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17．2．1 内部信息传递管控职责
企业在进行内部信息管理活动时，会涉及到以下的管理控制部门或岗位，这些部门的岗位职责权限和不相容职责如表24-1所示。
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岗位类别 |
主要职责 |
不相容职责 |
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1．总裁 |
◆ 审批内部信息管理战略规划 ◆ 审批重要内部信息管理的政策 ◆ 审批信息管理部的规章制度 ◆ 审批信息管理工作程序 |
◇ 制定企业的内部信息管理战略规划 ◇ 制定重要内部信息管理的政策 ◇ 制定信息部的规章制度 |
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2．运营总监 |
◆ 制定企业内部信息管理战略规划 ◆ 制定重要内部信息管理的政策 ◆ 审核信息管理部的规章制度 ◆ 审批信息管理工作程序 |
◇ 审批内部信息管理战略规划 ◇ 审批重要内部信息管理政策 ◇ 制定信息管理部的规章制度 ◇ 制定信息管理工作程序 |
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3．信息部经理 |
◆ 制定信息管理部的规章制度 ◆ 制定信息管理工作程序 ◆ 协助运营总监制定内部信息管理战略规划 ◆ 协助运营总监制定重要内部信息管理政策 ◆ 指导下属员工设计各岗位所需方案 ◆ 培训内部信息管理的工作人员 |
◇ 审核信息管理部的规章制度 ◇ 审核信息管理工作程序 ◇ 审批内部信息管理战略规划 ◇ 审批重要内部信息管理政策 |
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4．信息主管 |
◆ 指导下属员工进行内部信息管理工作 ◆ 处理内部信息管理过程中出现的问题 |
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5．信息专员 |
◆ 按照上级主管的要求进行信息管理工作 ◆ 维护企业内部信息资源 |
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6．财务经理 |
◆ 申请财务有关方面的信息的管理 ◆ 制定财务信息管理制度 ◆ 制定财务信息管理操作规范 |
◇ 审批财务信息管理制度 ◇ 审核财务信息管理操作规范 |
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7．其他用户部门 |
◆ 提出相关业务方面的信息管理申请 ◆ 依自身权限遵守相关信息管理规定 |
◇ 审批相关部门的信息管理申请 ◇ 制定信息管理规定 |
17．2．2 内部信息传递管控程序
为更好地做好企业生产经营管理决策，做好内部信息传递和内部报告工作，企业管理人员需要从各种渠道获取相应的信息。所以，企业应加强内部报告管理，全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节，建立科学的内部信息传递机制，明确内部信息传递的具体要求，以促进内部报告的有效利用。
下面是某企业制定的内部信息传递管控程序，以供读者参考。
内部信息传递管控程序
第1章 总则
第1条 目的
为了及时、准确的收集、传递及反馈公司内部有关信息，做好内部信息的收集与管理，保持公司信息资源共享，特制定本程序。
第2条 适用范围
本程序适用于公司内部信息的沟通、交流与处理。
第3条 管理职责分工
1．公司每个人、每个部门都有义务和责任及时、准确的传送、接收、处理工作信息；都可以是发布方，也可以是接受方；人力资源部负责公司内部沟通的定期检讨、评估、调整。
2．各部门负责工作范围内公司对应相关方信息的收集、传递、执行与沟通。
（1）品管部负责统筹公司内外与质量有关信息的编制、传递与处理。
（2）营销部负责营销、市场、媒体等相关信息的收集、处理、保存和管理。
（3）采购部、检验部、法务部、总裁办等部门负责对应相关方信息的收集。
（4）总务部、检验部、营销部负责紧急信息的处理。
（5）各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。
第4条 内部信息的类别
1．正常传递信息，如工作计划、业务方案、通知通告、法律法规、规章制度、质量方针（目标）及完成情况、跟踪和监控记录、内部审核与管理评审报告以及公司正常运行时的其它记录等。
2．错误或不合格信息的处理，如体系内部审核的不合格报告，内部管理事务安排反馈、评估、纠正和预防措施处理等。
