管理物理印章过程中，每个公司（通常是行政部门职责）都会去防范越权用印、偷盖印章等非法用印行为，企业越大管理难度就越大，而且通常用印效率与用印安全管理两者是冲突的。

想下这个场景“盖印章的排着队在，去盖章的人和管理印章的人好些还互不相识”，这里头的风险有多大，管理难度有多大，可想而知。那么如何通过信息化的手段来降低用印风险，提高用印效率，就不得不思考了。

最近笔者经历的安全用印案例

前不久IT君在跟进集团内部两个公司的一个合同，两个单位分别走完合同审批流程后，接下来就是用印流程。

笔者所属公司是乙方（称为K公司，甲方单位为S公司），担心影响签约进度，于是早早的走了一个内部用印流程。当S公司的合同内容审批流程完成后，笔者立马打印出来去找行政部门盖章。可是盖章时，行政说笔者只走了业务用印流程，行政还需要走一个行政内部的用印流程（笔者之前没走过用印流程，所以不知道），于是把业务用印流程传给行政后，等行政走流程。当天行政流程就走完了，可是笔记忙，没发现当天流程已经走完可以盖章。第二天一早去找行政盖章，行政说公司印章外带了，没有在公司，要下班后才能拿回来。第三天早上才把K公司侧合同的章盖好，盖章前需要把合同流程、所有用印流程打印出来，并在登记簿上登记并签名按手印。

在甲方的S公司这边，走了3个纯用印的流程，中间笔者还发了一封协办邮件给行政的。最后笔者拿着合同去盖章的时候，发现有几个人排着队在，其中有个同事要盖章的有一摞（初看是城市更新相关的*迁拆**协议之类的），于是在那里等了一个小时（笔者办公和盖章地不是同一栋楼）才完成盖章。这里也是需要在登记簿填写用印事由、用印过程审批单号等内容，并签名按手印。还发现行政盖章前，会通过登记的单号去找到OA审批中的电子合同，与“乙方盖章的纸质合同”进行比对，看下关键条款有没有变化。看着行政妹子在认真比对的时候，不由感慨行政的印章管理不易、压力大，万一因流程不严谨出了问题还得担责。

这个案例，从开始合同审批完成开始启动盖章，到最后完成盖章花了5个工作日，这里面有笔者跟进不够紧迫、安全用印流程多、公司印章临时被外带等多方原因。另外，上面这个用印故事的背后，是已经有“可以纯线上审批、合同管理的信息化系统”做支撑的情况下发生的。

案例关键词：2个合同流程、5个用印流程、两次登记按手印、内部第三天完成盖章、盖章协办邮件一封、盖章现场等一小时、肉眼比对电子合同与纸质合同、用印完成耗时5个工作日。

这个案例中的合用用印管理要点：

1、业务用印流程和行政用印流程分开，确保能够覆盖业务管理条线与印章管理条线的所有管理人员；

2、盖章时，要求需求人进行登记并签字按手印，确保用印严肃性，若有问题便于追责。

3、盖章人员对比纸质合同和电子合同，避免纸质合同与审批流程中的合同不一致。

可以说是教科书式的安全用印典范，已经把线下纸质合同盖章安全性做到极致了。用印安全的背后，作出太大牺牲了。审批时间、互相协调时间、流程表单内容编写、内容校对等时间，而且背后串联了太多管理层、同事。

PS：每一次经历，都是一笔财富。这里记录下，以后宣传电子合同或用印安全用典范的时候，都可以讲这个真实案例。

不过除了效率不高外，案例中的合同用印还是存在一定难以避免的风险。

案例中的合同用印风险分析

合同流程审批中，会把合同作为附件上传，若审批人提出修改意见打回后，发起人会根据意见调整合同并重新发起审批。若是发起人对不需要修改的条款进行进行了修改，就难以发现，而合同条款全部重新审核时间成本大。

从OA中*载下**审批后的文件，若打印前对条款进行了修改，导致打印后的盖章文件与审批流程中的文件不一致，而行政用章人很难发现纸质的盖章文件与审批流程中的合同文件条款不一致，存在相关内容变更的风险。

现场找印章管理人员盖章时，若是印章管理员偷盖印章，根本发现不了。完全依赖于印章管理员的责任心、职业精神。合同外借时，就更依赖印章管理员的责任心。

合同用印安全解决方式

基础信息化层面

实现合同的在线化，合同审批能够在线上进行审批，支持移动审批更佳，确保可随时随地查看、审批合同。实现用印流程线上审批。

业务审批流程合并

用印业务用章流程与行政用章流程合并，不需要用章人员、行政人员分别发起，减免中间的传递过程；

由于用章涉及到公司章、法人章、财务章等多类，由审批人根据需要选择需用印章的类别，可以合并发起，不需要单独发起印章。

合同审批过程调整留痕

针对合同审批过程中，各版本调整不能留痕的问题。

针对手工编辑的合同。只要合同发起后，流程被打回后，发起人不能够删除合同重新上传，只能在线上进行调整，并对调整留痕，方便二次审批时查看历史版本并进行比对。

基于合同模板，调用合同基本信息的生成的合同，若调整合同信息，只能去ERP的合同管理模块中调整合同信息。

对合同进行电子签章

在合同关联的用印审批完成后，自动调用电子签章系统，对合同加盖电子章。电子签章系统支持本公司、各供应商分别签订。生成的文件无法篡改，具备纸质盖章文件同等的法律效力。电子合同为什么具有法律效力，详见上篇文章《电子合同法律效力的原理解析》

打印的纸质合同附带防伪码

对于有些不能电子签的合同（比如与政府类的协议或电子签章法律条款不支持的场景），合同打印必须在系统中直接打印，打印时自动附带防伪码（不依赖于打印机）。

也可以购买防伪彩打一体机，通过光学水印等动态防伪打印技术，能够有效地防范印章被复制和伪造的风险。

利用智能印控仪管理物理印章

对于公司的重要合同，可以使用智能印控仪。把物理印章装入章筒中，只有审批通过后才能开启章筒进行盖章。开启时校验使用人员的指纹，并在用章时自动拍照并回传至印控中心，使得过程可溯可查，避免私盖印章或透盖印章行为，进一步提高用印安全。

目前市面上的印控仪单价较贵，很难大面积推广，建议只有少部分重要的印章使用。而且把物理印章的安全性完全依赖于章筒，还是不大可能的。

方案落地关键点

组织保障。电子合同、智能印控仪，对公司历史的合同盖章模式具有一定的颠覆性，公司一把手必须参与决策才能确保项目落地成功。内部建设项目团队，需动员行政、法务、IT、相关业务人员参加。

流程保障。需要对合同流程责权、用印流程责权进行调整，相关流程进行合并，并且通过流程制度来保障电子合同与用印审批流程的落地。

选合适的供应商与产品。选择适合自己业务特点、信息化环节、建设预算的供应商及产品。

其实上面就是需求方案落地的3P模型：流程(Process)、人(People) 、产品(Product)。

（文章优先发布在“信息化那些事儿”同名微信公众号，欢迎关注）