数字化转型的基础是对人的管理。近年来,国家对高校用人机制进行了一系列改革，从事教学、科研辅助及后勤保障工作的各类临时用工逐渐增多。同时，随着高校对外交流活动的加强，培训人员、实习人员、国际友人、附属医院人员、访问学者、校内商铺人员、教工家属、来访人员等进出校园的外来人员，日益增多。

临时用工和外来人员是高校流动人员的主要构成，这类人员分布广，遍布校内各个岗位，归口管理部门多，管理方式复杂。以江南大学为例，流动人员有近20类，约3000余人。少量流动人员有相关信息系统管理，但大多数还游离在管理信息系统之外。总体来看，学校对流动人员信息及其信息系统使用权限情况缺乏统筹管理。

自新冠肺炎疫情暴发以来，属于流动人员中的后勤保障团队承担了环境消杀、日常值守、餐饮保障等重要工作，但因其基数大、变动频繁、岗位流动性强，针对流动人员的管理工作无疑成为影响学校平稳运行与疫情防控效果的关键因素之一。

来源：江南大学官网

本文通过探索流动人员信息系统建设，实现流动人员的统一规范高效精细化管理，助力学校疫情防控工作科学有序开展，有力推进学校各项工作的顺利进行，切实保障校园安全稳定。

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建设目标

通过流动人员信息系统建设，建立体制机制，完善流动人员管理办法和规章制度，明确流动人员的管理责任部门及管理方式。建设流动人员信息系统对人员信息及权限进行梳理，具体落实到管理部门和管理员责任人，形成流动人员长期动态管理体系。

以“一人一码、一数一源、动态更新”为目标，实现流动人员在校园内的全过程精准化管理，为学校智慧校园建设提供流动人员源头数据，为学校疫情防控工作提供人员信息基础支撑。

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建设内容

江南大学于2021年年底起开展流动人员信息系统的建设。学校经过前期人员信息梳理，认为流动人员主要有以下特点：类型复杂且需随时扩展；流动性较在职在编人员强；人员属性相对简单，多数为短期聘用或合作等人员；校内活动领域相对少，大多数不涉及教学、科研、财务资产等学校核心领域；工作内容和岗位性质差别较大等。

流动人员信息系统人员管理主要是基本信息维护，包括人员编号、姓名、身份证号、手机号、部门、民族、学历、政治面貌、有效期（校内合作、活动有效期）、证件照片等。流动人员应用权限管理主要有：统一身份认证、校园网络、VPN、出入校园、车辆管理、校园智能卡、财务、研究生管理、科研项目管理等。

人员类型梳理

由校长办公室、信息化部门等牵头，人力资源管理处、后勤管理处等相关部门对流动人员类型及其归口管理开展了多次沟通研讨，梳理出校内人员归口管理部门17个，人员类型23个大类，流动人员有15个细化类别，如表1所示。我校流动人员主要分布在后勤管理处、学院科研团队等相关单位。

表1 校内人员类型及归口管理部门

系统主要功能及关键点

1.系统功能架构

系统架构从用户类型来分主要分为用户端和管理端，如图1所示。用户端主要有登录、个人信息录入、修改等操作、业务申请录入、审核及操作记录查看等。管理端可查看申请信息、业务管理、人员分类、校内组织架构维护、管理权限设置及维护、人员管理的统计分析展示等。

图1 系统功能架构

应用管理主要有统一身份认证、校园出入管控系统（校园通）、车辆管理、报修、校园智能卡、上网账号、各业务系统等设置及权限分配。

部门管理主要指设置部门管理员及其增删改、审批等权限。日志管理主要是记录下用户和管理员的操作日志。

根据流动人员类型设置系统用户角色，并根据角色特性设置相关参数信息，如对工程项目实施人员设置所属公司、校内开展的项目名称等参数，对家属设置教职工的信息、校内住址等参数。人员基本信息包含人员编号（校内统一唯一代码）、姓名、性别、证件号码、有效时间、管理部门、联系方式等。图2给出了流动人员信息系统中的角色和人员相关信息设计情况。

图2 系统人员信息角色架构

2.系统功能

系统功能主要开发了用户申请、管理员审核、应用权限管理、信息展示、统计分析以及其他功能。用户申请模块较传统的部门管理录入或登记信息有创新性，让用户自己录入信息有利于提高信息的准确性，可有效减少因管理人员忙碌造成业务办理延误的情况，同时也能减轻管理人员的工作压力。

