工作中的临时事务讨论，你完全可以在 Microsoft Teams 中快速创建沟通群组（Group Chat），把相关同事或者外部人员加入其中，开始你的讨论沟通。当然，Teams 群组沟通的方式和手段有很多，我们把最简单的“文本消息”单独梳理出来，一起看看这些最常用的技法，你是否全部掌握了呢？

文本消息，可以不只一行

如果你计划在 Teams 群组沟通中发送的消息一句话就可以将事情的来龙去脉说清楚，那么，编写完成后，直接单击【发送】按钮就可以了。

但是，如果你传递的信息文字较多，可以选择发送多行文本。在 Teams 文本消息编辑区域，按【Shift】+【Enter】组合键即可为文本消息换行。

这样，可以减少对方接收消息时处理信息和转化信息的时间，让你沟通更加有逻辑。

文本消息，可以有格式

白底黑字的消息格式或许会过于单一，在你发送消息后，很大的可能性会被淹没在群组聊天中。此时，你可以让文本消息在 Teams 群组沟通中变得更加醒目。

打开消息设置的“格式设置选项”，你将发现对文字加粗、倾斜、添加下划线等文本格式设置，在 Teams 聊天文本消息中同样可以使用。

甚至，你可以直接将来自 Excel 或其他格式文件中的数据表格复制、粘贴到 Teams 文本消息撰写框中。当然，借助 Teams 消息的编辑能力，你也可以选择在文本消息的撰写框中插入自定义表格并填写内容。

如果在消息文本中，需要引用某些关键词句，则可以使用“引用”内联卡片，把关键的信息借鉴到自己的消息文本中。

当然，如果你需要引用外部的 Web 页面内容，则可以消息编辑中执行“插入链接”，将让同事参考的内容关联到你的消息文本中。你可以设置该链接在消息中显示的文字内容，同时，也将会直接附加该 URL 的内容预览。

如果你是开发团队或者 IT 部门的同事，在文本消息中加入“代码段”，语法突出显示和自动缩进可帮助你以代码习惯的方式，将其发送给同事共同沟通。

消息，可以加急发送

你是否担心发出的重要消息石沉大海、无人查看？

不必担心，在你发送 Teams消息之前，可以设置该消息的重要性，以提醒对方查收消息。Teams 将消息的重要程度划分为三个级别，从低到高依次是“标准”、“重要”和“紧急”。你可以打开“设置发送选项”，选择该消息的紧急性。

“ 标准 ”是默认选项，也就是通常情况下发送的普通消息。

“ 重要 ”选项用醒目的外观提醒接收人要格外关注这条消息。

“ 紧急 ”选项不仅给消息添加醒目的外观来提醒消息接收者，还会给消息接收者每两分钟发送提醒，持续20分钟，直到消息接收者查看消息，消息提醒才会停止，表达出一种“催促办理”的含义。

发出的消息，允许后悔

在 Teams 群组聊天中，如果发现已发送的消息中有错别字或表达不够准确，这时，你可以对已发出的消息进行再次编辑，以便做出更正。

因此，不要发送更多的消息来加以解释，从而让消息沟通记录变得简洁明了。

提示：在 Teams 的频道聊天中，你是否可以重新编辑已经发出的消息是需要遵循当前Teams 团队策略的。如果团队所有者开启了“为成员提供编辑其消息权限”，即团队成员获取编辑自己发送消息的权限。

俗话说，覆水难收。

但是，你在 Teams 群组沟通中发出的消息，却是可以收回的。群组沟通中的每个成员，都可以对自己发出的、不适合的消息执行【删除】操作。这个删除动作，将该消息从所有成员的消息对话中全部删除。

发出的消息，我知道谁读过

发送在 Teams 群组沟通中的消息，是可以看到多少人已经阅读的统计数字的，并且也可以显示已经完成阅读的相关人员。

提示：“阅读回执”支持在最多 20 人的 Teams 群组聊天中使用，人数过多即无法使用该功能。

收到的消息，可以智能翻译

如果在你的 Teams 讨论小组中包含了国际友人，不必强迫对方用中文表达，也无需逼迫自己写英语文字，因为 Teams可以立即帮助你打破沟通语言的障碍。

你可能会好奇，Teams 怎么知道你要翻译为中文呢？其实，Teams 在翻译时会根据你所设置的 Teams 应用语言作为翻译的标准语言。

收到的消息，也可以用来听

在繁忙的工作中，眼睛盯了一天的电脑屏幕，实在太辛苦了。何不释放你的眼睛，让耳朵来听听对方发来的消息，到底在讨论哪些事情呢？

来，打开 Teams 消息中的“沉浸式阅读器”，让它朗读给你听吧。

重要的消息，是可以保存的

当使用 Teams 聊天功能与同事进行沟通时，实际上是处于一个提出问题和探讨问题的过程。如果这是一条重要的群组注意事项或公告，则可以将该消息“固定”到当前聊天窗口的顶部，以便时刻提醒每一个群组沟通成员。

需要注意的是，每个 Teams 群组聊天中只能固定一条消息。

当然，重要的沟通信息，你也可以将其单独“保存”下来。在 Teams 群组沟通中保存消息，并不是把消息保存为独立的、离线的文件，而是将其收藏管理在你自己的 Teams 消息保存区。

此后，你可以随时对已保存的这些重要消息进行回顾。

除此之外，你也可以将 Teams 群组沟通中消息直接通过 Outlook 分享给相关人员。

要分享的对话消息将直接作为电子邮件的正文，你只需选择邮件收件人即可将该邮件发送出去。

回复消息，可以引用原消息

Teams 群组沟通，不像 Teams 团队频道中的消息可以有结构化管理方式，它更像一种平级的管理，因此如果你要针对特定的某条消息进行回复，最准确的方式就是“回复”了。

在要引用的消息上执行“回复”命令，就可以把这条原始消息引用到消息输入框内。

回复消息，可以不用敲键盘

Teams 在群组聊天中提供了建议的消息答复（Suggested Replies）功能，当同事发来消息时，无需输入，即可使用智能的回复建议快速应答。

建议的答复功能借助 AI 技术智能识别消息的原意，并将推荐的答复自动显示在消息回复框上方，你只需单击任何一条建议，即可快捷回复和响应消息。

写在最后

Teams 群组沟通（Group Chat）为临时讨论提供了最为便利的方法，相信你只要掌握这些沟通过程中的小技巧，一定可以让彼此之间的工作协调更有成效。

但是，我们也必须关注目前 Teams 群组沟通（Group Chat）的功能限制，知己知彼，才能高效借力。

如果某个 Teams 群组聊天中的人数超过 20 人，则将禁用以下聊天功能：自动答复、视频呼叫、音频呼叫、内容共享和消息已读回执。

不管在 Teams 群组聊天，还是 Teams 团队的频道聊天中，发送的每条消息大小和附加在每条消息上的文件数量，也是有限制约定的。

看完有什么想法快来评论区一起交流吧，原创不易，不要忘记点赞呦！

本文由 BTIC Services 原创发布，可在微信公众号： 生产力工坊 查看更多内容。