协助等等，这些都是正常的职场交际礼仪。但我们在邮件正文部分，可以按照总分总的结构形式来表达。
例如，
邮件主题：XX项目上线延期通知
邮件正文：
XX项目上线延期至Q4季度
因项目组开发资源紧缺以及人员组织架构调整，鉴于对项目的严谨，经过项目组评估，XX项目上线日期由Q2调整至Q4，请知悉！
这样一封通告类邮件就完成了，明确邮件的目的是通知XX项目上线延期的，明确延期的理由是因为开发资源紧缺以及人员组织架构调整，也明确了调整后的上线时间，这封邮件就符合言简意赅。
6、请先添加附件
很多人发邮件经常犯的一个错误是邮件发出去之后，发现忘了添加附件。所以发邮件的时候最好的习惯是：先添加附件，然后写正文，然后是主题，最后写上收件人。这样可以避免忘记发附件的尴尬。
现在有一些邮箱有提示系统，如果邮件中提到了“附件”两个字而没有添加附件，系统会提示添加附件。但为了养成好的习惯，以及避免换了邮箱系统之后不会再有智能提示，还是养成好的习惯更保险。
为什么正文在前，主题在后，收件人在最后？很多邮件在写的时候并不知道如何准确地表达主题，所以如果在主题上卡壳了，在邮件正文写完之后，主题自然也能写得更明确。收件人放在最后写是因为怕邮件写到一半，不小心误发了出去，从而造成尴尬。
7、注明收件人变化情况
在多人讨论的邮件中，如果删掉了某个收件人或添加了某个收件人，要在邮件一开始注明。比如在邮件一开头注明“+苏明玉”，或者“-苏明成”，这样所有收件人知道哪些人加入了讨论，哪些人离开了讨论。
同样，在使用电子邮件的时候，有些事情最好不要去做，例如下面几点：
1、话题切忌不能分散
前面讲到一封邮件一个主题，所有的话题都要围绕这个主题进行。
2、不要讨论机密
邮件属于公司资源，且在一个公司可能同名同姓的员工有好几个，不注意的话有可能把邮件发送给了其他同名同姓的员工，如果邮件涉及机密，那么极易可能造成机密外传。
3、区分发送、抄送与密送
发送是需要收件人回复的，抄送是需要被抄送人知晓即可，密送是不让收件人和被抄送人知道这个事情还有XX知道。一般情况我们都不会使用密送，公司的事情还是正大光明的讨论比较好。
4、不要发泄情绪
在职场中情绪管理是极其重要的，一个不会情绪管理的人可能会被自己情绪化断送前程。邮件是公共沟通的地方，在这里发泄情绪是极为不专业的事情，也不是其他人希望看到的，切忌！