流动人员类别多，其涉及的信息系统应用权限也相应地较为复杂，每个类型的人员应用权限需求基本都不相同，个性化区别明显。通过应用权限的统一管理，用户可清晰便捷查看或办理相关权限，同时便于管理人员对人员权限精细化管理，有力提高管理效率和服务水平。

统计分析功能可以实时展示各类人员分布及相关权限等信息设置情况，有利于各类数据统计，尤其可快速响应疫情防控期间各类人员相关信息上报的需求。有效期过期提醒等预警功能有效提升用户的体验。表2给出了系统功能及相应的功能描述。

表2 流动人员信息系统功能及描述

建设难点关键点

1.历史数据清理

流动人员面广量大，有些人员信息在原有的一些系统里有维护，有些通过线下表格维护。系统建设的首要难点任务是需要对历史数据进行梳理和清理，采用统一人员信息标准，通过规范格式批量导入清洗后的历史数据对系统进行初始化，并对已有信息字段的有效性、规范性进行校验。

由于人员信息多杂且质量参差不齐，不正确、不准确的数据多，历史数据处理难度较大。通过采用各管理部门责任到人、技术手段筛选出身份证号、手机号等不符合规范的数据反馈管理部门及时修正、对于无人认领的数据给予清理等手段，完成了历史数据的有效清理和系统数据的初始化工作。

2.标准规范

系统信息的标准规范建设是系统建设的关键点。建立人员编号的标准才可以实现“一人一码、一数一源”的目标。并且基本信息的规范标准才能保证数据的有效性，有利于信息共享互通和统计分析展示。以教职工编号和数据库字段标准为例：8（第一位数字为人员类型，8为在职在编教职工）+四位年份数字+五位流水号。例如：2022年第一位入职的教职工工号为8202200001。

人员编号：作为流动人员的源头数据系统，产生其校内唯一的人员编号，编号规则：10位，9（人员类型）XXXX(年份)00001（流水号）。其中对于已有编号的流动人员实行“老人老办法”，加入系统时录入原有人员编号。

字段标准：数据库字段设置参照学校数据中心规范标准；身份证号码验证正则表达式；手机号字段满足11位数字等标准；性别、政治面貌、民族、学历等按照国家信息标准设置可选项。组织架构采用数据中心同步的校级标准代码和名称。

3.数据对接与共享

流动人员信息及权限的共享互通是流动人员信息系统建设的关键之关键。如图3所示，系统的组织架构信息从学校数据中心同步并及时更新；为确保“一数一源”，系统人员信息增加时通过身份证号与数据中心三大系统（教务系统、研究生系统、人力资源管理服务系统）人员信息比对，如身份证号已在三个系统中存在，给出提示并不予增加。

流动人员信息及相应的权限标识通过数据中心同步到各业务系统。根据需求有些业务系统信息需反馈、呈现到流动人员信息系统，通过数据中心同步此类信息到流动人员系统，实现了一体化管理。

图3 流动人员信息系统数据共享互通

流动人员信息通过数据中心同步到统一身份认证平台，同时数据中心通过有效性（有效时间）的判断确定人员信息是否校内流通。根据人员所具备的权限标识，数据中心将其推送给相应的业务信息系统，实现流动人员信息的校内有效流动共享。

其他信息系统，如校园智能卡是否已办理等状态信息，会及时推送给流动人员信息系统，便于管理人员和用户查看，办理延期、年审等业务操作。

4.长效运维机制

信息系统都是“三分建、七分养”，建立流动人员信息系统的长效运维机制非常重要。建立健全流动人员管理办法和规章制度，让流动人员管理有章可循。明确压实管理人员职责，由于流动人员流动性强，需要建立人员周期性或实时更新机制，确保人员状态信息准确。健全系统提醒监督功能，如有效期到期前提醒用户提交延期申请等。

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建设成效

目前，江南大学流动人员信息系统管理的人员近3000人，77个相关单位参与其中，应用权限管理6个，基本实现了流动人员的一体化精准管理。

随着疫情形势的变化，江南大学对校内人员进出校园管理口径也持续动态调整。系统建设为流动人员信息摸排上报、进出校园权限管理、健康监测跟踪、核酸检测信息统计等工作提供了基础条件。在系统建设初期，核酸检测、信息摸排上报等疫情防控工作开展有效促进了流动人员信息的完善、修正。

作者：李慧、孙心怡、方伟（江南大学信息化建设与管理中心）

责编：陈荣

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