第三章 行政管理制度
第一节 公司管理条例
一、总 则
第一条 为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理条例。
第二条 公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章制度和各项决定、制度。
第三条 公司的财产属公司所有。公司禁止任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公司财产。
第四条 公司禁止任何所属机构、个人损害公司的形象、声誉。
第五条 公司禁止任何所属机构、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发展。
第六条 公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
第八条 公司鼓励员工发挥才能，多作贡献。对有突出贡献者，公司予以奖励、表彰。
第九条 公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，鼓励员工积极向上。
第十条 公司倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神。
第十一条 公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，欢迎员工就公司事务及发展提出合理化建议，对作出贡献者公司予以奖励、表彰。
第十二条 公司尊重知识分子的辛勤劳动，为其创造良好的工作条件，提供应有的待遇，充分发挥其知识为公司多作贡献。
第十三条 公司为员工提供收入、和福利保证，并随着经济效益的提高而提高员工各方面的待遇。
第十四条 公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。
第十五条 公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，端正工作作风和提高工作效率，反对办事拖拉和不负责任的工作态度。
第十六条 公司提倡厉行节约，反对铺张浪费；降低消耗，增加收入，提高效益。
第十七条 维护公司纪律，对任何人违反公司章程和各项制度的行为，都要予以追究。
二、亲戚好友管理
在工作中，要撇开家人和亲戚的那层关系，严格按规章制度办事。做到：凡事对事不对人。对家人、亲戚讲明观点的同时，要比一般员工要求得更严，因为一般员工会以你的家人和亲戚为榜样。亲戚好友在公司中也起领头羊的作用，要恩威并施，发挥他们的管理效能！
三、风气管理
一个企业是否具有健康向上的良好风气 ,直接影响着企业的社会形象，影响着干部职工的精神风貌和工作信心。“风气管理”是现代企业制度建设的一个必要环节。企业由群体构成，因此，群体行为对企业的成败是性命攸关的。而在影响群体行为的诸多因素中，企业风气具有举足轻重的作用。企业存在的重要条件之一是它的一致性。这个一致性，既表现为企业成员之间在行为、情绪和态度方面的接近，又表现为他们受某种"组织规范"的制约。所谓"组织规范"是指企业所确立的行为标准，企业的每个成员都必须遵守这些标准，但组织规范并非规定其成员的一举一动，而是规定企业对其成员的行为可以接受和不能容忍的范围。组织规范大体上由两个部分组成： ①企业制度和组织纪律，②企业风气。企业风气一旦形成，就对群体行为产生巨大的影响，主要有四种作用：
1、潜移默化作用
企业风气形成企业内部的心理现象，构成组织心理环境的主要部分。在这种心理氛围之中生活的企业成员，受到耳濡目染、潜移默化，久而久之，便形成一致的态度、共同的行为方式、行为习惯。
2、规范作用
作业一种非强制性的、无形的软规范，企业风气对群体行为发挥着引人注目的制约作用。众所周知，人的态度在群体中存在着类化现象。无论是思想、抱负、价值观念，还是治学态度，必然成为影响所有成员的巨大力量，甚至使态度不同的成员改动初衷，抑制其违反企业风气的言行，从而其使与多数人趋于一致，与周围的心理环境协调起来。
3、筛选作用
一个企业所形成的风气，以及在它影响下形成的集体心理定势，对一切外来信息、社会影响有筛选作用。同样一种社会思潮，例如"拜金主义"思潮，在厂风较差的企业，可以引发人心浮动，能人跳槽，凝聚力下降的恶果；而在厂风较好、以厂为家气氛浓厚的企业，这种不良影响造成的冲击要小得多。
4、凝聚作用
企业风气既然以心理氛围的形态出现，自然会影响到企业成员的工作欲望以及对企业的向心力和相互之间的吸引力。
良好企业风气的养成
良好的企业风气需经过长期的培育才会逐步养成。大体上应从四个方面进行努力：
1、领导率先示范
俗话说，上行下效，上梁不正下梁歪。领导者对企业风气的影响是举足轻重的。身教胜于言教，只有以身作则，率先示范，才能在企业内树立起一种良好的风气。
2、舆论积极导向
舆论宣传是影响人的思想和行为的重要渠道。在企业内部，要动员一切手段，大张旗鼓地宣传好人好事，使正气得到扶持，诱导更多的积极行为；抨击歪风邪气，使歪风人人喊打，抑制不良行为的重复出现。这就是舆论的强化作用与导向作用。
3、骨干带头，蔚然成风
