excel常用函数有哪些 (excel广泛应用在哪些方面)

我说一个,应该没人会反对吧?

只要你经常用Excel,这个绝对是使用最频繁的功能之一:

那就是求和!

你是怎么求和的?用sum函数?其实一组快捷键 3秒就可以搞定!

┃快捷键:Alt+=

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既然都来回答了,肯定不会只介绍这么一个小功能,

下面要介绍的Excel操作一个比一个实用!

【1】10个超实用的Excel高频骚操作

【2】神马?记住这个快捷键,居然能少记很多函数!

【1】10个超实用的Excel高频骚操作

01:Excel表格,怎样快速调成一页打印?

如果在打印Excel 表格时,多出一点内容,一页打不下,多出一页大面积浪费,有没有办法快速压缩到一页里?

我们先来看看下面这个案例,多出来这些是不是看着超级难受(心疼)?

能不能在点击打印前,提前预知打印页面的情况?

其实非常简单,只要切换到分页预览视图,拖拽蓝线就能搞定:

这条蓝色的线,叫做分页符,也就是Excel 里的打印分页线,通过拖拽可以手工调整分页的废纸。

当你不想看到这条蓝色线时,只需要在【视图】下,切换回【普通视图】,就能恢复原状啦~

就是这么一个小小的动作,可能就节省了几百页的打印纸,又或者抓破脑袋来回折腾的时间。

02:批量创建超链接

有超链接,点击就能直接打开相应的图片、照片、文档等文件。

怎样在Excel 表格中批量创建超链接呢?需要用到一个HYPERLINK函数 。

案例中涉及的关键操作:

①在C2 输入了如下公式:

=HYPERLINK("[C:\My Documents\Mybook.xls]")

②向下填充公式,点击C列「链接」就能查看对应文件。

HYPERLINK函数的结构如下:

因为链接地址是根据A 列的文件名动态计算的,所以填充公式后,会链接到对应的文件上,点击生成的链接也就能够查看对应的文件了。

是不是超酷炫的!

03:Word文档转Excel

对于很多职场人来说,Word的使用频率比Excel高。

于是你少不了有时要把Word中的内容放到Excel中。

比如,统计人事信息,最后信息统计到Word 里,可能就是这个样子:

可是交给老板要求是Excel表格,怎么办呢?

如果打开Excel,将Word信息直接复制粘贴到Excel中,可以看到,每行信息在同一个单元格。

在Excel中对文字信息进行拆分,就可以轻松搞定Word文档转换Excel!

操作:选中该列,选择【数据】-【分列】,在弹出的选项框中,【分隔符号】下勾选【其他】,手动输入中文输入法的逗号,点击确定。

看,处理信息是不是超级快~

04:一次粘贴,动态更新

当我们把Excel中的表格、图表等对象复制粘贴到Word里后,如果数据需要更新,还得在修改重新复制粘贴,那太麻烦了。

而利用选择性粘贴,我们可以把表格、图表粘贴成动态链接的对象。当数据发生变化时,只要打开Word文档,就会看到最新的结果。

在Excel中复制表格,切换到Word,点击粘贴的下拉箭头,选择【选择性粘贴】-【链接的对象】就可以啦。

还有更快捷的——选择性粘贴的快捷键是【Ctrl+Alt+V】,按一下就好。

05:隔行填色,一键完成

例如,表格行数太多,在看表时容易串行。

这个时候如果间隔一行填上颜色,就能很好的区分。

千万不要吭哧吭哧的一行一行手工填,你只要点击一个格子,按下Ctrl+T,插入表格,Excel就会非常智能的帮你完成。

06:调转表格行列方向

有时候,我们手里的表格方向不对,横着和竖着的两个方向反了,想要把它转个90度来排。

当然表格数据,肯定不能像图片那样旋转,这样就得歪脖子查看数据了……

方法很简单,用复制粘贴就可以!

选中表格区域-【复制】,右键单击空白单元格 -【选择性粘贴】-【转置】

07:核对数据时,怎样同步查看2个Excel表格

我们都知道Word 是可以比较两篇文档有什么差异,但是 Excel 想比较两个差不多的表格,里面有什么不一样那就比较麻烦了,那有没有什么更方便的方法呢?

常年和Office 打交道的人都知道,在【视图】选项卡中,包含了所有文档浏览的相关功能,Excel 也不例外!

而其中有一项,就能帮我们省时省力的比较查看两个表格,它就是—— 并排查看

先看同步效果:

操作方法很简单,直接点击【视图】-【并排查看】就能实现。

08:Excel表格锁头术

数据多的时候,往下一滚,表头就看不见了,是不是分不清哪一列是什么数据?

用冻结窗格,把标题行锁定,随时都能看到表头,数据立马明朗啦~

09:突出显示重点数据

查看表格时,数据太多容易看花眼,如果只关注某些符合特点条件的数据,那直接用颜色标注出来多好啊~

是的,你不用手工去设置,只需轻轻点击鼠标,在开始-条件格式中选择想要的条件。

Excel就会帮你自动完成,比如,把成绩不及格的全都标红:

除此以外,在这些时候,你都可以用它来快速标记:

重复登记的姓名;

快到期合同;

数据超标的每一行;

项目完成的状态;

……

但凡你想得到的,符合某个条件就要改变格式的,都可以用条件格式来自动完成。

10:使用Excel模板,你一直浪费的宝库!

没错,不仅是PPT有模版,Excel也有模板,而且还是自带的。

在Excel2016中,打开软件,或者点 【文件】-【新建】 ,也能看到一大堆现成的模版。

比如在推进比较复杂的工作事项、项目工作时,经常会用甘特图来展示每一项工作的进度情况,一页张表、一页纸就能俯瞰全局。

那怎么做甘特图呢?

