财会大杂堂之IT小技巧系列：
问题描述：
老板给了你一份表格，其中包括每位员工计划发放的期权金额，要求：
- 以邮件形式当天发送给每个人去确认，同时写清楚期权的计算方法；
- 每个人的期权信息相互保密；
- 一共300人；
怎么办？时间紧，人数这么多，公司太小还没软件支持，只能一个一个贴了，唉，万一贴串了可怎么办？
这种情况还适用于发送邀请贺卡等等；
解决思路：
我们先来分析一下解决问题的思路：
- 目标：是每个人单独发送说明，每个人的信息虽然大部分一样，但是数据是单独的；
- 如果我有一个写好的模板，数据可以像软件一样自动变化就好了；
- 如果能够自动批量给发邮件，那就更完美了~~~
如果我们在不知道有工具的情况，能够大胆的想到这几个方法，恭喜你已经在提升效率的路上了，但是多数朋友都是想想，没有进一步向下的解决方案，这也是很遗漏的一件事情。
解决方案：
有了思路之后，接下来就是实施解决方案了，这篇文章介绍一下联合应用Office三个软件来完成这个功能的实例：
1.示例数据：假设我们现在有以下信息，简单起见，仅示例三个信息，实际操作可以根据需要设置很多； --- 数据在Excel中
需要单独发送数据
2.示例通知书：假设我们需要发放通知的示例： ---打开Word在Word中写好格式
通知书示例
3.实现过程：接下来我们就来看看怎么让其自动发邮件的过程：
1）在Word中：邮件-开始邮件合并-邮件合并分布向导
注意是在Word中操作
2）在Word中操作：在Word右侧出现的框中，请选择“电子邮件”选项，在右下角点击下一步
3）在Word中操作：选择使用当前文档，然后点击下一步
4）在Word中操作：在这步中有些小复杂，首先选择“使用现有列表”，然后点击下面“浏览”
5）在Word中操作：在弹出的对话框中选择你期权存放的Excel文件，选中后点打开：
6）在Word中操作：会弹出一个对话框，其实是让你选择工作簿中使用哪个工作表中的数据，我的示例文件中用的是Sheet1,实际使用中选自己命名的工作表即可
7）在Word中操作：选完工作表之后会再弹出一个对话框，这个直接点确定即可；
8）在Word中操作：选择完之后，大家就会发现多出了一行这个内容
9）在Word中操作：到这一步，我们就开始玩魔术了，先来看看怎么将姓名给放到Word中，
a. 我们先来做姓名：首先在Word中将鼠标放到姓名的位置；
b. 其次，选择：邮件-播入合并域- 员工姓名； 【大家有没有注意到，我们Excel中有的列，在这里面都有了？】
c. 下面是插入后的结果：
d. 我们用同样的方法将期权股数也给插入进来，结果是这样的：
e.点击预估结果后，就是下面的效果，再点一下”预览结果“又可以回到之前的情况；
10）在Word中操作：在我们核对正文和数据没有问题之后，我们就可以开始操作如何发邮件了。
a.调出发送邮件窗口： 邮件-完成并合并-发送电子邮件
b.下面是弹出的对话框：我们在这里面可以设置邮件的收件人、主题行（邮件标题），邮件格式， 以及计划这次发送是仅发送当前记录，还发送哪几条？
c.收件人：我们就选择Excel中”员工邮箱“就可以了
d. 主题行：我们可以自己随意输入，记录行可以自己选择，这次先测试一下发三条看看情况：
e. 点“确定”后，Word就会自动调起Outlook软件，打开Outlook之后就可以看看选择的行数已经在我们的“发件箱”中等待发送了
f.打开看看，是不是我们想要发送的结果？ 核对无误后，我们就大功告成了！！！
如果有这种烦恼的朋友，可以试试看，效率是否要以提升10倍以上，也欢迎大家给我留言工作中碰到感觉比较低效的工作，一起看看有没有更快的办法来解决~~~
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