好的风气总是由少数人做起，最后变成多数人的一致行动，才蔚为大观的。这个少数人十分关键。首先是各级管理者，然后是各级骨干即积极分子。这些骨干力量，形成一种坚强的核心，他们带头身体力行组织倡导的行为，并做出成效，自然会影响、感染和带动更多的组织成员共同行动，象滚雪球一样越滚越大，良好的行为蔚然成风。
4、开展思想工作，促使少数人从众
良好的行为一旦成为风气，就会对少数与此不一致的成员产生压力，这种压力可以是有形的，如上级、同事的批评；更多的是无形的，少数人总会感受到人际氛围的压力，迫使他们从众。但其中必然会有矛盾与冲突，恰当、细致的思想工作，可以消除逆反心理，促使少数人自觉地改变个人不良行为，积极从众。
四、企业形象管理
企业形象是指人们通过企业的各种标志（如产品特点、行销策略、人员风格等）而建立起来的对企业的总体印象。企业形象是企业精神文化的一种外在表现形式，它是社会公众与企业接触交往过程中所感受到的总体印象。这种印象是通过人体的感官传递获得的。企业形象能否真实反映企业的精神文化，以及能否被社会各界和公众舆论所理解和接受，在很大程度上决定于企业自身的主观努力。
我们将全面进入有序的生产经营与管理中，对此，公司将进一步做好以下几方面工作：
一、分阶段，推进各项规章制度的实施。
我们已经制定了一些规章制度，重点是我们的员工如何去执行与遵守这些规章制度，包括计算机维护管理制度，办公用品的使用和管理制度，以后还会重新出台安全生产与管理制度等等，所谓分阶段就体现在这里。各种制度出来了，我们的员工就必须认真执行，在公司，就应该有一种束缚，不能三分钟热度，过几天后又把各项规章制度统统扔一边了。当然，这些规章制度还有待改进的地方，还需要全体员工的认真执行和配合，有不妥的地方及时向上级部门反应，做到边执行，边发现问题，边改进。显示一个企业的精神面貌，提升企业的形象，是团队精神的象征。团队精神是企业的精神支柱，是一个集体精神面貌、整体形象的充分体现，是企业凝聚力、竞争力不断增强的精髓。另一方面，也是为了让外来的客户一进入我公司就感觉有强烈的整体感，显示出我们全体员工的凝聚力。
二、抓教育，提高员工思想道德素质。
一个人思想道德素质很重要，他（她）的好坏不仅影响个人的形象与社会地位，还直接影响公司的生存与发展。提高员工素质，有助于全面增强员工与企业的素质，进而增强在激烈的市场竞争中生存与发展的能力。因此，公司十分重视我们员工的思想道德素质。公司正在努力建设符合时代要求的企业文化，凝聚人心，激励员工刻苦学习，精通各自的工作岗位，为企业的良好经营打下扎实的基础。另一方面，公司也有意图教育引导广大员工认真学习国家和地方的经济法律法规，学习并掌握运用国际经济规则和WTO有关知识，提高企业国际竞争力。重点是我们在平时还应加强自身修养，注重自身的言行举止，坚持爱国、爱企、爱岗和在单位遵守职业道德，做文明员工，在社会遵守社会公德，做文明市民，在家庭遵守家庭美德，做文明成员。
三、重实践，展示企业和员工良好形象。
员工的良好素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言行举止、工作能力、精神风貌等都会给社会公众一个整体印象。目前，公司步入了一个新的发展阶段，由于业务需要，外商也到我公司来参观、考察，这对我们各方面的要求就更高了， 我们应充分展示我们良好的企业形象和精神风貌, 热情接待每一位参观的外商，包括国内的众多客户、朋友，耐心地为他们详细讲解我们先进的生产技术，从而向他们展示我们雄厚的竞争实力。
我们的我们的领导班子应挑起重担，了解企业发展状况，掌握企业形象管理策略，树立一个良好的企业形象，能够实现企业经营者效益的最大化，配合各部门发挥其重要职能作用，把公司的方针、目标落实到实处
四、看成效，强化监督和检查
公司内部打算建立起和员工沟通的良好途径，确立起信息反馈机制，及时体察下情，为此公司将由办公室生产部牵头，定期、不定期对各部门、进行了解和督查。我们共同为了生存与发展而努力。
第二节 管理人员行为准则
1为人正直，语言文明；
2爱岗敬业，以企为家；
3团结协作，互相帮助；
4努力工作，完成任务；
5开拓创新，求真务实；
6遵章守纪，严于律已。
第三节、诚信建设规范
保证反商业贿赂专项工作扎实有序、稳步推进，公司规定各部门制订自查方案，认真开展自查。积极推进企业诚信建设。 强化质量意识，建立公司信誉。 抓好制度建设，坚持守法经营和公平竞争。公司对违反商业道德和市场规则、影响公平竞争等不正当交易行为、商业贿赂以及破坏市场经济秩序、严重损害公众健康与安全的突出问题，坚持检查认真开展自查自纠。尤其在商业运作的方法等方面加强严格管理。
第四节 行政办公制度
一、总则
为加强公司行政办公管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。本规定所指行政办公包括部门内部事物处理流程、会议制度、文件收发管理、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、电话管理、报刊、信件及邮件管理、保密制度、工作汇报规定、物资管理制度、仓储管理、集体宿舍管理等。
二、接待事务
第一条 为完善公司的行政管理机制，提高工作效率，使公司各项行政工作有章可循，制定本制度。
第二条 文件收发
