事前沟通

1、年会策划前，需要确认，如：举办时间、参加对象、主题类型、策划形式、费用预算等；

2、提前做好事前沟通准备，与有关领导沟通，明确大致方向。

制订预算

1、 酒店费用：酒席、场地、屏幕、音箱、电子指引等

2、 餐后娱乐：会议用餐后，集体娱乐活动安排；

3、 会场布置：舞台搭建、装饰、灯光、拍照或者摄像等；

4、 节目经费：文艺表演指导老师、服装、道具、化妆等；

5、 物资采购：酒水饮料、签到礼品、现场抽奖礼品、游戏环节奖品等。

（可以借鉴往年或者领导首肯的费用，提前计划支出明细，以免超支）

场地选择

1、 场地预订：最好提前1-2个月，越早选择越多；

2、 场地大小：根据年会参加的人数选择（星级酒店、庭院式餐厅、俱乐部会所、城堡别墅等）；

3、 场地形状：尽量选择正方形场地(可三桌一排)，层高够高，舞台搭建或视觉呈现效果会好很多；

4、 场地配套：会议、用餐或活动，是否需要一起安排。

方案策划

1、 主题调性：签到及舞台背景的设计、物料需求、舞台搭建、音箱、灯光、桌椅的摆放等；

2、 流程设计：签到、开场、领导致辞、优秀表彰、代表发言、节目表演、午/晚宴、祝酒词等，在节目表演环节，可以穿插抽奖和游戏互动，增加主持人及表演人员准备时间；

3、 人员分工：年会筹备人员确定及分工（主导人和成员很重要，做到意见统一、沟通顺畅）。

会前筹备

1、 节目征集（舞蹈、歌唱、小品、话剧、朗诵等其他创意类节目）

2、 嘉宾邀请（纸质或者电子邀请函）

3、 年度评优（奖杯、奖品或者证书）

4、 现场文件（视频、音频、PPT、主题图片、指引牌图片等）

5、 礼品奖品（签到礼品、抽奖奖品）

6、 物料准备（现场物料、酒店及饮料）

7、 车辆调度（领导接送及餐后转场）

8、 用餐安排（酒席人数、排桌、菜单、上菜时间）

场地布置

1、 执行流程（年会整体执行流程、节目顺序安排）

2、 现场舞台（搭建、设备调试、主持人走流程、节目彩排）

3、 会场指引（门口欢迎牌、场内指引牌）

4、 桌椅摆放（桌布、椅套、桌牌、讲台及台花）

5、 礼品奖品（舞台侧面摆放、效果呈现）

现场实施

1、 最后调试（现场设备控制、PPT流程控制、音频及视频*放播**控制、主持人串场）；

2、 演出化妆（主持人、演出人员、礼仪化妆造型）；

3、 暖场音乐或表演（*放播**音乐或现场表演，比如：外请古筝、琵琶等乐器表演）；

4、 现场接待（门口迎接、签到、座位指引）；

5、 拍照摄像（签到、致词、评优、节目、互动、祝酒环节拍照）；

6、 流程执行（优秀表彰、节目评优、礼仪准备、用餐安排、餐后娱乐）。

年会执行过程，注意事项：

1、年会预算方面：参照去年或者领导给出的标准，建议提前根据预算标准，列出分配明细，控制支出（毕竟实际支出有节余，是能力体现）；

2、场地选择方面：最好能和酒店或者餐厅商量，通过提高餐标，免除或者减免场地及电子设备使用费（大部分酒店都可操作，这样能提高用餐档次和标准）；

3、舞台设计方面：签到和背景图片设计、流程PPT制作，可以通过专业设计平台购买适合素材，修改实现（PPT选择有动画和背景音乐的，内容串连整个年会流程）；

4、文艺表演方面：可网上搜索优秀的创意节目，寻找灵感，贴合公司主题；预算允许的话，可以外请艺校或者工作室老师现场指导编排（按单个节目或者课时收费）；

5、现场签到礼品和奖品，有预算的，发挥空间大；预算有限的，排除易耗品鸡肋，尽量选择耐用品（办公或者家用的都可）；

6、仪式感方面：除了舞台和流程设计以外，注意细节把控，比如：主持人话筒和提词卡的主题LOGO、领导和嘉宾胸花、定制礼品或者LOGO袋等等，能想到的方方面面；

7、筹备和执行人员的分工，现场流程的执行真的很重要（预演和抠细节）。