在西文中甚至在中文中，一些在全文中会重复出现的词组、术语、短语可能会用首字母缩略词——缩写语(acronym)替代。例如，用DNA来表示deoxyribo nucleic acid。本文介绍缩写语三条基本要求和适合使用缩写语的八种情形。
使用缩写语的三条基本要求
基本要求是：使用标准方式引出缩写语，首次出现缩写语时必须解释，避免滥用缩写语。
引出缩写语的一种最直接的方式是在首次出现全称的地方加括号，将缩写语放在括号里。例如：
The habitable zone (HZ) is commonly defined as the range of distances from a host star within which liquid water, a key requirement for life, may exist on a planet’s surface. Substantially more CO2 than present in Earth’s modern atmosphere is required to maintain clement temperatures for most of the HZ, with several bars required at the outer edge. However, most complex aerobic life on Earth is limited by CO2 concentrations of just fractions of a bar. （Schwieterman et al.2019, The Astrophysical Journal, 878:19,pp.1-9）
缩写语在首次出现的地方必须给出解释，否则读者可能不知道缩写语代表了什么。以下是容易忘记解释的几种情况：
- 哪怕是使用学术同行习惯了的一个缩写语，依旧需要解释。这是因为，其它行业的读者和比较年轻的读者可能不熟悉你使用的缩写语代表了什么。
- 有时，同一个缩写语可能是多种术语的缩写，因此更需要解释。例如，统计学家可能习惯用缩写语PDF来表示Probability Density Function（概率密度函数），但不熟悉的读者极有可能将其理解为文档的pdf格式。
- 在摘要中出现缩写语时，也需要在摘要中解释，哪怕这个解释会出现在全文中。这是因为，摘要是独立阅读的文本，读者可能首先只看到摘要。
- 在答辩决议中也类似，如果出现，也需要解释，因为答辩决议也是独立阅读的文本。
虽然缩写语具备缩短术语等功能，但在一篇文章中，需要避免滥用缩写语，否则很难阅读。可以想象，如果把Schwieterman等人（2019）的摘要的术语都改成缩写语，那么就成了“ The HZ is commonly defined as RD from a HS within which LW, a KR for life, may exist on a PS. ... ”。这几乎成了数学家才能面对的符号语言。
适合使用缩写语的八种常见情形
第一，在摘要中，如果某个较长的术语多次出现，那么使用缩写语可以减小摘要的长度。虽然如此，也不能滥用。
第二，如果一些缩写术语的意义已经成为常识，例如DNA，那么应该在文章中重复出现的地方使用。
第三，一些著名的国际性或区域性机构或学术组织的全称太长，适合用缩写语表示，例如，联合国教科文组织（United Nations Educational Scientific and Cultural Organization）用缩写语UNESCO表示。
第四，某个行业经常使用的个别术语太长且在文章的正文部分和题注部分多次出现，则可以用缩写语表示。
第五，缩写语相比于全称有特定含义，即缩写语本身成为一个专业术语或新词。
第六，一些图形、表格或者公式等对象里需要标注一些全称较长的术语，用缩写语替代可以让对象更美观更精致。
上：上标用术语全名 下：用缩写语
第七，通过缩写造出一个更吸引人的词汇。例如，李明（Jack Leeming,，2016 Making headlines: Choosing the best title for your paper， Nature Jobs Blog, 16 Dec 2016)将标题的要求故意排序为Accurate， Brief， Clear， Declarative， Engaged和Focused（准确、简练、 清楚、说明问题、吸引人和专注），以便缩写语为更好记忆和更吸引人的ABCDEF。
第八，在参考文献目录中，作者的英文名往往要求采用缩写，姓氏则保留全称。有时，在声明作者的贡献时，将姓名缩写，例如，SJ designs the experiment, LBF conducts the measurement。
尾注 ：缩写语应按一个"新"单词发音，而不是一个字母一个字母的念。例如，UNESCO的发音为 [yo͞oˈneskō]，而不是六个字母U,N,E,S,C,O发音的组合。
内容来源：学位与写作