3．紧急信息、临时事务安排等，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录。
4．其它内部信息（如员工的建议等）。
第2章 内部信息沟通工具与方式
第5条 内部信息沟通原则
不管有关信息的来源、内容、提供者、传递方式和渠道等各不相同，但收集和传递相关信息一般应遵循真实、准确、及时、有效、保密等原则。
第6条 信息的收集、处理与沟通工具
信息可采用书面资料（包括质量记录、公告栏、内部刊物等）、工作日志记录、电子公告栏、书面资料、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具和方式予以传递。
第7条 信息沟通的渠道
内部信息沟通的渠道有下行沟通、上行沟通、平行沟通三种形式，具体如下表所示。
内部信息沟通渠道一览表
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沟通渠道 |
信息沟通的具体操作 |
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下行沟通 |
◆ 指自上而下的信息传递和沟通，利于领导把公司的方针、政策以及目的、意图传递给部门或人员，并把工作中存在的问题、要求传达给下属，协调组织中各层次的活动，增进各层次、各职能部门之间的联系和了解 |
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上行沟通 |
◆ 指公司中的成员、群体通过一定形式的渠道与决策层进行的信息交流，如下级向上级定期或不定期的工作汇报，情况问题的反映，意见的征求等 |
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平行沟通 |
◆ 指在公司系统中处于相同层次的人、群体、职能部门之间进行的信息传递和交流，利于提高办事效率，增加相互了解和协调 |
第8条 信息的传递方式
1．口头传递，这是一种最快、最直接的传递方式，能在最短的时间内使大多数员工在同一时间内得到某种信息，像班组会议、部门会议、员工大会等。
2．电话传递，这是一种强针对性，多带指令性或汇报工作完成情况、工作协作、临时通知、火警等的传递方式。但是，电话传递信息时，应落实通话双方部门、姓名（职位）、时间，其次应对传递内容有清楚的交待。
3．手机：遇到紧急情况，可用手机直接联系。
4．MSN在线传递，这是用来传递工作或商务信息传递的最快的渠道。
5．E-mail（电子邮件），这是一种现代化的最先进、最可靠的信息传递方式。
6．文件传递，这是一种较为原始但最为规范的信息传递方式。在整体运作中，将信息用书面形式在部门之间传递仍为最普遍的方式。
第3章 内部信息收集与处理
第9条 正常信息的处理
各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息。
1．人力资源部按照相应程序文件的规定向有关部门传递公司战略方针目标及其完成情况。
2．品管部按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。
第10条 服务工作计划信息的沟通
1．各部门及人员根据公司工作目标制定各部门工作计划并报主管领导审批，并根据审批意见及时调整方案。
2．公司领导层可通过召开总经理办公会议，讨论相关大政方针及事宜。
3．公司可采取例会、专题交流会、各部门协调会、工作汇报等制度，进行公司内部沟通，并对会议内容做相关记录。
第11条 紧急信息的沟通
对于紧急信息，如出现重大质量事故时，由发现部门依据信息沟通控制程序迅速传递给主管领导组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。
第12条 其它内部信息的沟通
对其他内部信息，信息提供者可采用正常的上下级传递汇报程序，填写“信息联络处理单”反馈给上一级主管或责任部门进行协调处理。
第13条 内部信息“复命”
“复命”是对领导安排给自己工作或业务伙伴相互协作的承诺，在限定时间内必须完成并及时反馈的一个结果。
1．信息接受方在接受信息或指令、通知后要先回复，证明自己已正常接收到传达方的信息。
2．信息接受方在执行接收到的信息时，对出现的问题要及时汇报。
3．信息接受方在完成执行命令后，要采用5W方式及时回报给发送方。
第4章 附则
第14条 相关/支持性文件
1．《纠正和预防措施控制程序》。
2．《文件控制程序》。
3．《记录控制程序》。
4．质量记录：“信息联络处理单”
第15条 本程序的制、修、解释
本程序由公司总裁办负责制定，品管部对本程序有解释权。