第三条公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事局的文件由董事局秘书核稿，属公司的文件由办公室主任核稿。文件形成后，属董事局的由董事局主席签发，属公司的由总经理签发，属*党**内的由*党**委书记签发。属于秘密的文件，核稿人应该注秘密 字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第四条 文件由文印室负责校对，并送拟稿人或核稿人审查合格后，方能复印、盖章。
第五条 文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
第六条 经签发的文件原稿送保密(档案)室存档。
第七条 外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
第八条 文印室管理 负责公司发文件、材料的打印制作；为公司提供文件、材料的复印服务；为公司综合部门提供网络打印服务；其他需要文印室完成的工作。
第九条 文印室人员应遵守公司的保密规定，禁止非文印室人员进入文印室，不泄露工作中接触的公司保密事项。
第十条 打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，电报、传真、复印由部门主任(部长)签署。
第十一条 打印文件，发电报、传真、电传，复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验。文印室人员必须按时、按质、按量完成各项打字、电报、电传、传真、复印任务，不得积压迟误。工作任务紧张时，应加班完成。工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
第十二条 电报、电传、传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。
第十三条 复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机进行复印。
第十四条 文印室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报计划财务部。
第十五条 文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
第十六条 严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款处理；屡教不改者予以除名。
第十七条 电脑室管理
第十八条 电脑室人员应遵守公司的保密规定；禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。
第十九条 电脑室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息，为领导和有关部门决策提供信息资料。
第二十条 信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电脑室。
第二十一条 电脑室人员应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
第二十二条 电脑室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报计划财务部。
第二十三条 严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。
第二十四条 电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。
第二十五条 办公用品领用
第二十六条 公司各部门所需的办公用品，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。
第二十七条 各部门专用的表格，由各部门制定格式，由办公室统一订制。
第二十八条 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
第二十九条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。
第三十条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由办公室主任审批；购置大宗高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。
第三十一条 电话使用
第三十二条 电话为办公配备、使用。私事打市内电话不得防碍联系公务。
第三十三条 禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应请示部门领导同意，并按邮电部门规定交长途电话费。
第三十四条 联系业务时应尽量减少挂发长途电话，降低费用。
第三十五条 车辆使用管理
第三十六条 公司车辆必须为公司业务服务，各部门公务用车，由部门领导先向办公室(车队)报告，说明用车事由、地点、时间，办公室(车队)根据需要统筹安排派车。
