4.2.1文档的新建、打开和保存
1.创建文档
（1）建立空白文档：在启动Word后，单击“文件”选项卡“新建”命令后，在“可用模板”下，选择“空白文档”，单击“创建”。
（2）根据模板创建文档：模板分为计算机中“可用模板”和“Word2010提供了许多类型模板，包括表格、简历、求职信、会议纪要、贺卡、邀请函等。
创建模板文档方法如下：
单击“文件”选项卡“新建”命令后，在“可用模板”选项中单击“样本模板”以选择计算机上的可用模板。如果已连接到 Internet， 也可选择 Office.com 下的链接之一。双击所需的模板。
2.保存文档
单击“快速访问工具栏”的“保存”按钮或“文件”选项卡中的“保存”(或“另存为”)命令。在“保存位置”框中，指定文档存放到的位置，在“文件名”框中输入文件的名称。默认保存文件的扩展名为.docx。
Word对文档的保存提供了一些设置，如自动保存和建立备份等，这样可以避免突然停电来不及保存。在“文件”选项卡中的“选项”对话框中选择“保存”选项卡，即可设置word自动保存的时间间隔。
提示：若要保存文档与 Word 2003 或更早的版本兼容，则在“保存类型”列表中，选择“Word97-2003 文档”，这样可将文件扩展名更改为.doc。
3.打开文档
单击“文件”选项卡的“打开”命令，选择文档的存放位置，选中文件后，单击“打开”按钮即可。若要打开最近使用过的文档，在“文件”选项卡下，单击“最近所用文件”命令。
4.2.2文档的显示方式（文档视图）
文档在屏幕上显示的方式称为视图。Word2010中提供了“页面视图”、“阅读版式视图”、“web版式视图”、“大纲视图”和“草稿”5种（如图4- 2所示）。可以通过“视图”选项卡中“文档视图”组来切换视图或单击文档下方“状态栏”的右侧按钮来实现切换。
图4- 2“视图”选项“文档视图”组
在word中，不同的视图方式有其特定的功能和特点：
1．页面视图
“页面视图”方式直接按照用户设置的页面大小进行显示，可以获得所见即所得效果。用户可从中看到各种对象（包括页眉/页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象和分栏等都是很有用的。“页面视图”是一种最常用的视图。
2．阅读版式视图
“阅读版式视图”下最适合阅读长篇文章。“阅读版式视图”是进行了优化的视图，以便于在计算机屏幕上逐页阅读文档。在阅读版式视图中，您可以突出显示内容、修订、添加批注以及审阅修订。如果要修改文档，只需在阅读时简单地编辑文本，而不必从“阅读版式视图”切换出来。
3．Web版式视图
“Web版式视图”可以创建能显示在屏幕上的web页或文档。在web版式视图中，可看到背景和为适应的窗口而换行显示的文本，且图形的位置与在web浏览器中的位置一样。
4．大纲视图
“大纲视图”可以查看文档的结构，用户可以利用鼠标来调整文档的结构，通过折叠文档来显示需要的信息。对于长文档的组织和维护更加方便。大纲视图中不显示页边距、页眉/页脚、图片和背景等。
5．草稿
“草稿”取消了页边距、分栏、页眉和页脚和图片等因素。仅显示标题和正文，是最节省计算机资源的方式。
4.2.3文本的输入与编辑
1.输入文本
文本的输入是word文档的基本操作之一。新建一个文档后，在编辑区的左上角出现一个闪烁的竖条，称为插入点，用户就可以在此输入文本内容。除了通过键盘输入之外还可以使用手写输入、语音输入等。
（1）输入文本。可通过键盘和手写两种方式输入文本。
键盘输入：利用键盘输入文本是最常用的输入方法。随着字符的输入光标不断向右移动，到行尾时word将自动换行。到段落结束时，按Enter键，则出现一个段落标记。
手写输入：Office2010内置的微软拼音输入法，可以直接通过屏幕，用鼠标控制书写操作，无需安装任何其他硬件及软件。手写输入和语音输入都在语言栏中选用。单击任务栏上的“键盘”按钮，选择显示语言栏命令。单击语言栏中的“微软拼音输入法”中的“手写板”即可用鼠标手写。
图4- 3微软拼音手写板
语音输入：语音输入使计算机在使用上跨出了一大步。要使用语音功能，必须配备质量较好麦克风，麦克风始终与用户保持一定的距离。语音输入是人机结合的操作，必须要让计算机熟悉用户的口音和腔调才能正确识别，需要不断练习识别率才会越高。
（2）输入中文标点符号。启动中文输入法后，输入中文标点符号前一定要使“输入法对话框”处于中文标点状态。输入标点符号可以使用表7- 1所示的快捷键输入符号。
7-1中文标点符号的输入方法
（3）利用软键盘输入符号。右键单击输入法对话框的软键盘按钮，选择需要的软键盘类型，单击软键盘上的键位即可输入。再次单击软键盘按钮，关闭软键盘。
