上面提到的故事在职场中并不少见，这与电子邮件这种沟通方式本身特点有关：

电子邮件传递的信息有限

沟通双方除了邮件中的文字外，看不到对方的表情、神态，听不到对方的语气，分辨不出对方的情绪、心理和真实意图。

而人类有这样一个特点：如果眼睛看到的一件物体缺了某一部分，大脑是不允许这么空着的，它要通过自身的想象补齐那残缺的部分。虽然绝大多数时候，用想象补齐的那部分与客观实际相差的天壤之别。这是不是就叫做 “脑补”？

当读到电子邮件中的文字时，虽然看不到也听不到对方的表情和情绪，但一定要根据这些文字来想象出对方写这些文字时的情绪和心理。

我以前有个在英国的同事，是一个项目组的成员。因为时差问题，电话都很少打，我们工作上的沟通就只有邮件。从邮件风格来看，他是那种“极简”的风格：

从来没有称呼，也没有任何客套的问候语。直接写内容，用词造句也没什么形容词，写的很直接。邮件结束也没有任何问候语，直接写个名字。邮件没有任何字体修饰，就是文本格式的。

讲心里话，作为一个东方文化背景的人，我看到这样的邮件，心中多少有些不悦。总是觉得这是个面无表情、说话冷冰冰的家伙，没有人情味，甚至是不是轻视我们。

我们用电子邮件沟通了2年，他这样的形象在我心目中存在了2年。

等到我去英国出差，在伦敦总部和他见了面，才发现这位同事是一个特别和蔼的老先生，说话慢条斯理，慈眉善目，还邀请我到他家去做客，到他的农场去骑马…

如果不是那次见面，我对他那样的印象可能会持续下去。但在跨国公司里，每天和你用邮件沟通合作的同事，又有多少机会能亲自见上一面呢？

电子邮件沟通效率低

虽然技术上能使传送电子邮件的时间非常短。而写邮件的人需要组织语言，收集材料，排版，书写，修改调整，检查后才能发出。而接受的人收到后要阅读、思考、组织语言后再打字回复，同样要耗费一些时间。

而如果碰巧他在休假、开会、不在办公室，没能及时查收邮件，又会耽误很多的时间。要是急事，那很有可能会耽误。

相比谈话，邮件沟通很严肃，气氛不轻松

电子邮件是书面形式，非常确定，非常直接。白纸黑字，都能当法庭证据。写下的东西就没有任何的转圜余地。任何收到邮件的人，特别是对于有关审计、检查这类话题时，都会集中全部注意力来阅读和回答。而这种情况，如果没有事先口头沟通，会让接受邮件的人产生一种非常紧张和反感的情绪。

这样的沟通就不可能在轻松的气氛下进行。

而邮件又抄送了好多同事（领导、同级、下属）时，情况就变得更加紧绷。这很容易让人联想到这样的场景：在一群人的围观下，写邮件的那个人向你发出了挑战。

这时的你，除了回应邮件谈论的话题以外，维护自己的面子可能会成为另外一个重要的任务。积极应战、措辞强硬、火星四射、寸土不让就成了邮件的主格调，就像前面谈到的那位审计主管半夜读到的那封邮件。

这类邮件的往来，会让工作的讨论上升为情绪的释放和争吵。不仅解决不了问题，反而会造成双方的龃龉、围观者的惊愕，甚至导致公司氛围的紧张以及员工士气低落等不良后果。

既然电子邮件有这些明显和潜在的问题，完全不用又不可能，那使用中有哪些注意事项？

一 重要话题在发邮件前，要先口头沟通，达成一致；即使口头沟通无法达成一致，但双方能取得互相谅解，排除工作以外的干扰因素。然后，作为一个确认或者备忘的方法，发一封电子邮件。

二 此前约了好几次面谈，但对方都以没时间拒绝，而事情又比较重要，这时需要发邮件给对方，要求进行沟通，或者直接提出自己的建议，同时抄送对方的领导。

三 抄送的人员一定要慎重。无关人员不要抄送，那些发给全公司所有员工的邮件更要慎之又慎。如同前面提到的审计主管发的邮件，就是抄送了很多与这次检查没有直接关系的人员，造成分公司财务经理产生了抵触情绪。

四 电子邮件中要注意：只谈事实，就事论事，不做猜想，不做判定，更不能宣泄情绪。一个成熟的职业经理人，能控制自己的情绪是最低要求。

五 注意邮件的商务礼仪。一些称呼、问候、礼貌用语还是要使用，无论内容多么严肃，该讲的礼节还是要讲，中国是礼仪之邦吗。从邮件中也能体现出一个职业经理人的基本职业素质。

谢谢阅读，祝你职场一帆风顺！