第三十七条 职员因公务需要经车队安排可以派车。
第三十八条 下班后或节假日需用车的，必须事先报送用车计划给办公室(车队)否则按私事用车处理。
第三十九条公司领导出差外地时，其车辆归车队统一保管(使用)。
第四十条 外单位借车，需经办公室主任同意，总经理批准后由车队长安排。
第四十一条 车辆驾驶实行专人专车，专车专管。
第四十二条 车辆在下班后或节假日应按指定地点停放，并采取必要的防盗措施。
第四十三条 车辆如需送厂修理，须事前报主管领导批准。
第四十四条 司机必须凭主管部门的派车通知出车，否则按私事用车处理。
第四十五条 使用车辆应办的各项手续由司机本人负责办理。否则，由此所引起的罚款、处理、损失等由本人负责。
第四十六条 集体宿舍管理
第四十七条 住集体宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。
第四十八条 住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施。损坏、遗失，公物者必须照价赔偿。
第四十九条 住宿员工应自负房租、水电费、卫生费等，如过期不交费而被罚款、断水、断电等，责任自负。
第五十条 集体宿舍内不得私自留宿他人，违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的，须先报告办公室或宿舍负责人同意。
第五十一条 不准在宿舍内高声喧哗；宿舍内各项文娱活动应在晚上11点以前结束，以免影响他人休息。不准在宿舍内干违法乱纪的事。
第五十二条 员工搬离集体宿舍时，须将所领用的公物交还公司。
第五十三条 凡调出公司的员工，必须在办理调动前退还住房，否则公司有权不办理调动手续。
三、印章管理
印章是代表机关或单位的信物。为了保证用印的严肃性和合理性，特作出以下规定：
印章应由专人（行政办公室）负责管理，并放在安全可靠的地方。管理人员外出时，应把钥匙交给办公室负责人，或指定临时代管人员代管。用印需经部领导批准，特别是重要事件用印，如对内对外的文件、协议书等，须报部领导批准或签署意见。每次用印必须认真登记，以备核查。印章一般不得借用，也不准携出办公室使用，如确因工作需要，须经部领导批准。
印章的使用要求
1、在盖章前，必须检查有无部领导批准用印的签字，对用印的文件内容应认真阅览，不要不看内容就盲目盖印，以免出现差错。同时要认真检查存查的材料是否齐全。
2、盖印需由专人负责，所盖印章要端正、清晰，任何文件和信函的盖印，必须位置恰当。盖印时，其位置通常在文信末尾，年、月、日的中间。为确保文印的印迹清晰，使用的印油要均匀，颜色要正红，用力要适度，使盖出的印章端正、庄重、清晰。
3、要严格履行登记手续，建立详细的用印登记本。每次用印，都必须进行详细登记，以备发生意外时查核。登记项目，通常包括：用印编号、用印日期、承办人姓名、盖印人姓名、批准人姓名、内容（包括文件、介绍信号码等）。
四、文书管理
掌握文书管理的基本规则，把握住文书管理的基本特点：
简洁明了
文书是用来传递信息的重要工具，简洁明了的文书表达形式更有利于信息的准确传达和信息接受方的准确接受。例如，用第一章、第一条等类似的章节体的表达方式，更有利于清晰表达所规定的事项。
一般来说，文书应该是一事一文。文书标题的选择更应把握简洁明了的原则，能够准确明确地表达文书内容。
准确及时
日常管理中，文书的运用都具有及时有效的特点。文书一般是针对特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的时间内传送出去，才能真正地发挥信息的作用，提高企业的行政管理效率。这也是文书管理的本质所在。
由于信息的准确性离不开文书的准确表达，因而文书管理过程中绝不可以为了求快而放弃了文书的生命—准确性。特别是对于文书中所引用的其他文件，更应该注明其出处。
严格保密
文书的内容关系到一个企业日常管理的方方面面，有许多甚至是关系到企业发展的重要文件。这就决定了文书的管理应该具有保密性。特别是对于一些机密文件的保管更应该是管理中的重中之重。
文印室人员更应该树立严格的保密观念，不得随意泄露公司的商业秘密，不得私自截留任何文件。
统一管理
文书管理针对的是全体员工，文书内容应该统一，传达信息应该一致，文书格式应该规范、具体，管理应该统一便捷。
注重程序
公文的受理、制发、归档都有着严格的程序规定。在日常管理中只有严格依程序办事，才能最大程度地简化文书管理，使之行之有效。
例如在公文的归档这样一个大的程序上就可以分为：平时归卷、立卷、归档以及送交档案室等不同的子程序。
总之，文书管理的优劣往往取决于文书管理人员本身的素质高低，只有严格按规则办事，才能达到事半功倍的效果。
（1）公函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行文或公司与公司之间及公司内各部门间行文使用。
（2）便函：在企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。
（3）签呈：下级对上级请示或报告时使用
（4）表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