直接在新建面板顶部的搜索框内输入 甘特图 ,按下 Enter 进行搜索。就能找到这个模版:

除了甘特图,Excel2016还有很多模版,譬如个人饮食锻炼管理表:

比如,考勤跟踪管理表:

…… …… ……

很多人看到这也许就要疑惑了,如此强大且实用的Excel功能我 一个电脑小白如何才能在短时间内快速get???

说实话,想在短时间内快速摸透Excel的各项功能真的不难!!!

要知道我可是个连计算机二级都没考的人,但Excel就被我玩的溜溜的~

但讲到底,其实也没啥技巧,就是 听课+实操。

课程就选亮虎Excel课就OK,是和我们日常工作内容匹配度最高的,实用性很强、

说实话,现在市面上有关Excel教程的课程or资料并不少,操作方法看似都讲了,但实则真正上手到具体的工作中适用性是很低的,也就是我们常说的:学是一回事,做又是一回事。

但亮虎Excel课它的实用性就很高,只要能把这个课上老师讲的给掌握住,那工作中80%左右的任务都是可以解决的。 还真别不信,因为老师在讲的时候就是把具体的技能和实际的工作问题相结合到一块,只要听就能会,完事直接就能用到具体的工作实操中,效果直接就能看到。

可以这么说!吃透亮虎,工作效率直接翻3倍,加班对你来说根本就不存在。

像我之前刚开始工作,做个离职分析表没个两三个小时是根本下不来的,但自从看了亮虎的课, 顶多半小时就能搞定。

我特别喜欢他在课上讲的实例和操作场景,真的太太太实用了。每次都是无脑套用, 像什么人员登记表、离职分析图都有清楚讲解,认真看一遍课程,就能掌握住。而且用熟练之后,很多都是可以举一反三的。

《谁说菜鸟不会数据分析》这本书每个入门Excel的职场人都应该看!

入门篇的内容就是最基本的操作内容,数据怎么分析讲的非常清楚。

工具篇的内容是有针对性的讲解Excel数据分析、做各种图表,

不过一般要是不到VBA的话就可以不用看,只需要掌握基础内容就行。

我的建议是可以放在手边当做读物来看,晚上看课,白天上班工作练习,

没事了拿起来看看,换种思路学的更快。

我当时就是靠着这两个资料在职场大开杀戒的,真的*死爽**了~

【2】神马?记住这个快捷键,居然能少记很多函数?

┃1:文本连接,我也是耳濡目染

谁说文本连接一定要用&?谁还在炫耀CONCATENATE和PHONETIC函数?

晓得不,自从我诞生以来,这些老家伙基本都告别一线,退休养老了!

就连我的同级生CONCAT和TEXTJOIN都不是我的对手!

牛皮不是吹的,看我露两手!

┃2:拆分字符串,咱可是能手

和文本连接一样,拆分字符串也是技术活!

在没有我之前,文本截取函数LEFT、RIGHT、MID三兄弟在这个领域称霸一方,混迹多年却依然经常需要 LEN 函数的协助,才能完成不定字符长度截取。

然而,现在有了我,它们只好乖乖退位让贤!

┃3:字符替换,兄弟我也是行家

替换曾经是我兄弟Ctrl+H 的专长,它和 REPLACE、SUBSTITUTE 函数为这点地盘也是火拼了多年。

现在好了,我君临天下,它们仨再怎么争,也就争个千年老二!

┃4:号码加密/分段,舍我其谁

号码加密或分段显示,以前你或许会用REPLACE 函数,但是它太墨迹了。

以后这种手艺活就交给我了!三下五除二,我就能把电话号码收拾得服服帖帖的!

┃5:提取日期,我也耍得有模有样

我们都知道18 位身份证号码的第 7-14 位是出生日期,人资的小伙伴一定没少跟它打交道!

我不知道各位HR 小哥哥小姐姐以前是怎么提取出生日期的,不过从现在开始,我绝对就是你们的最佳选择!

┃6:去空除符,我是快乐的清道夫

面对包含各种空格和符号等无效信息的表格,你是不是火大头痛?

快让我这个清道夫来帮你清除表格垃圾,还你一片净土!

┃7:批量换行,看我闪转腾挪

批量对单元格内容按一定规则换行,常规做法也需要借助REPLACE等替换函数。

但是我的横空出世,给受此难题困扰的表亲们带来了福音。只需轻轻两个按键,看我闪转腾挪,为您解忧!

┃8:百万文本中取数字,如探囊取物

从一串数字和文本混杂的字符串中提取数字,一直都是一件麻烦事,有大神甚至为了这个问题特意分享过各种函数、VBA 解法~

不过在我看来,这些文本中的字符串简直就是探囊取物,看我百万军中取其首级!

┃9:文本分段,我是排版小能手

同样的一串数据字符,有时需要相互转换分段排列的方式。

这在以前可是一项大工程,现在有了我,这些文本分段排版问题的解决,统统有了着落!

PS:这里有一个错误,Ctrl+E 填充后,所有的职位变成了“经理”。

解决方法如下:多填写一行的内容,帮助Ctrl+E 更好地判断就可以啦~

┃10:乱序重组,就要快刀斩乱麻

还是文本排序的问题,但难度增加了,我们需要把文本重新排序,再进行排版,怎么样,你会吗?

不妨先来围观我,如何快刀斩乱麻,把它们收拾得妥妥的。

最后特别提醒:

【Ctrl+E】只出没于Office 2013及以上的版本哟~

所以想要提高工作效率,及时地更新版本很重要!!!

最后的最后,希望大家看完这篇文章都能get搭配Excel的神器之处,在职场大展身手~