采购供应商分级管理制度 (采购供应商管理办法及流程)

采购商供货与质量管理办法

202X-XX-XX发布 202X-XX-XX实施

**有限公司 发布

前 言

本标准隶属《采购体系》系列。

本标准发布（修订）简要说明：为确保我司来货情况及质量目标的实现，加强对采购商的管控，特制定本管理办法，此标准围绕采购商送、退货流程及异常物料解决方案进行说明，以指导其处理方案，使各环节能顺畅运作、控制。

本标准由采购部提出，采购部起草（修订）并负责解释。

本标准由我司科技有限公司采购部归口管理。

采购商供货与质量管理办法

1 目的：

为规范采购商供货和质量，提高采购商供货效率和物料质量管控水平，特制定本管理办法。

2 适用范围

生产物资采购商。

3 工作流程

3.1采购商供货流程

3.1.1交货时间

采购商应按规定的时间准时交货。交货实际时间以采购商货物实际到达我司指定地点的时间为准。如遇特殊情况需变更交货时间，采购商应事先通知我司并征得我司同意。我司收货时间为8：00～11：30、13：30～17：00。如遇特殊情况采购商不能在规定时间到货，采购商应事先通知我司采购部并征得同意。

采购商未按规定的交货期、数量交货时，造成的下列情况所发生的损失，由采购商承担：

①采购商未按我方送货通知单的要求送货，或物料在进货检验中判为不合格批量，且不可让步使用，采购商又不能及时补货，影响生产配套但没有造成停产。

②采购商未按我方送货通知单要求送货，或物料在进货检验中判为不合格批，且不可让步使用，供方又不能及时补货，造成停产或转产。

③采购商未能按量供货，或由于物料下线未及时送货，造成我司生产尾数未能及时装机、下线。

3.1.2交货数量

采购商应根据我司的需求数量供货，并随货附带“送货单”。

① 市区的采购商物料，按两天滚动计划进行接收；市区以外的采购商物料按库存及月度计划进行接收。

②采购商未能按量供货或仓库核查送货数量与送货单不符，造成我司生产计划无法如数完成的损失由采购商承担。

③采购商来料数量不足，经质量部、采购部、仓库等相关部门确认后，确实存在到货单与实物不符（包含数量不足、混料等）的，采购部通知采购商限期补货到位，对不能按期补齐物料的采购商，我司采购部有权直接从采购商货款中扣除。

3.1.2.1采购数量与实收数量控制和管理：

3.1.2.1.1采购商送货数量要严格按照采购订单规定执行。

3.1.2.1.2实收数量应以我公司采购合同/订单等单据上的数量为准，按下列超收比例进行控制，超出规定数量的，收取采购商仓库保管费。

3.2采购商质量管理流程

3.2.1不合格品退货流程

3.2.1.1采购部通知采购商不合格原因及数量，采购商到我司或送货车辆捎回返厂的，由我司仓库提供不合格品实物直接退回，如无法到我司处理不合格品的，我司采购部安排物流公司退货，物流费用由采购商承担。

3.2.1.2若我司允许采购商返修的制品，再次送货时，必须确保按照新产品标准进行检验、包装。

3.2.1.3逾期退货责任

3.2.2 让步接收流程

在我司进货检验中判为不合格(批量)，经采购商同意，我司为不影响生产需要办理让步接收手续。如需我司全检满足生产，我司有权按照全检耗时，收取厂家全检费用。

3.2.3采购商质量改进控制流程

3.2.3.1采购商物料在我司入厂、生产使用出现不合格情况时，采购商应在接到我司反馈后，积极组织内部相关单位对不良品原因进行排查，同时在原因未查找清楚之前，应对半制品、在制品、库存品等进行封存，严禁发货，带原因查明后，需厂家对问题点进行纠正，同时对制成品进行再次全检。

3.2.3.2质量整改：我司对采购商提出的整改要求或评审、稽查发现的不符合项，采购商应积极组织整改，采购商应在要求时间内反馈纠正措施，限期完成整改并向我司采购部提供《**不合格事宜5C报告》（见记录1）。