（5）其他：司法文书依司法部门规定程序实施；合同文书依法律、法规的规定实施；会议记录及例行报表等不必行文。
行文权限判别
行文时名义不同，署名就会不同，如何判别这些署名的正确性呢？这就要求需要划分不同的权限。
（1）以董事长署名行文者，应送总经理室转呈董事长审核执行。以总经理署名行文者，应送公司总经理室转呈总经理审核执行。
（2）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员执行。
（3）公司各部室对外行文须由该部门经理（主任）执行。
（4）以部门名义行文者，应由部门主管执行。
（5）因专案业务需要如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义须盖用董事长或总经理的业务专用章者，行文时应由该业务主管部门主管在授权范围内经核准后方能盖用。
（6）固定格式行文，应由署名的主管对原稿审核后，授权业务主办部门主管依格式行文。
总之，文书行文有着特定的规范，写作者必须遵守这些规范，如此，才能使文书合理，并能准确发挥作用，从而减少不必要的麻烦。
如何处理文书
在企业文书的日常管理活动中，每一天，管理人员都要接到许多不同种类的文书，它们各自都起着自己的特殊的作用，可以说，都很重要。但是，文书管理人员要有慧眼识珠的本领，善于分析各类文书在特定时刻、特定场合对特定经理人的重要程度和优先程度，以便采取不同的方法对其处理，进行分类，真正提高文书管理效率。
文书处理原则
文书的审阅、回复、照会以及其他必要的处理由经理以上级别的主管负责，或者由其指定其下属进行具体处理。工作过程中遇到重要事宜要立即向上级主管部门报告，按上级指示办理。文书内容涉及到其他部门或必须经过其他部门配合才能完成的，应与对方达成一致以后才能行事。
重要文书处理
机密文书原则上应该由当事人自行处理。亲启文书信封上一般注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者缄封，原则上应该由信封上所指名者开启，其他人不得擅自处理。
成文
凡是重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录。对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。
防止拖延
文书处理过程中很容易出现延迟或停顿的现象，文书管理部门有责任督促其他有关部门及时处理文书指定的事项，以防止文书被搁置在一边的情况发生。一旦拖延的情况发生，应立即交文书管理部门将文书催回，再做相应处理。
总之，文书处理的每个环节都应该坚持“准确”、“及时”的原则，并且明确文书处理的责任者。
请示审批
请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营的重要事项，下级都必须向上级请示，在获得相关权力人审查、裁决和公文批复之后，方能执行。这是由企业内部严格的层级制决定的。惟有如此，才能形成上下意志统一、步调一致的局面。
请示审批要注意以下几点。
1．请示审批的事项一般有以下几点
（1）各种制度性变更；
（2）与政府机关有关的各种重要请求的回执、申请等；
（3）诉讼行为；
（4）重要契约的缔结、变更与解除；
（5）职务及重要人事安排；
（6）大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用；
（7）预、决算事宜；
（8）土地、建筑物等生产资料的购买与转让；
（9）借、*款贷**以及借贷银行的开设与变更；
（10）重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；
（11）分支机构的增减与升降；
（12）有关经营的重要计划与企划；
（13）定期或不定期刊物发刊、修改与废除；
（14）有关费用开支的修订；
（15）其他问题。
2．审批事项书写要求
（1）请示审批的事项必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许先直接以非文书的形式请示，但是事后必须尽快撰写请示提案文书上报；
（2）请示提案文书的内容和顺序，一般应该包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应该一式多份，分别送达有关的部门，例如财务部、业务部门等；
（3）请示提案文书必须注明起草者或请示者所属分支机构及部门，由本人签名盖章，并且要进行编号，以形成有序管理；
（4）当上级认可该审批内容并做出相关决定后，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并要求部门予以执行；
（5）请示提案的保存由总务部保管。
总的来讲，请示审批更重在程序，经理人的重点也应放在对程序的理解和遵守上，做到程序合法，内容适当。
文书制作
文书内容是对发文者意图的表现，文书的制作过程也即是完整表达发文机关意图的过程。清晰而明了地表达，无疑对于上级机关意思的传达，起着至关重要的作用。制作文书也有特别的规定，它绝对不是文字的简单叠加。
1．注意事项
