
存货入库审计其实就是对存货验收程序和方法的审计,对入库存货的数量、质量、技术规格等方面进行查验,验收无误方能入库。
存货的验收,就是重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。
1、审计目的
规范存货管理流程、明确存货入库、验收的管理要求,确保存货管理过程中的风险得到有效控制。
2、审计资料
(1)相关制度(入库、验收制度);
(2)入库台账;
(3)入库单;
(4)验收单;
(5)过磅单;
(6)采购合同;
(7)采购台账。
3、审计标准
《存货管理制度》、《行业先进的实务经验》、《内部控制制度指引》。
4、审计方法
访谈、观察、检查、测试
5、审计程序
(1)取得制度、流程文件,了解公司的入库及验收制度。在这个过程中,需要了解制度下的单据有哪些,以及相应的岗位分工(部门组织架构)。
(2)组织相关人员访谈
询问相关人员入库、验收的流程(仓库人员、质检人员),以及形成的单据,同制度是否相符进行验证,在入库及验收流程是否存在额外的流程。
其中对于异常控制需要重点询问:
①入库数量不相符的适合处理的,如来料超额的处理方式,来料不足的处理方式。
②验收不合格的处理方式,是退回还是让步接受。
③对于赠品的处理方式
(3)选取样本进行检查
①选取样本时,可将ERP中的采购订单以及入库订单数据导出,进行数据配比,选取其中数量不符的进行检查;另外同样要选取正常的。
②关注对于异常控制是否特别标识,以及选取让步接受、存在赠品、超额接受、退货的订单,以便检查其流程。
③检查入库单、验收单的编号以及规格,关注入库单编号是否连续,以及入库单、验收单是订本式还是自制word打印。
④核对入库单的数量、规格型号与采购订单是否相符。
⑤关注验收单,签字是否完整,验收内容中质量、数量不合格,所对应的处理流程(审批是否到位)。
⑥关注是否存在先收货后验收的情况或者未经验收直接入库。检查入库、出库单(领料单)、验收单,若验收单时间晚于入库单时间或出库单时间,则可能存在该种情况。
⑦检查赠品是否入库,赠品入库的数量合适。
(4)*磅地**管理
在入库环节,还常常忽略的一个审计点,就是*磅地**的管理。*磅地**没有定期校准、*磅地**数据可修改,存在手写过磅单等都是潜在的舞弊隐患。
①检查*磅地**是否定期校准(需提供校准记录),以及*磅地**称重的准确性,可现场称重。有时误差20kg,日积月累也不是个小数。
②检查过磅单,检查单据是否连续编号以及是否存在人工涂抹,替换磅单的情况,同时连续编号下的磅单过磅时间同样要关注,是否间隔时间过短。
③了解*磅地**管理系统,*磅地**管理系统操作权限。是否可以修改称重数据。
④如果可以实现,导出过磅数据,关注同一车辆的皮重差异是否存在较大波动。
6、审计中常见问题
(1)*磅地**常见问题
①车辆皮重作假
车辆称皮重前人为添加重物或水箱加水,皮重称重后伺机丢弃重物或放水,达到减少货物净重目的。
趁司磅员不注意,称重车辆的轮胎部分压在磅外,不完全上磅,以减少毛重或皮重;
司机不按规定上下车。
②更换车牌
大小车互换车牌,小车使用大车车牌,用以增加皮重。
③*牌套**
同一车辆通过*牌套**重复上磅称重计量,不卸货物,虚构原料入库。
④使用无线装置修改仪表参数
过磅司机使用一些电子设备,远程修改*磅地**仪表仪器参数标率,以达到目标重量,需要查看*磅地**到表头的线路是否有改动。
(2)入库、验收环节常见问题
①同一人员办理存货入库业务的全过程,包括存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等工作。
②验收流于形式,导致存货数量、质量、技术规格出现问题。
③入库单据不齐全、收到修改入库单、磅单。
④单据编号不连续,单据非订本式,以Word或Excel表自制。
⑤单据流转不及时,财务入账不及时。
⑥让步接受未经审批,未做账务处理,扣款信息衔接不及时,未扣款。
⑦超额入库或退货未经审批。
⑧赠品未入账,存在账外物资或赠品发生舞弊。