若采购商未经我司同意且不按要求履行或整改无效的，采购部将对此采购商的来货数量限制、暂停供货或取消厂家供货资格等处理决定，以降低采购原材料质量异常导致的质量风险。

以下质量异常，提供的整改报告中需包含如下内容：

A、 人为原因：

a、提供员工上岗培训及验收合格记录；

b、对员工进行培训时，需提供培训签到表及验收单；

c、制作失效看板时，需提供完善后的看板照片；

d、员工作业与工资绩效挂钩，实行奖罚制度并每月进行公司内部公示，同时绩效考核中需明确员工晋升、解雇和薪酬决策等基础；

e、对各操作岗位员工要制定编号制度，对物件各工序可追溯到人，对操作质量事故进行累加，如同一员工累加出现3次质量事故，必须进行调岗，需提供公司内部追究情况；

B、 操作、检验设备原因：

a、执行收件检验制度，同时需制作首件检验记录表并进行存档，对我司反馈异常问题，需查找首件检验情况并提供检验记录；

b、设备、模具等导致异常时，需排查具体原因，提供保养、修模等具体记录，同时对设备必须执行每天点检并进行记录；

c、对自动检测设备，必须制作封样件，每天开机前对设备进行校准；

d、各操作设备必须悬挂作业指导书及技术标准，每次设备参数更改时，必须进行记录；

e、检测设备必须按照标准进行计量并粘贴计量标示签，如检测设备存在严重碰撞、跌落等外力时，必须再次进行计量；

f、对操作、检验设备，采购商应考虑制作防呆方案，确保生产、检验一致性；

C、 物料原因：

a、物料存储管理，如物料来货混料、缺料、多料、发错料、来料变形等，此类异常需采购商对存储及包装方式进行再次评估，确保仓储区域划分明确及包装箱包装可靠性；

b、由于设计、生产、品质使用等因素对产品发生规格、型号、物料、颜色、功能等的变更时，必须提前同我司采购部进行对接，待我司同意后，根据通知要求进行送货；如因我司设计变更，而采购商未收到或不清楚时，采购商因其导致的异常时，必须提前同我司进行沟通，待我司同意后，尽快将库存报至我司进行集中消耗，同时需给出新品送样具体日期；

c、客户反馈物料不合格时，必须根据不良严重程度进行区分，发生不良时，要根据重要程度划分缺点等级，并建立不良物料档案及解决对策下发各部门进行培训，需提供培训签到表及验收单；

d、生产现场进行目视化管理，需要对消耗品、物料、半成品、完成品、不合格品等各种各样的物料进行目视化标注，使现场物料状态醒目可见；

e、物料来货抽检时，需对不同箱体按照抽检比例进行抽检，而非对一箱，保留抽检记录。

3.2.4质量责任

3.2.4.1物料准确性责任

采购商送货时，如果混装或送错物料，需采购商尽快补换物料。如因较为相似物料混装时，因我司检验或装配过程中未发现，导致的批量质量异常时，该部分需追究采购商返包费用。

3.2.4.2质量连带责任

采购商物料不合格致使我司客户返修或报废的，返修费用和报废损失（含连带报废损失）由采购商承担。

3.2.4.3区分标识

我司为区别不同采购商的物料而作出生产厂家及其他标识要求时，采购商必须按我司的要求对物料进行标识，否则我司有权对采购商执行来货数量限制、暂停供货或取消厂家供货资格等操作，如造成任何额外损失，采购商承担所有责任。

3.2.4.4品质证明

采购商提供的物料属我司的关键物料时，采购商应向我司提供相应的品质证明资料，主要包括：主要零部件及原材料的名称、分采购商、规格型号、材质、检验报告（包括具体测试数据），以便我司建立档案。

3.2.4.5封存

采购商提供的物料在我司的生产、销售和使用全过程质量出现异常或存在质量隐患，我司有权对采购商库存的相同物料进行封存，并对封存物料按照进货不合格考核，封存时间不低于1个月，待厂家提供完善、可靠措施得到我司同意后方可再次供货，否则需全部退货，厂家自行处理库存。

3.2.4.6质量预警

采购商提供同种物料在我司入厂连续出现两批不合格或我司生产各环节因采购商同种物料质量异常导致的不良下线，我司采购部将下发质量预警通报，同时要求采购商质量负责人整理整改措施来我司进行对接。

3.2.4.7暂停供货

采购商提供同种物料在我司入厂连续出现两批不合格或我司生产各环节因采购商同种物料质量异常导致的不良下线，我司采购部将下发质量暂停供货通报，同时要求采购商第一负责人整理整改措施来我司进行对接，待我司对采购部提供的整改措施确认后，采购商方可提供整改制品进行送样，如送样验证合格，方可进行正常供货。

3.2.4.8 质量处罚保证金

为督促采购商质量改善，我司特制定以下质量处罚保证金条款：

3.2.4.8.1 对采购商出现2次以上同类质量问题未改善的，**采购部将下发质量处罚保证金通知，对采购商进行质量监督考核；

3.2.4.8.2 如采购商在给定的整改时间节点内，整改完善，采购部对质量处罚保证金进行返还，如无改善，采购部将通知**财务部进行扣款没收。

3.2.4.9 采购商异议办理流程：3.2.4.9.1 当采购商对**处理供货过程中出现的问题（包括质量与管理责任划分、供货量分配、技术质量要求、**的考核等）有异议时，首先采购商应向采购部提出书面申请；3.2.4.9.2 提出的异议要有情况说明和证据，提供相应的文字资料和证据等，做到清楚明了，有理有据，不可凭空捏造事实，做到证据客观真实；3.2.4.9.3 **采购部6 天内书面回复采购商，否则也需知会采购商；3.2.4.9.4 采购商在规定时间内没有收到提出的异议回复或对其异议回复不满意时，应先与异议回复人进行沟通，也可与其部门主管沟通；

4 记录

记录1

《***不合格事宜5C报告》