（1）一事一文，措辞准确。
（2）文件的起草要经过特定机关的同意，文件定稿前须经分管经理审核，审核者要对文件形式和内容进行审查，加以修改。
（3）明晰，除有特殊规定，应该有以下事项：文号、发文日期、发文机关（发文者）、收文机关（收文者），文件标题、文件拟稿人及有关责任人，并署上请示、审批者姓名。
（4）重要文书，须经公证，并附上具有法定效力的证据或证明文件
2．文件编写要求
（1）用纸规格：一般采用A4规格，但特殊情况也可用其他型号。
（2）文体选择：一般用书面文体。
（3）文件号的编写：内部文件可部门代字或代号，连续性文件应注有连续号；对外行文要标明本公司代字或代号。
（4）写法：文件第一行通常写上文号，第二行写上文件标题，第三行写制发年月日、制发者名称，再一行写收件人的姓名，之后一行写文件内容。
① 经理发出的指令性文件，应有收文单位的名称，有时还会写上号码和年月日。
② 对于复审呈报的文件，在文件末尾隔一行处写复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名，以作证明。
3．文书署名要求
（1）公司内部文件署部门负责人的姓名和职务。
（2）对外以公司名义发文，署本公司名称。
（3）对外以公司名义缔结合同，署名“董事会代表”。
（4）不重要的文书，只需署上经办人姓名即可。
4．标志注明
根据文书重要性的等级，应该分别注明“传阅”、“参考”、“急件”、“秘密”、“机密”、“绝密”的字样。文书信封上也可以特别注明“亲启”字样，以要求收件人亲自打开文书。
5．副本
文书一般应该保存两份副本。但是绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特殊情况下，还须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等。
总之，文书制作水平的高低关系到文书意图传达是否准确的问题，千万不能大意。
五、计算机和网络管理
为规范公司所属计算机的统一管理，对计算机使用作如下规定：
第一条 除系统管理员外，个人对计算机不得进行拆卸、组装及系统软件的安装，如有需要需向技术部提出需求申请。
第二条 除系统管理员外，个人不得更改计算机的设置（包括IP、计算机名称、组等）不得设开机密码。
第三条 除系统管理员外，不得自己私自安装软件。
第四条 个人对自己使用的计算机负责，另不得擅自搬动公司的计算机相关设备，在调离公司前需由系统管理员确认计算机的软硬件设备正常、完好。
第五条 从公司外拿来的计算机及软盘需经系统管理员检查后方可使用，同时不要轻易打开陌生人发送的邮件。
第六条 公司员工不得私自输入/输出计算机资料和数据、频闭USB接口，所有数据资料的输入/输出由系统管理员通过局域主机把关，并登记数据输入/输出记录。
第七条 公司通过防火墙上网，特殊权限需向技术部申请。
第八条 公司员工不能访问与工作无关的网站及我国法律所禁止的网站。
第九条 电脑统一由系统管理员安装杀毒软件，不得任意关闭杀毒软件或安装其他杀毒软件。
第十条 个人负责保持所用计算机及附属设备的清洁卫生。
第十一条 财务部负责公司各部门计算机的调配，技术部负责技术支持。
第十二条 计算机维修流程规范：
一、电脑有问题先填写申请单，需注明故障现象，及故障的紧急程度
二、经所属部门经理签字。
三、交至技术部。
四、技术部根据故障的情况及需求情况，统一安排人员处理。
五、故障排除后由申请人及双方经理签字后确认。
注明：如遇特殊情况可先处理故障再补交申请单；所有软硬件系统安装的需求均由局域网系统管理员完成，其他和专业相关的系统的安装由技术部统一安排。
第五节 会议管理制度
为更好的促进工作的开展，提高会议议事效率，加强与会者相互沟通，特制定此会议规则。
会议原则
1.少开会、开短会、开好会；
2.与会者在会前应做好充分准备，以节省会议时间，提高会议效率。
3.与会者在会议期间把移动通讯设备关闭或调成振动方式。
第六节 保密制度
为加强对公司保密文件、成果的管理，杜绝失、泄事件的发生，确保安全，结合实际情况，制定本规定。
第一条本规定中的保密文件和资料系指各种载体中标明为绝密、机密、秘密和内部文件，不能公开的商业成果和未注明公开的内部文件、资料以及未公开的各类会议文件。
第二条由公司办公室指派专人负责管理。公司主要领导和各部室的负责人，为保密责任人，负有主要领导责任；保管员负有直接责任。
第三条存放的场所必须符合保密和防火、防盗等安全要求。
第四条阅读保密文件和档案，必须在办公室或档案室，不得将其携带至宿舍及公共场所。
第五条借阅时要办理登记手续，文件当天阅退；因工作需要暂时借用时，应妥善保管，注意保密，用后及时退还保管部门，个人不得长期保存。
第六条印制或复印时，严格按照规定范围和批准份数执行，不得擅自多印多留，过渡样纸必须销毁。
第七条复制的文件视同原件一样管理，用过后要及时清退。
第八条不得私自拷贝(刻制)本规定中的所有文件和成果。
第九条对外提供成果(光盘)必须经公司办公室登记备案。
第十条作废图纸等过渡资料由各部、室列清单送行政办公室统一销毁。
第十一条各部、室使用局域网计算机信息系统，要采取权限控制，不得进行越权操作。
