Megan从中小企业转职到一家大企业担任人资，某天，老板要求她整理一份报告，说明「带薪休假制度对我们公司有什么影响？」
单单为了解决这一个问题，Megan就增加了好几项任务。例如，她必须先统计员工目前加班及出缺勤状况；根据这些状况，比较带薪休假制度实施前后，计算公司支付的加班费用可能出现什么变化；衡量公司的成本与效益之后，设法提出对于两岸员工来说都公平的新方案，提供老板参考等等。
研究带薪休假制度，或许不算困难，更令Megan头痛的任务是编列季度、年度预算。在前公司，她仅需处理1百人数据，现在却必须一次处理5百多人。再加上，新公司在海内外都有员工，组织结构比旧公司更复杂，她常常花费许多时间整并数据，接着又要按部门或地区分拆资料、个别分析。反复将数据复制、贴上的结果，就是忙到眼睛酸涩、手抽筋。
当然，她所费的工夫不仅是将数据转换成图表而已，最重要的是，她必须做出能够「说人话」的图表，最好让老板及主管们一看就懂，而且看起来够专业、有说服力。Megan经常为了整理数据、制作图表而伤脑筋，深深觉得公司目前的软件已经不足以应付愈来愈讲究效率、质感的日常工作需求。
人力资源管理虽然是一份处理人的问题的工作，但是，HR的时间往往被各式各样的数据和报表填满。若懂得善用一些数字工具，HR才有机会从行政琐事中解放，专注思考更重要的事情，藉以提升自我的职场价值，为公司打造更具竞争力的人才策略。
德勤管理顾问公司（Deloitte Consulting LLP）2017年趋势观察报告指出，未来人资必备数据分析能力。这项能力不仅是根据量化指标进行绩效管理而已，还需要进一步运用数据预测：当具备哪些条件时，团队生产力会提升？根据过去各种表现，谁会是某个职位未来的最佳候选人？当组织出现哪些征兆时，可能会陷入危机等等。
活用智能分析功能，企业领导者、各主管便得以做出最佳选择，不必再凭空臆测未来，或让个人偏见影响决策。
1．数据一键变地图，解读数据不必靠想象，各分公司员工分布或者薪资比重一览无遗
微软推出的云端订阅服务 Office 365 中，Excel 有一项新功能「地图」，可以将数据结合地理位置，直接变成一张战略地图，方便人资、企业领导者根据地区盘点现况。此外，若部分数据有调整，图表也会自动改变，不须再手动操作。
传统数据呈现方式
运用信息图表呈现方式- Office 365 订阅服务推出的地图图表：
2．数据可视化，兼顾理解与美感
Office 365 订阅服务中最新 Excel 2016 里还有一些专业图表，可以将层次复杂的数据直接结合、转化成一目了然的图像，藉以增进理解、便于沟通。
例如，想要一目了然公司内人事支出的子科目费用，可以采用「矩阵式树状结构图」表示。由于人事支出可能包含正职人员／约聘人员／外包人员、固定福利／加班费用、伙食费用及劳健保等大小不同的子分支，此时，不需要用多张直方图、圆饼图逐项比较，只需要用树状结构图就能清楚呈现人事费用子科目间的比例关系。
当数据阶层达2阶以上，可以绘制成「放射环状图」。例如，文中的 Megan因应一例一休，需要让老板对地区人员聘雇的状态一目了然，以做为人事策略调整的数据，运用放射环状图，让以为需要交叉比对才能看出的阶层关系，一键完成。也可应用在其他人力资源管理策略，当一个核心愿景之下有多个目标而每个目标下又有不同措施时，便可使用环状图显示各数据之间的脉络。由于环状图可以来自多个数据系列，各片扇形上也能直接标示数值，因此，业务团队也会用来表示各小组、不同年度所创造的业绩。
其实，Excel新增各式各样图表供选择，并不仅仅是为了增添报告美感，而是方便工作者藉由最能凸显核心思想的视觉表达形式，清楚传达沟通目的。
3．自动汇入一亿笔数据，节省复制贴上时间
针对人资苦恼的庞大资料分析问题， Office 365 专业增强版的Excel还有个进阶服务 Excel BI 协助执行强大分析。例如，人资可以将来自企业数据库、公用数据、个人计算机内的电子表格、文字等外部数据汇入Excel，运用 Power Query 将汇入的数据正规化、透过 Power Pivot 建立数据模型，运用 Power View 以数字仪表板呈现图像信息或者搭配 Power Map 结合 Bing Map 呈现各区数据，交互式图表随着数据更新连动，不必再经过反复移动、复制，徒增数据误植风险，让工作既轻松又有效率。