电子邮件是商业沟通中最常见的形式。很多人一天的工作就是读、写邮件。
但是写邮件也有一定的技巧在里面，如果你能够掌握该技巧，就能在工作中沟通更为顺畅，让别人心甘情愿帮助你。但是如果你邮件写的让人云里雾里，甚至令人讨厌，虽然最后工作还是有可能完成，但是会给别人带来不好的印象，更别说其中消耗的时间成本了。
正确写邮件让你在职场步步升职
写电子邮件的目的一般是提出请求、提供信息或是提出问题。为了让信件更为简洁高效，你始终都要把自己的目的牢记于心。电子邮件是表达的媒介，因此更要考虑读者的需求、期望以及对方的态度。组织信件时要在开头就向读者说明来意。写邮件的语气很重要，打初稿时一定要加倍注意。写邮件的时间都很短，所以很容易在语气上出错。短邮件一般不需要修改，长邮件需要，尤其要注意缩减长度。最后快速校对一遍，可以避免不必要的误解和后续的麻烦。
示范：
电子邮件应当尽量简短，直奔主题。
开头：告诉读者为什么要写这封信。
中间：写出所有读者需要的细节信息。这段也要尽量简短，复杂的信息可以分条排列组织。
结尾：重申自己的来意（阐明要求、下一步计划等），并且对读者表示感谢。
正确的做法：
- 一封邮件只说一件事。如果一封邮件说好几件事，重要的信息就显得不那么重要了。
- 标题简洁具体。标题起得好，读者会优先阅读，之后也会更容易查找。如果这封邮件特别重要，可以考虑在标题中加上“重要”或“盼复”之类的词。
- 邮件的开头要称呼对方，哪怕是只写对方的名字外加破折号。打招呼是礼貌的象征。如果邮件有连续许多封，那么只在第一封中打招呼也是可以接受的。
- 在邮件最开始就说明来意。不要指望读者会去猜你想做什么，多数人都不会这样做。
- 邮件越简短越好。这既能有效沟通，也更有希望收到回复。
- 保持礼貌。我们都很忙，但也别忘了加上“请”和“谢谢”，你会得到很好的结果。
- 语气要与读者和主题相符。
- 如有多个收件人，记得一一回复。一旦有遗漏，再跟进是很麻烦的。
- 要记住邮件并不私密。邮件是公司的资料，最终可以用来“对簿公堂”。即便是在平时，邮件也很容易被转发，因此下笔一定要谨慎。如果不确定自己写的邮件是否合适，不如谨慎一些拿起电话吧。
- 邮件要署名。
错误的做法：
- 如果打电话更合适，就不要写电子邮件。这是在浪费你和读者的时间。
- 不要在邮件里涉及机密或私密的内容。即便邮件很安全，它也不是一种私人的交流方式。要谨慎一些，这是在保护公司，也是在保护你自己。
- 如果不是必要，就不要抄送他人。有时公司会告诉你应该怎么做，但在抄送他人前一定要仔细考虑。毕竟我们的邮箱里也有很多垃圾邮件。
- 转发邮件前想清后果。转发时记得看看前面有没有什么不能公开的内容。
以下三种情况请不要发邮件：
- 如果你怀疑公司有人做了违法或不道德的事，邮件、短信等沟通方式都会在司法程序中曝光，而你很可能会被牵连在内。这样的事最好面对面交流。
- 如果你能当面向人道歉就不要写邮件。面对面向同事道歉比发邮件更合适。如果你有当面与对方交流的机会，就不要发邮件。
- 愤怒的时候不要发邮件。发邮件咒骂对方只能痛快一时，之后你肯定会后悔。点击发送按钮前要冷静一下。
厌恶与偏好
有些人最厌恶的当属感谢邮件，“没必要特意表达感谢，我完全不想收到这类邮件。这样的邮件不会引起我丝毫的好感。”那礼节要怎么办呢？难道别人帮助了我，我不该去说声“谢谢”吗？“如果你必须要谢，如果我真的帮了你一个大忙，写在标题里就好了。”比如，在邮件的标题上加上一个“完成”。
一些邮件可以不必再打开，现在有很多人都会把邮件的全部内容提炼在标题中，并加上信息结束符。例如，一名程序员写道“张三今天在家办公（信息结束）”，他的同事就知道不用再打开邮件了，直接将邮件删除即可。
随着通信技术的不断发展，人们的需求也在不断变化。因此要注意保持灵活和敏感，不要向他人发送让人厌恶的邮件。