（4）利用“符号栏”插入符号。单击“插入”选项卡“符号”组的“符号”按钮，打开如图7- 4所示的“符号栏”，直接选择符号即可插入该符号到文档中。单击图4- 4中的“其他符号”命令可以找到用更多的符号。单击“其他符号”命令打开“符号”对话框（如图4- 5所示）。在“符号”对话框的“符号”选项下，通过“字体”下拉列表可以选择符号字体，每一种字体都对应一批符号。通过“子集”列表框可以加快符号的查找速度。单击“符号”对话框的“特殊字符”选项卡也可输入特殊字符。
2.文本的选择、复制、移动和删除
（1）文本的选择。编辑文档时，经常需要把一段文字移动或复制到另一个位置，也可能需要删除某些段落，在进行类似操作之前，必须要选定文本。选定操作是为移动、复制、删除所做的准备工作。选择文本可以利用鼠标也可利用键盘，利用鼠标选择方便快捷。
下面介绍利用鼠标选定文本：
方法1：按下鼠标左键不放拖动以选择文字。
方法2：将鼠标定位到文本选定区（文档区左侧空白处），鼠标变为向右箭头时，可以快速选择用户所需内容。根据选择范围不同，采用不同的方式：
①单击鼠标左键，选定该行文本；
②双击鼠标左键，选中该段；
③三击鼠标左键：可选择整篇文档（也可利用【Ctrl+A】组合键选择整篇文档）。
（2）移动。在编辑文档过程中，可能发现某些文本的位置放置不合适，这时就可以进行移动文本处理。
短距离移动法：用鼠标选中文本直接拖曳到目的地。鼠标指针箭头旁边会有一条垂直的虚线，而尾部有一个虚线矩形。拖动鼠标，使垂直的虚线到要插入文本的位置，然后释放鼠标。
长距离移动法：用剪贴板来实现移动，通过右键快捷菜单，“剪切”选中的文档，然后到目标位置“粘贴”。或者使用【Ctrl+X】组合键将选中的内容移动到剪贴板，按【Ctrl+V】组合键将剪贴板的内容粘贴到当前插入点。
（3）复制。短距离内复制与移动类似，只是在拖曳的同时按住“Ctrl”键。长距离的复制只要把移动中的“剪切”变为“复制”即可；或者使用【Ctrl+C】将选中的内容复制到剪贴板，按【Ctrl+V】将剪贴板的内容粘贴到当前插入点。
（4）删除。当某些部分不需要可以直接删除，选中要删除的内容，按键盘的【delete】键。
3.查找和替换
在文档的编辑过程中经常需要将某个词语换成另外一个词语，比如“锦西”更名为“葫芦岛”，那么如果以前文件中的“锦西”都要换成“葫芦岛”，如果逐个去替换既浪费时间，又容易遗漏。那么“查找和替换”功能就非常有用。该功能主要用来查找和替换文本、格式、分段符、分页符等项目；还可以使用替换来批量删除空格、换行符、软回车等；使用通配符来扩展搜索；使用“定位”命令查找文档中的特定位置。
（1）查找。首先，把光标定位到本文档的开头，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中“查找”按钮。在Word文档窗口左侧出现“导航”窗格，输入需要查找的内容，如“锦西”，按【Enter】键，此时可以看到本文档中所有“锦西”都是黄色背景突出显示，如图4- 6所示。
（2）替换。首先，把光标定位到本文档的开头，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中“替换”按钮（如图4- 7所示）。如想把本文档中所有的“锦西”改为“葫芦岛”，“查找和替换”对话框中“查找内容”文本框中输入需要查找的“锦西”，在“替换为”文本框中输入要替换的内容“葫芦岛”。如果想把文章中全部“锦西”替换为“葫芦岛”则点击“全部替换”，如果只替换某部分内容，则先按“查找下一处”按钮，到需要替换的内容处再点击“替换”按钮。
提示：单击图4- 7中的左下角“更多”按钮，“查找和替换”对话框展开其“搜索选项”和格式“替换”设置，如图4- 8所示。光标定位在查找内容文本框内，可以单击“格式”，设置查找文本格式要求；同理，光标定位在“替换为”文本框，单击“格式”，设置替换后的文本格式要求。“特殊格式”按钮中可以进行段落标记、手动换行符、分节符等查找或替换。
4．拼写及语法检查
用户在输入文本时可能在某些单词或中文下面会自动加上红色或绿色的波浪形，这就是word提供对用户的提醒，当前的拼写或语法可能存在问题。红色波浪线表示可能存在拼写错误，绿色波浪线表示可能存在语法错误。拼写和语法检查大大降低了文档中的错误。单击“审阅”选项卡中的“校对”选项组中的“拼写和语法”按钮，可对当前文档进行拼写和语法检查。
4.2.4 撤消与恢复
在编辑和格式化文档时，经常会出现误操作，比如删除了不该删除的内容或不想保留刚刚做的修改。这样的工作可以用撤消与恢复命令来完成。Word 2010在工作界面左上角的“快速访问工具栏”提供了撤消与恢复命令按钮。如果单击“撤消”或“恢复”按钮右侧下拉三角按钮，向下移动鼠标，到达目标步骤后，单击该步骤，即可撤消（或恢复）连续多步操作。
撤销和恢复工作也可用快捷键完成：撤消命令快捷键【Ctrl+Z】和恢复命令快捷键【Ctrl+Y】。