日常公务处理主要包括电话处理、值班公务、办公用品管理、印信管理、会议管理五个方面。
第一节 电话处理
电话是企业经营活动以及与外界沟通和联系的重要手段,是展示公司形象的重要窗口之一电话中的声音语气调和语言直接反映出公司人员的素质、学识、修养、诚意
让对不
和态度、以及办事效率、精神面貌和管理水平。所以,为了树立公司良好的形象与声誉,在接听电话和处理相关业务时应遵守以下的程序和要求。
一、接听电话流程和注意事项
1.办公室一定要有人员留守接收来电或放置录音电话,或委托他人司守、代接
2.见电话铃声,立即起身接听。凡接打电话者应于铃响6次内接听,并向对方说“您
好!xx公司(公司全称或规范化简称)”。 报出自
3.如果正在处理其他事务,或正在接听其他电话，也应该即时接听，告诉对方“请种候”或者记下对方电话号码稍后回话。
4.电话机旁应备有纸、笔或留言便条,随时记下来电者姓名、电话号码和通话要点
5.如果拿起电话稍迟了一点的话,应该致歉,说声“让您久等了”。
6.应注意先把公司名称所在部门主动告诉对方,免得对方询问。
7.所要找的人不在时，切总立即挂断电话应询问一下对方是否希望留言并转达。
8.对方需要向别人转达时，作为承诺,应该主动把自己的姓名告诉对方,表示保证
转述。
9.听不清对方声音时,不要大声叫嚷,应该客气地请对方重复一遍。
10,电话如果突然中断应立即挂上,等候对方重拨电话,接通后应主动表示款意,说话可能的原因。
11、通完话后，应等对方桂断之后,再轻轻挂上电话。
12.电话之后即把来电所托事项填写在电话记录表
二、电话记录
通过电话记录表把通话事项准确、请楚地记录下来。该表不能随便丢放、散失,要 根据电话多少的实际情况、按月、季或年装订成册。商业电话记录是机密材料之一，有的要归档备查。
电话记录包括六个部分:
1.通话时间:年、月、日、时、分。
2.来电者姓名及其单位名称。
3.来电者联系方式与电话号码。
4.通话内容及事项。
5.领导批示和处理情况。
6.记录人姓名。
三、打电话
1.准备事项
(1)准备好纸和笔。
(2)准备好通话内容弄清楚打电话的目的和意义、以及整理一下思路怎样说才能让对方听明白。
(3)确认一下对方的电话号码公司名称、所属部门、职位、姓名等。
(4)如果估计通话时间较长,应事先打去一个电话预约。
(5)必要时手头上准备一些资料,以便准确回答对方的提问。
2.注意事项
(1)不要拨错电话号码。
(2)拨通后对方接听时应说:“您好!xx公司(本公司全称或规范化简称)”并主动报出自己的姓名和所在单位,使接电话者能尽快明白,节省时间。
(3)在确认对方身份与所在部门后,简要陈述需办事由。
(4)若对方接话人非当事人,应明确告诉对方“请某某部门的某某先生(女士)听电话”。
(5)注意语言、语调和口气要表现出温文尔雅的气质,不要过分客套和含糊其词。(6)所谈之事一定要有条理,按事先拟好的纲要,逐条讲述。(7)不要漫不经心,心不在焉,免得答非所问。
(8)对方告知的重要细节如号码、金额、日期、时间、地址等,必须随手记下或复述一遍以免差错和遗忘。
(9)委托对方留言或转达时，一定要记下他的姓名和所在部门。
(10)通话完毕后，要道别静候对方挂断电话。如果对方出于尊重,等你先挂断电话,那么，一二秒钟之内,你可以轻轻地挂上电话。
四、长途电话管理
为保证公司信息通畅,保证公司电话使用效率控制公司行政费用合理性开支、公司根据实际工作及其业务的需要，对长途电话实施专项管理。
1.公司行政办公室实施对公司长途电话使用的管理。各部门负责人根据规定。对本部门人员长途电话的使用进行监督、控制、初步签批并对本部门内违反本规定的行为负有责任。
2.长途电话使用内容的限定
(1)公司经营业务要求必须与客户、经销商、供应商、分支机构联系的。(2)公司与合作者单位是必须进行联系的。(3)公司管理必须与分支机构联系的。
(4)公司总经理或公司主管领导特殊要求的。
(5)经公司主管领导批准,公司重要来宾要求的。
(6)经公司主管领导批准,个人遇有特殊情况并提出要求的。
3.长途电话使用人
(1)因管理业务需要,部门主要负责人或主要负责人指定相对固定的人员。(2)因经营业务需要,部门主要负责人或指定的主要业务人员。(3)公司总经理或公司主管领导的委托人。(4)经过特批可以使用长途电话的个人。
4.长途电话的设置
(1)公司内部一般情况下设专项公用长途电话机。(2)公司总经理个人办公室设长途电话线。
(3)经公司总经理批准,其他主要领导必须设置的办公室、主要业务部门设长途电话线。
(4)公司一般部门及其办公室不设长途电话。
5.长途电话使用规定
(1)设有长途电话的办公室都必须备有《长途电话使用记录表》(附表1-2)每次通话后都必须按此表填写,每月呈总经理办公室专人核阅。
(2)使用长途电话的人员必须按规定填写《长途电话使用记录表》并经部门负责人签批或经公司主管领导特批,交管理人员备案。
《3)使用人员在通话前应认真地组织好通话语言,每次通话时间尽量控制在三分钟之内,每个职员都应以此时限自律。
(4)未经批准因公使用的长途电话,其费用自付。
(5)未经批准因私使用的长途电话,其费用除自付以外,追罚一倍以上的罚款。
话费用和罚款。
(6)违反以上规定者,由公司财务部门从违反规定人当月工资中扣除相应的长途电话费用和罚款。
