二、复制字迹模糊或易退变的文件
字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。文件字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。在这种情况下，一般通过对字迹模糊或易退变的文件进行复制的方式保护档案信息安全。
决定文件字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。对于传统书写材料来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是以颜料为色素成分、以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。
随着信息技术的广泛运用，如今比较常见的是计算机打印字迹、静电复印字迹、传真文件字迹。其中计算机打印字迹包括针式打印字迹、喷墨打印字迹和激光打印字迹。传真文件字迹包括感热记录字迹、喷墨记录字迹、静电记录字迹。一般认为，现今的激光打印字迹、静电复印字迹、静电记录字迹优于喷墨打印字迹和喷墨记录字迹。激光打印字迹、静电复印字迹、静电记录字迹的耐久程度介于墨汁与蓝黑墨水之间，但容易受到高温、摩擦、折叠和有机溶剂的影响。针式打印字迹、感热记录字迹耐久性最差，字迹材料容易发生退色、扩散等而变得模糊不清。不过，有些早期的激光打印字迹、静电复印字迹、静电记录字迹耐久性也较差，需要引起注意。
对字迹模糊或易退变的归档文件，目前一般采用静电复印的方式进行复制。比如铅笔字迹、针式打印字迹、感热记录字迹以及其他易发生退变的文件，须复制后才能归档。为保证复印质量，复印时应要慎重选择纸张和复印设备，并且采用单面方式复印。
三、去除不合格装订用品
文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。塑料装订夹、塑料封等塑料装订用品，保存较长时间后会氧化变脆，造成断裂，有的甚至产生损害文件纸张的物质，影响对文件档案的管理和使用。
《规则》6．1.3规定，归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，以避免对归档文件的潜在危害。原装订方式符合保管期限要求的，也可以不去除原装订用品。
四、幅面过大纸张折叠
除上述三种情况外，在装订前还可能面临幅面过大纸张的折叠问题。
实际工作中，一些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。进行折叠操作时，要注意控制折叠数，并将文件的首页标题露出，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。对于底图，严禁折叠。