第十二条外单位人员来我公司公司办事、联系工作、安装软件、洽谈业务时，应由相关人员在场陪同，未经公司领导同意或技术部采取安全措施，严禁外单位人员将手提电脑接入中心局域网。
第十三条各部、室如发现保密文件、成果及过渡资料丢失必须用书面形式向公司办公室报告，并应积极查找，如出现失、泄事件，酌情相应处理。
第七节 信息管理制度
总 则
第一条 为加强信息管理，加快公司信息化建设步伐，提高信息资源的运作成效，结合公司具体情况，制定本制度。
第二条 本管理制度中关于信息的定义：
1、行政信息：公司系统内部目的为行政传达的一切文字资料、电子邮件、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理。归属于日常行政管理。
2、市场信息：公司业务销售的客户文件、来往传真、电话、客户档案；公司业务应用的电话记录、报价、合同、方案设计、投标书等原始资料、电子资料、文件、报告等。具体信息管理表现为客户沟通、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等。归属于业务经营管理。
第三条 信息管理工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上，严格执行保密纪律，以提高企业效益和管理效率，服务于企业总体的经营管理为宗旨。
第四条 信息管理工作要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针，细致到位，准确快速，在企业经营管理中降低信息传达的失误失真延迟，有力辅助行政管理和经营决策的执行。
第五条 公司下属各部门的信息工作，都必须执行本制度。
信息管理机构与相关人员
第六条 公司配备专职或兼职信息人员。
第七条 公司行政部负责相关行政信息的日常管理。信息管理根据业务工作需要，配备必要的电脑技术人员、文员。
第八条 公司整个系统的信息管理工作，负责所有信息的汇总和档案管理。对全系统的信息管理工作负责。
第九条 公司行政负责人主要负责行政信息的管理。
第十条 公司信息中心设企业信息专员，主要负责市场信息的系统化、专业化管理。企业信息专员分为行政信息和市场信息两个岗位。
企业信息专员主要职责如下：
1、执行公司总经理办公会议的决议，参与编制总经理办公室主持的信息管理制度。（行政信息专员）
2、在销售中心总监指挥下，负责市场经营中各类信息的采集、处理、传达，执行中存在的问题提出改进措施。（市场信息专员）
3、与行政部联合处理日常工作中关联到业务机构的行政工作。（行政信息专员）
4、辅助指导公司其他各部门业务的信息统筹处理。（行政信息专员、市场信息专员）
5、对公司总经理负责并报告工作。
6、公司信息中心日常负责监察公司全系统的业务信息管理和活动；负责搞好全系统业务人员关于市场经营信息的培训工作，不断提高业务人员的业务素质和业务水平；
第十一条 各级领导必须切实保障信息中心人员依照本办法行使职权和履行职责。
第十二条 信息管理人员在工作中，必须坚持原则，照章办事。对于违反保密制度和其他行政制度的事项，要及时向上级领导报告，接受指示后执行具体处理。
第十三条 公司支持信息管理人员坚持原则，按信息制度办事。严禁任何人对敢于坚持原则的信息管理人员进行打击报复。公司对敢于坚持原则的信息管理人员予以表扬或奖励。
第十四条 信息管理人员力求稳定，不随便调动。信息管理人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断有关工作。被撤销、合并单位的信息管理人员，必须会同有关人员编制信息文件资料移交清单和造册，办理交接手续。
第三节 行政信息管理
第十五条 按照行政信息的定义，行政信息主要产生、传递、应用于公司行政活动中。
第十六条 行政信息管理主要依据公司下列规定进行：
1、文件收发规定；
2、文件、档案、资料的管理规定；
3、信息管理中心管理规定；
4、公司印章、介绍信管理规定；
5、公司值班管理制度；
6、保密制度。
第十七条 考虑公司业务竞争的特殊性质，行政信息管理不再涉及公司营销类（客户）信息、技术类信息和财务类信息。
第四节 市场信息管理
第十八条 依照市场信息的定义，市场信息主要产生、传达、应用在市场业务经营管理中。
第十九条 市场信息来源分类：业务（客户）信息、非业务市场信息。
1、业务（客户）信息：客户购买公司产品的电话、传真、函件、电子邮件；公司、客户之间业务沟通电话、传真、文件、函件、电子邮件；客户公司公开的资料；市场人员收集的客户秘密资料；销售中心情报人员传呈的报告、资料；针对客户的分析报告等。
2、非业务市场信息：网络、报刊、杂志和各种信息渠道收集的行业性文章、资料；竞争对手资料、文件、报告；公开的技术性资料；外围媒体、机构传送到公司的电子邮件、函件、资料；公司内部业务分析文件、报告；其他与市场业务经营和管理有关的资料。
第二十条 信息中心市场信息专员直接在销售中心总监的指挥下，主要负责以下业务信息工作：
1、负责公司网站的建设、维护、更新和对外信息发布，并开展网络商务系列工作。
2、负责业务（客户）信息的接受、整理、初步分析和传呈销售中心总监，建立、保管客户档案并不断维护；
