研发归档目录修改
研发归档目录修改
因公司小没有专门的版本管理软件，且归档的目的中又多了一层防止电脑崩溃的备份功能，所以归档都采用人工打包归档及归档审核，而人事作为归档目录搭建人自然就成了归档审核责任人。
上周的归档检查中发现研发部还存在工作文件夹与归档文件夹分离的现象，即研发人员习惯在工作文件夹中进行工作，所有的研发过程文档等都放置于工作文件夹，最后在接到归档通知时将最终定稿的研发文件复制放入归档文件夹向公司归档。
分析原因主要是当初设置研发文档归档目录层级太多，如要打开一个结构设计图纸需要往下打开5级的目录才能完成，研发人员嫌点击目录麻烦，所以平时工作就在工作文件夹中进行以减少点击的次数，直到接到归档通知了才一次性把定稿文档按规定目录进行归档。
而这样做则经常性导致漏归档或者导致归档文件夹中无过程文档，以及多一次归档的无效动作，所以本次归档审核后，向研发部提出了修改归档目录的建议，让他们自行讨论建立合适的归档目录层级（同时建议老项目仍按老目录归档，新项目按新目录归档）。
经研发部讨论，将研发归档目录设置了如图的简单层级，不再以研发管理流程为主线，而以结构、软件、硬件岗位划分再分图纸、文档两类进行研发文件的存放，同时承诺会将工作文件夹和归档文件夹合二为一，即工作文件夹即为归档文件夹，归档时直接将工作文件夹打包即可归档。
将上述修改发老板征求意见，老板提出研发管理流程由谁负责的问题，于是在研发部内指定一人为研发项目流程管理人，需保证每个研发项目的流程文档此人均需要保存及归档，其他详细设计文档由设计人员自行保存和归档。
外贸推进中的细节
邮件阅读收条测试
4月份起公司成立了外贸虚拟团队，开始逐步启动外贸准备工作，而我有幸以快忘光的大学英语四级被光荣纳入虚拟团队中^_^
我这边的任务是先做竞争对手调查分析，在出具了一份调查分析报告后，又对竞争对手使用的外贸渠道进行了研究，发现我们也可以试着走一下其中一个渠道的，但也没有贸然联系，而是由团队先拟定了中英文的可出口产品清单及产品单页，然后决定先以邮件形式与对方联系。
因为我这边的HR邮箱不适合做产品销售用途，所以建议由营销部的SALES邮箱来发送外贸邮件，发送邮件前也与营销部的同事沟通了要提前设置好中英文的邮件签名固定格式。
上周营销部的同事把邮件发出了，本周我想跟踪下进度，想问营销部同事对方有没有反馈，或者对方有没有阅读邮件，这才发现忘记和营销部同事说设置邮件阅读收条的事了，查看邮箱后根本不知道对方有无看过邮件，所以先让营销部同事试了下邮件阅读收条，告诉他们重要的邮件以后都得设置阅读收条。
加入外贸虚拟团队对我最大的影响是我又重新启动英语学习啦^_^