3、在销售中心总监的指挥下，负责与客户的电话、电子邮件的信息交流，负责与客户文件资料函件的撰写、整理、内部报批、外部发送；
4、负责指导、、协助各市场机构对业务信息的收集，督促各市场机构将业务信息及时、准确呈报到公司，整理、分析各市场机构业务信息形成客户分类档案，并及时将重要的信息报告给销售中心总监；
5、负责定期撰写公司业务市场分析报告，协助公司销售决策；
6、监察、收集、整理竞争对手情报资料；收集、整理、分析行业性文章、资料；
7、负责直接业务情报、业务信息的整理。
8、上级安排的其他工作。
第二十一条 信息专员在各级行政负责人的指挥下，主要负责以下非业务信息工作：
1、负责日常打印、复印等文字文件电脑处理工作和负责电脑、传真机、复印机等设备的使用、管理和维护；
2、负责公司非市场事务的洽谈和管理、日常信息交流；
3、接收、整理、呈报、发送非直接业务单位（如媒体机构）的信息文件资料；
4、公司内部一般性业务管理文件的拟稿；
5、各种与行政管理有关的信息资料工作；
6、上级交办的其他工作。
第二十二条 信息人员必须严格遵守公司制度中下列具体规定
1、文件收发规定；
2、文件、档案、资料的管理规定；
3、信息中心管理规定；
4、安全保密制度。
第五节 其它
第二十三条 信息管理人员必须认识到，没有脱离具体行政活动、业务活动而独立的信息工作，所以信息管理的最终目的，检验信息管理工作的成效标准，是业务工作、行政工作的效果和执行效率。
第二十四条 本信息管理办法由公司董事会颁布、解释、修改，公司信息中心和各级企业行政管理部门负责执行。
第八节 经营计划管理制度
（一） 总 则
第一条 公司发展战略，加强公司经营管理的计划性，促进公司持续健康发展，特制定本管理制度。
第二条 年度经营计划是公司加强资源宏观管理、调控投资规模、实现公司发展战略规划的重要管理措施，是保证公司资产运营安全、经营管理有序、效益稳步提高的重要手段，也是考核各级管理者的重要依据。
第三条 度经营计划包括公司及部门两级，按照“统一计划、分级管理”的原则，进行调控和管理。
（二） 组织与职责
第四条 董事长负责公司年度经营计划预案的提出，审批年度经营计划并组织实施公司的年度经营计划，听取年度经营计划的执行结果
第五条 总经理负责审批各部门及分店年度经营计划，听取年度经营计划的执行结果
第六条 公司行政部是年度经营计划编制组织及监督计划执行情况的部门，负责组织各部门编制年度经营计划，并负责编制年度经营计划和年度经营计划执行分析报告。
（三） 年度经营计划的内容
第七条 年度经营计划内容不仅包括目标，而且应该包括制定目标的主要依据和实现目标的主要措施，以及完成计划的风险分析，预测影响计划执行的各种不确定因素和补救办法。
第八条 年度经营计划的主要目标按季度、度月逐级进行分
第九条 公司的年度经营计划内容包括但不限于：
（1）业务经营（收入、利润）目标
（2）财务（投资、融资、资金使用）计划
（3）费用计划
（4）网络建设与改造计划
（5）人力资源规划与培训计划
（6）公司管理制度建设计划
第十条 各部门的年度经营计划内容包括但不限于：
（1）业绩综合评价各项目标
（2）财务（投资、融资、资金使用）计划
（3）市场开发（业务开发和客户开发）计划
（4）费用（营业费用、管理费用、财务费用）计划
第十一条 财务部的年度经营计划内容：
（1）财务（融资、资金使用）计划
（2）部门费用计划
第十二条 人力资源部的年度经营计划包括：
（1）后勤投资和改造计划
（2）办公用品采购计划
（3）部门费用计划
（4）薪酬和福利成本总额计划
（5）公司员工招聘计划
（6）公司员工培训计划
第十三条 公司售后服务的年度经营计划包括
（1）客户维护计划
（2）部门费用计划
（四） 年度经营计划的编制
第十四条 年度经营计划的编制依据包括：战略规划、前年经营实际情况、本年的经营环境。
第十五条 公司各部门于每年12月5日前向行政人力资源部提交本部门的年度经营计划（草案）。各部门应该根据前年经营实际情况和本年的经营环境编制年度经营计划（草案），以保证计划的科学性和可行性。
第十六条 公司行政人力资源部根据公司的战略规划和各部门的实际情况在各部门年度经营计划（预案）的基础上编制各部门的年度经营计划（预案），并于每年12月15日前向行政人力资源部提交。
第十七条 行政人力资源部每年12月20前完成对各部门的年度经营计划（预案）的审核工作，并负责提交总经理,由经理会议讨论审议。
第十八条 经理会议于每年12月31前完成对各部门的年度经营计划（预案）的审议工作
第十九条 公司各部门经理参与年度经营计划（预案）的讨论和审议工作
第二十条 公司各部门根据经理会议审议，于每年01月10前完部门的年度经营计划的编制工作。
第二十一条 公司行政人力资源部于每年01月31完成（部门）的年度经营计划的编制工作。
（五） 年度经营计划的执行管理
第二十二条 公司行政人力资源部统一负责公司年度计划执行管理工作
第二十三条 在公司经营环境发生重大变化而导致计划与实际情况出现明显不符时，行政人力资源部可以提出年度经营计划调整议案，经由总经理审核和经理会议审议执行。
第二十四 公司行政人力资源部经常性了解和考察各下属公司的年度经营计划的执行情况，并提出相应的建议，以帮助下属公司更好地完成年度经营计划。